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Die Inventarisierung ist ein Verfahren zur Überprüfung des Vorhandenseins von Waren und Vermögenswerten eines Unternehmens sowie deren Abgleich mit den finanziellen Ausgaben und der Buchhaltung. Diese Art der Wertkontrolle wird in jedem Unternehmen durchgeführt. Inventuren können vollständig (kompletter Lagerbestand) und unvollständig (nur bestimmte Standorte) sein. Sie können sich mit häufig gestellten Fragen vertraut machen.
Warum ist eine Inventarisierung notwendig?
Inventuren werden in Servicezentren, Lagern und Geschäften durchgeführt. Es gibt geplante und außerplanmäßige Inventuren. Es gibt mehrere Gründe für die Durchführung einer Inventarisierung im Servicezentrum und im Lager:
- um das Vorhandensein von Waren im Unternehmen zu überprüfen;
- vor der Erstellung von Jahresberichten;
- um Überbestände und Fehlmengen zu identifizieren;
- zur Überprüfung der Lagerbedingungen und des Zustands der Waren;
- um Fehler in der Buchhaltung zu finden und zu korrigieren;
- um den verbliebenen Warenbestand nach Naturkatastrophen, Bränden, Diebstählen oder anderen Notfällen zu ermitteln;
- bei einem Wechsel des Mitarbeiters, der für den Inhalt des Lagers verantwortlich ist;
- vor einer Reorganisation oder Schließung des Lagers.
Was sind Fehlmengen?
Eine Fehlmenge ist der Unterschied zwischen den Buchhaltungsdaten und dem tatsächlichen Vorhandensein der Waren im Lager. Das heißt, auf der Liste sollten bestimmte Positionen im Lager vorhanden sein, aber die Inventur hat ergeben, dass sie fehlen. Wenn Sie mehrere Räume haben, müssen Sie das Vorhandensein der verlorenen Waren in anderen Lagern überprüfen. Für vollständig verlorene Positionen tragen die Mitarbeiter des Unternehmens die Verantwortung. Der Geschäftsführer entscheidet eigenständig, wer die Verluste deckt.
Was sind Überbestände?
Überbestände sind der Unterschied zwischen den Buchhaltungsdaten und dem tatsächlichen Vorhandensein der Waren im Lager. Im Zuge der Überprüfung werden Bezeichnungen gefunden, die in einem anderen Lager aufgeführt sind. Überflüssige Waren können an den Standorte zurückgegeben werden, für die sie zugewiesen sind. Danach müssen die Daten des Inventarmoduls im Programm mit der Buchhaltung abgeglichen werden.
Wenn Sie ein Geschäft oder ein Servicezentrum haben, werden Sie regelmäßig Inventuren durchführen. Dazu können Sie die Gincore-Software verwenden, die über ein entsprechendes Modul verfügt. Die Funktionalität dieser Software deckt alle Aufgaben der Inventarisierung ab. Um zu verstehen, wie Sie das Programm verwenden, können Sie sich die häufig gestellten Fragen dazu ansehen.
Wie wird die Inventarisierung im Lager durchgeführt?
Um eine Inventarisierung durchzuführen, benötigen Sie einen Laptop mit installiertem Gincore-Programm und einen Barcode-Scanner. Jedes Produkt hat ein Etikett mit einer Seriennummer, anhand derer der Artikel in die Liste aufgenommen und sein genaues Lagerverzeichnis angegeben wird. Sie müssen alle Räume abgehen und die Barcodes jedes Produkts mit dem Scanner auslesen. Die gescannten Artikelnummern erscheinen im Inventarbericht: mit einem roten Kreuz werden Fehlmengen gekennzeichnet, mit einem grünen Häkchen wird das Vorhandensein der Ware bestätigt. Basierend auf diesen Informationen werden Berichte über Fehlmengen und Überbestände im Lager erstellt.
Warum wird bei Beginn der Inventarisierung die gesamte Produktliste als Fehlmenge angezeigt?
Im Inventarmodul wählen Sie das Lager, einen oder mehrere Standorte aus. In der Liste erscheinen alle Waren, die hier sein sollten. Sie werden zunächst als Fehlmenge erkannt, weil ihr Vorhandensein noch nicht bestätigt wurde. Daher ist ein rotes Kreuz angezeigt. Sobald Sie den Barcode des Produkts scannen und es in der Liste gefunden wird, ändert sich das Kreuz in ein grünes Häkchen. Dies bedeutet, dass das spezifische Produkt im Lager vorhanden ist.
Wie beende ich die Inventarisierung? Wie schließe ich sie ab? Warum gibt es keinen Status zum Schließen der Inventarisierung?
Nachdem Sie das gesamte Lager mit dem Scanner abgegangen sind und die Liste der Waren überprüft haben, müssen Sie im Gincore-Programm die Schaltfläche „Speichern“ drücken. Die Ergebnisse werden in den Inventarbericht geladen.
Was tun mit den Inventarberichten?
Die Ergebnisse der Inventarisierung werden in Berichten zusammengefasst. Sie können die Ergebnisse in eine Excel-Tabelle exportieren, entweder nur für Fehlmengen oder für Überbestände. Außerdem kann ein vollständiger Bericht mit allen Informationen erstellt werden. Dieses Dokument hilft anschließend bei der Abstimmung mit der Buchhaltung.
Wenn ich ein Produkt verkauft habe, wird es dann aus der Inventarisierung verschwinden?
Nach dem Verkauf des Produkts wird die Kundenbestellung geschlossen, entsprechend verschwindet die Position aus der Inventarisierung. Das Produkt wird physisch nicht mehr im Lager vorhanden sein und wird auch nicht mehr in der Liste der Produkte aufgeführt, sondern wechselt in die Rubrik Kundenbestellungen.
Jetzt nimmt mit Hilfe des Gincore-Programms die Lagerbuchhaltung und die Überprüfung des Vorhandenseins von Waren nicht viel Zeit in Anspruch, und im Lager wird Ordnung herrschen.
