В сервисном центре, ремонтной мастерской, магазине, на складе, необходимо вести учет заказов. Это могут быть заказы продаж (офлайн и онлайн магазинов) и заявки на ремонт техники/оборудования. Чтобы контролировать работу менеджеров, вы можете воспользоваться одной из программ учета. Для понимания, как работает такой софт, разберем основные вопросы.

Почему важно вести учет заказов?

Ведение учета клиентских заказов важно как в больших компаниях, так и в мелких фирмах. Это позволяет контролировать работу сотрудников, товарооборот, продажи, все бизнес-процессы, а также проводить аналитику. Полный перечень возможностей, которые открывает учет заказов на любом предприятии:

• Контроль поставок. Система учета контролирует обработку заказов поставщиками. По документам сверяется, какие запчасти, устройства, товары были доставлены, и все ли в наличие.
• Перемещение товаров. В программе можно отследить статус заказа, перемещение устройства, когда поступил запрос, кто из сотрудников с ним работает, когда заказ собран и отгружен, доставлен ли в точку выдачи или клиенту.
• Продажи. В любой рабочей программе по учету заказов и продаж видно не только статусы заявок, но и статус оплаты, в случае отсутствия – долг по заказу и общая задолженность.
• Работа коллектива. В этом функционале можно отследить работу всех менеджеров, увидеть, кто какие заявки просрочил, как был выполнен заказ и другие подробности. По этим данным анализируется работа каждого сотрудника.
• Прибыль компании. В системе идет учет оплаты за товары и ремонт устройств. Можно увидеть прибыль за каждый заказ и за конкретный период времени.
• Ведение отчетности. Все данные по продажам и оплате услуг важны для составления отчетов по бухгалтерскому учету, для статистики продаж, аналитики стратегии развития, уплаты налогов.
• Сокращение краж и мошенничества. Благодаря отслеживанию всех процессов, руководитель сможет сразу увидеть несоответствие учета прибыли, некачественно выполненной работы, недостач и определить, кто из сотрудников ворует и срывает заказы.

Все эти процессы невозможно реализовать без систематического учета заказов с помощью специальных программ. Одним из лучших IT-продуктов данной сферы является Gincore, которым пользуются клиенты по всему миру.

Какие бывают виды заказов?

Программа Gincore идеально подходит для учета заказов в мастерских, сервисных центрах, на складах и в магазинах. В программе есть такие виды заказов:

• Быстрые продажи. Этот вид подходит для офлайн магазинов, когда нужно быстро отпустить товар клиенту. Вы берете товар с витрины и вносите серийный код: вводите вручную в поле или считываете сканером штрих-кодов. Стоимость подтягивается автоматически с карточки товара. В этом разделе можно выбрать скидку, гарантию, способ оплаты (наличная или безналичная) и на какую кассу принять платеж. Также возможно распечатать чек, гарантию или накладную на отгрузку.
• Интернет-магазин. Программа имеет все поля, чтобы оформить заказ онлайн: ФИО клиента, номер телефона, email, адрес, рекламный источник, код и название товара, скидка, количество, стоимость покупки, способы оплаты и доставки, комментарии клиента. При доставке товаров курьером или почтой, можно сразу ввести адрес назначения и распечатать накладную на отгрузку.
• Ремонты. Этот вид заказов используется сервисными центрами и мастерскими по ремонту техники. В этом разделе есть подробная фиксация каждого этапа обработки заказа – от получения заявки, модели устройства, поставки запчастей для ремонта, до оплаты и сдачи готового изделия его владельцу. В любой момент можно отследить статус заказа и историю его перемещений.

В разделе заказов есть все опции, которые применяются для обработки клиентских заявок в различных сферах продажи товаров, ремонта, предоставления услуг. Это удобный функционал с простым интерфейсом. Инструмент экономит время работы с заказами, соответственно компания успевает выполнить большее количество работы оперативно и качественно.

Что такое Менеджер заказов в программе Gincore?

В Джинкор есть модуль Менеджер заказов по ремонту техники. В нем собраны заказы каждого менеджера в виде dashboard. Это своеобразная таблица с разноцветными прямоугольниками, что соответствует актуальному статусу ремонта. На каждом квадрате указан номер ремонта и дата приема заказа. Чтобы увидеть карточку заявки, нужно нажать на прямоугольник. Dashboard гораздо удобнее, чем список заказов, потому что в такой таблице можно компактно поместить несколько сотен заявок, увидеть срочные и быстро найти нужную карточку.

Перед началом работы сервисного центра, руководитель (в программе роль «учредитель») указывает максимальное количество дней для каждого этапа работы: прием, диагностика, в процессе ремонта, на согласовании, в удаленном сервисе, принят на доработку, ожидает запчастей. Только учредитель управляет этой функцией. Каждый статус обозначен определенным цветом, который и отображается на общей доске менеджера.

У сотрудника с большим количеством просроченных заказов аватар подсвечивается красным цветом, чтобы привлечь его внимание. Он должен срочно начать обработку заявок. Также через этот раздел можно заказать запчасти поставщику для конкретного устройства. Чтобы определить качество работы каждого подчиненного, можно отсортировать заказы по менеджеру и периоду, составить отчет. Детальная фиксация работы с заказами позволяет исключить ошибки человеческого фактора и ускорить успеваемость сотрудников.

В Gincore разработан модуль для учета и обработки заказов клиентов. В нем собраны все функции для обслуживания предприятий разных сфер. Работа в программе удобная как для менеджеров, так и для руководителей. Дополнительно можно проанализировать работу конкретных процессов компании, составить отчеты, увидеть данные по продажам и предоставлению услуг. Как только вы будете работать с Джинкор, вы сможете улучшить качество работы вашего сервисного центра в кратчайшее время.

Попробовать бесплатно