Інвентаризація - це процедура перевірки наявності товарів і майна компанії, а також їх звірка з фінансовими витратами і бухгалтерським обліком. Такий спосіб контролю цінностей проводять на кожному підприємстві. Інвентаризації бувають повні (всього складу повністю) і неповні (тільки окремих локацій). Ви можете ознайомитися з поширеними питаннями.

Навіщо проводити інвентаризацію?

Інвентаризації проводяться в сервісних центрах, на складах, в магазинах. Вони бувають планові і позапланові. Причин проведення інвентаризації в сервісному центрі і на складі існує декілька:

• якщо потрібно в компанії перевірити наявність товарів;
• перед складанням річних звітів;
• щоб виявити надлишки і недостачі;
• для перевірки умов зберігання товарів і їх стану;
• щоб знайти і виправити помилки в бухгалтерському обліку;
• для визначення вцілілого товару після стихійних лих, пожежі, крадіжки або інших надзвичайних подій;
• при зміні співробітника, який несе матеріальну відповідальність за вміст складу;
• перед реорганізацією або закриттям складу.

Що таке недостача?

Недостача – це різниця між даними бухгалтерського обліку і фактичною наявністю товару на складі. Тобто за списком певні позиції повинні бути на складі, але в результаті інвентаризації виявилося, що вони відсутні. Якщо у вас кілька приміщень, то потрібно перевірити наявність втрачених товарів на інших складах. За повністю втрачені позиції відповідальність несуть працівники підприємства. Керівник вирішує самостійно, хто покриватиме збитки.

Що таке надлишки?

Надлишки – це різниця даних бухгалтерського обліку та реальної наявності товару на складі. В результаті перевірки виявляються найменування, які числяться на іншому складі. Зайві товари можна повернути на локації, за якими вони закріплені. Після цього потрібно звірити дані модуля інвентаризації в програмі з бухгалтерським обліком.

Якщо у вас є магазин або сервісний центр, ви будете регулярно проводити інвентаризації. Для цього ви можете скористатися програмою Gincore, яка має відповідний модуль. Функціонал цього софта закриває всі завдання по інвентаризації. Щоб розуміти, як використовувати програму, ознайомтеся з частими запитаннями по нею.

Як проводиться інвентаризація на складі?

Щоб провести інвентаризацію, вам знадобиться ноутбук з встановленою програмою Gincore і сканер штрих-кодів. На кожен товар є етикетка з серійним номером, за яким найменування занесено в список і вказано його точне розміщення на складі. Вам потрібно обійти всі приміщення і сканувати сканером штрих-коди кожного товару. Номери відсканованих виробів з'являться в інвентаризаційної відомості: з червоним хрестиком визначаються недостачі, із зеленою галочкою підтверджується наявність товару. На основі цієї інформації формуються звіти про недостачі та надлишки на складі.

Коли я почав інвентаризацію, весь список товарів показується як недостача. Чому?

У модулі інвентаризації ви вибираєте склад, одну або кілька локацій. У списку з'являться всі товари, які повинні тут перебувати. Відразу системою вони визначаються як недостача, тому що їх наявність ще не підтверджено. В результаті стоїть хрестик червоного кольору. Як тільки ви отсканіруете штрих-код товару, і він знайдеться в списку, хрестик зміниться на галочку зеленого кольору. Це буде означати, що конкретний товар є на складі.

Як завершити інвентаризацію? Як її закрити? Чому немає статусу який закриває інвентаризацію?

Після того, як ви обійшли весь склад зі сканером, перевірили список наявності товарів, в програмі Gincore необхідно натиснути кнопку «Зберегти». Результати завантажуються в звіт по інвентаризації.

Що робити зі звітами по інвентаризації?

Результати інвентаризації формуються в звіти. Ви можете в таблицю Exсel вивантажити результати окремо тільки щодо недостач або по лишків. Також можна отримати повноцінний звіт з усіма відомостями. Далі цей документ допоможе в звірці з бухгалтерським обліком.

Якщо я продав товар, він пропаде з інвентаризації?

Після продажу товару, замовлення клієнта буде закритий, відповідно позиція зникає з інвентаризації. Товар буде фізично відсутні на складі, а також перестане значитися в списку товарів, переміститься в графу клієнтських замовлень.

Тепер за допомогою програми Gincore складський облік і перевірка наявності товарів не займе багато часу, а на складі буде порядок.

Спробувати безкоштовно