Инвентаризация – это процедура проверки наличия товаров и имущества компании, а также их сверка с финансовыми расходами и бухгалтерским учетом. Такой способ контроля ценностей проводятся на каждом предприятии. Инвентаризации бывают полные (всего склада полностью) и неполные (только отдельных локаций). Вы можете ознакомиться с распространенными вопросами.

Зачем проводить инвентаризацию?

Инвентаризации проводятся в сервисных центрах, на складах, в магазинах. Они бывают плановые и внеплановые. Причин проведения инвентаризации в сервисном центре и на складе существует несколько:

• если нужно в компании проверить наличие товаров;
• перед составлением годовых отчетов;
• чтобы обнаружить излишки и недостачи;
• для проверки условий хранения товаров и их состояния;
• чтобы найти и исправить ошибки в бухгалтерском учете;
• для определения уцелевшего товара после стихийных бедствий, пожара, кражи или других чрезвычайных происшествий;
• при смене сотрудника, который несет материальную ответственность за содержимое склада;
• перед реорганизацией или закрытием склада.

Что такое недостача?

Недостача – это разница между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием товара на складе. То есть по списку определенные позиции должны быть на складе, но в результате инвентаризации оказалось, что они отсутствуют. Если у вас несколько помещений, то нужно проверить наличие утерянных товаров на других складах. За полностью потерянные позиции ответственность несут работники предприятия. Руководитель решает самостоятельно, кто будет покрывать убытки.

Что такое излишки?

Излишки – это разница данных бухгалтерского учета и реального наличия товара на складе. В результате проверки обнаруживаются наименования, которые числятся на другом складе. Лишние товары можно вернуть на локации, за которыми они закреплены. После этого нужно сверить данные модуля инвентаризации в программе с бухгалтерским учетом.

Если у вас есть магазин или сервисный центр, вы будете регулярно проводить инвентаризации. Для этого вы можете воспользоваться программой Gincore, которая имеет соответствующий модуль. Функционал этого софта закрывает все задачи по инвентаризации. Чтобы понимать, как использовать программу, ознакомьтесь с частыми вопросами по ней.

Как проводится инвентаризация на складе?

Чтобы провести инвентаризацию, вам понадобится ноутбук с установленной программой Gincore и сканер штрих-кодов. На каждом товаре есть этикетка с серийным номером, по которому наименование занесено в список и указано его точное размещение на складе. Вам нужно обойти все помещение и считать сканером штрих-коды каждого товара. Номера отсканированных изделий появятся в инвентаризационной ведомости: с красным крестиком определяются недостачи, с зеленой галочкой подтверждается наличие товара. На основе этой информации формируются отчеты о недостачах и излишках на складе.

Когда я начал инвентаризацию, весь список товаров показывается как недостача. Почему?

В модуле инвентаризации вы выбираете склад, одну или несколько локаций. В списке появятся все товары, которые должны здесь находиться. Сразу системой они определяются как недостача, потому что их наличие еще не подтверждено. В результате стоит крестик красного цвета. Как только вы отсканируете штрих-код товара, и он найдется в списке, крестик изменится на галочку зеленого цвета. Это будет значить, что конкретный товар есть на складе.

Как завершить инвентаризацию? Как ее закрыть? Почему нет статуса закрывающего инвентаризацию?

После того, как вы обошли весь склад со сканером, проверили список наличия товаров, в программе Gincore необходимо нажать кнопку «Сохранить». Результаты загружаются в отчет по инвентаризации.

Что делать с отчетами по инвентаризации?

Результаты инвентаризации формируются в отчеты. Вы можете в таблицу Exсel выгрузить результаты отдельно только по недостачам или по излишкам. Также можно получить полноценный отчет со всеми сведениями. Далее этот документ поможет в сверке с бухгалтерским учетом.

Если я продал товар, он пропадет из инвентаризации?

После продажи товара, заказ клиента будет закрыт, соответственно позиция исчезает из инвентаризации. Товар будет физически отсутствовать на складе, а также перестанет числиться в списке товаров, переместится в графу клиентских заказов.

Теперь с помощью программы Gincore складской учет и проверка наличия товаров не займет много времени, а на складе будет порядок.

Попробовать бесплатно