У сервісному центрі, ремонтної майстерні, магазині, на складі, необхідно вести облік замовлень. Це можуть бути замовлення продажів (офлайн і онлайн магазинів) і заявки на ремонт техніки/обладнання. Щоб контролювати роботу менеджерів, ви можете скористатися однією з програм обліку. Для розуміння, як працює такий софт, розберемо основні питання.

Чому важливо вести облік замовлень?

Ведення обліку клієнтських замовлень важливо як у великих компаніях, так і в дрібних фірмах. Це дозволяє контролювати роботу співробітників, товарообіг, продажу, всі бізнес-процеси, а також проводити аналітику. Повний перелік можливостей, які відкриває облік замовлень на будь-якому підприємстві:

• Контроль поставок. Система обліку контролює обробку замовлень постачальниками. За документами звіряється, які запчастини, пристрої, товари були доставлені, і чи всі в наявність.
• Переміщення товарів. У програмі можна відстежити статус замовлення, переміщення пристрою, коли надійшов запит, хто із співробітників з ним працює, коли замовлення зібране і відвантажене, доставлене чи в точку видачі або клієнту.
• Продажі. У будь-якій робочій програмі з обліку замовлень і продажів видно не тільки статуси заявок, але і статус оплати, в разі відсутності – борг за замовленням і загальна заборгованість.
• Робота колективу. У цьому функціонал можна відстежити роботу всіх менеджерів, побачити, хто які заявки прострочив, як було виконано замовлення та інші подробиці. За цими даними аналізується робота кожного співробітника.
• Прибуток компанії. В системі йде облік оплати за товари і ремонт пристроїв. Можна побачити прибуток за кожне замовлення та за конкретний період часу.
• Ведення звітності. Всі дані по продажах і оплаті послуг важливі для складання звітів з бухгалтерського обліку, для статистики продажів, аналітики стратегії розвитку, сплати податків.
• Скорочення крадіжок і шахрайства. Завдяки відстеженню всіх процесів, керівник зможе відразу побачити невідповідність обліку прибутку, неякісно виконаної роботи, нестач і визначити, хто із співробітників краде і зриває замовлення.

Всі ці процеси неможливо реалізувати без систематичного обліку замовлень за допомогою спеціальних програм. Одним з кращих IT-продуктів даної сфери є Gincore, яким користуються клієнти по всьому світу.

Які бувають види замовлень?

Програма Gincore ідеально підходить для обліку замовлень в майстернях, сервісних центрах, на складах і в магазинах. У програмі є такі види замовлень:

• Швидкі продажі. Цей вид підходить для офлайн магазинів, коли потрібно швидко відпустити товар клієнту. Ви берете товар з вітрини і вносите серійний код: вводите вручну в поле або зчитуєте сканером штрих-кодів. Вартість підтягується автоматично з картки товару. У цьому розділі можна вибрати знижку, гарантію, спосіб оплати (готівкова або безготівкова) і на яку касу прийняти платіж. Також можливо роздрукувати чек, гарантію або накладну на відвантаження.
• Інтернет магазин. Програма має всі поля, щоб оформити замовлення онлайн: ПІБ клієнта, номер телефону, email, адреса, рекламне джерело, код і назва товару, знижка, кількість, вартість покупки, способи оплати та доставки, коментарі клієнта. При доставці товарів кур'єром або поштою, можна відразу ввести адресу призначення і роздрукувати накладну на відвантаження.
• Ремонти. Цей вид замовлень використовується сервісними центрами і майстернями по ремонту техніки. У цьому розділі є детальна фіксація кожного етапу обробки замовлення – від отримання заявки, моделі пристрою, поставки запчастин для ремонту, до оплати і здачі готового виробу його власнику. У будь-який момент можна відстежити статус замовлення і історію його переміщень.

У розділі замовлень є всі опції, які застосовуються для обробки клієнтських заявок в різних сферах продажу товарів, ремонту, надання послуг. Це зручний функціонал з простим інтерфейсом. Інструмент економить час роботи з замовленнями, відповідно компанія встигає виконати більшу кількість роботи оперативно і якісно.

Що таке Менеджер замовлень в програмі Gincore?

У Джінкор є модуль Менеджер замовлень по ремонту техніки. У ньому зібрані замовлення кожного менеджера в вигляді dashboard. Це своєрідна таблиця з різнокольоровими прямокутниками, що відповідає актуальному статусу ремонту. На кожному квадраті вказано номер ремонту і дата прийому замовлення. Щоб побачити картку заявки, потрібно натиснути на прямокутник. Dashboard набагато зручніше, ніж список замовлень, тому що в такій таблиці можна компактно помістити кілька сотень заявок, побачити термінові і швидко знайти потрібну картку.

Перед початком роботи сервісного центру, керівник (в програмі роль « засновник ») вказує максимальну кількість днів для кожного етапу роботи: прийом, діагностика, в процесі ремонту, на узгодженні, в віддаленому сервісі, прийнятий на доопрацювання, очікує запчастин. Тільки засновник керує цією функцією. Кожен статус позначений певним кольором, який і відображається на загальній дошці менеджера.

У співробітника з великою кількістю прострочених замовлень аватар підсвічується червоним кольором, щоб привернути його увагу. Він повинен терміново почати обробку заявок. Також через цей розділ можна замовити запчастини постачальнику для конкретного пристрою. Щоб визначити якість роботи кожного підлеглого, можна впорядкувати замовлення по менеджеру і періоду, скласти звіт. Детальна фіксація роботи з замовленнями дозволяє виключити помилки людського фактора і прискорити успішність співробітників.

У Gincore розроблений модуль для обліку та обробки замовлень клієнтів. У ньому зібрані всі функції для обслуговування підприємств різних сфер. Робота в програмі зручна як для менеджерів, так і для керівників. Додатково можна проаналізувати роботу конкретних процесів компанії, скласти звіти, побачити дані по продажах і надання послуг. Як тільки ви будете працювати з Джінкор, ви зможете поліпшити якість роботи вашого сервісного центру в найкоротший час.

Спробувати безкоштовно