En un establecimiento de servicio, taller de reparación, tienda, o almacén, es esencial llevar un registro de los pedidos. Estos pueden ser pedidos de venta (tanto en tiendas físicas como en línea) y solicitudes de reparación de equipos. Para supervisar el trabajo de los gerentes, puedes utilizar uno de los programas de gestión disponibles. Para comprender cómo funciona dicho software, analicemos las preguntas principales.

¿Por qué es importante llevar un registro de los pedidos?

Llevar un registro de los pedidos de los clientes es crucial tanto para grandes empresas como para pequeños negocios. Permite supervisar el trabajo de los empleados, el flujo de mercancías, las ventas, todos los procesos comerciales, así como realizar análisis. Un listado completo de las posibilidades que ofrece llevar un registro de pedidos en cualquier empresa:

• Control de entregas. El sistema de gestión supervisa el procesamiento de pedidos por parte de los proveedores. Se comparan los documentos para verificar qué piezas, dispositivos o productos se han entregado y si todo está en stock.
• Movimiento de mercancías. En el programa se puede rastrear el estado del pedido, el transporte del dispositivo, quién está trabajando en él, cuándo se ha ensamblado y enviado, si se ha entregado al punto de recogida o al cliente.
• Ventas. En cualquier programa de gestión de pedidos y ventas se pueden ver no solo los estados de las solicitudes, sino también el estado de pago, en caso de falta de pago: la deuda por el pedido y la deuda total.
• Trabajo en equipo. En esta funcionalidad se puede monitorear el trabajo de todos los gerentes, ver qué solicitudes se han retrasado, cómo se ha completado el pedido y otros detalles. A partir de estos datos, se analiza el trabajo de cada empleado.
• Beneficios de la empresa. El sistema registra los pagos por productos y reparaciones de dispositivos. Se puede ver el beneficio por cada pedido y en un período de tiempo específico.
• Generación de informes. Todos los datos sobre ventas y pagos de servicios son importantes para elaborar informes contables, para la estadística de ventas, el análisis de la estrategia de desarrollo y el pago de impuestos.
• Reducción de robos y fraudes. Gracias al seguimiento de todos los procesos, el gerente puede detectar de inmediato discrepancias en el registro de ganancias, trabajos mal realizados, faltantes y determinar qué empleado está robando y retrasando los pedidos.

Estos procesos son imposibles de implementar sin un registro sistemático de pedidos con la ayuda de programas especializados. Uno de los mejores productos de TI en esta área es Gincore, utilizado por clientes en todo el mundo.

¿Qué tipos de pedidos existen?

El programa Gincore es ideal para el registro de pedidos en talleres, centros de servicio, almacenes y tiendas. En el programa se encuentran los siguientes tipos de pedidos:

• Ventas rápidas. Este tipo es adecuado para tiendas físicas, cuando es necesario despachar rápidamente la mercancía al cliente. Se selecciona el producto en exhibición y se ingresa el código de serie: se introduce manualmente en el campo o se escanea con un lector de códigos de barras. El costo se carga automáticamente desde la ficha del producto. En esta sección se pueden seleccionar descuentos, garantías, método de pago (efectivo o tarjeta) y en qué caja se recibirá el pago. También es posible imprimir un recibo, una garantía o una orden de envío.
• Tienda en línea. El programa cuenta con todos los campos necesarios para realizar pedidos en línea: nombre completo del cliente, número de teléfono, correo electrónico, dirección, fuente publicitaria, código y nombre del producto, descuento, cantidad, costo de compra, métodos de pago y entrega, comentarios del cliente. Al entregar productos por mensajero o correo, se puede ingresar de inmediato la dirección de destino e imprimir una orden de envío.
• Reparaciones. Este tipo de pedidos se utiliza en centros de servicio y talleres de reparación de equipos. Esta sección incluye un registro detallado de cada etapa del proceso de procesamiento del pedido, desde la recepción de la solicitud, el modelo del dispositivo, la entrega de repuestos para la reparación, hasta el pago y la entrega del producto terminado al propietario. En cualquier momento se puede rastrear el estado del pedido y su historial de movimientos.

En la sección de pedidos se encuentran todas las opciones que se aplican para procesar solicitudes de clientes en diferentes sectores de venta de bienes, reparación y prestación de servicios. Esta funcionalidad conveniente cuenta con una interfaz sencilla. La herramienta ahorra tiempo en el manejo de pedidos, lo que permite a la empresa completar una mayor cantidad de trabajo de manera oportuna y eficiente.

¿Qué es el Gerente de pedidos en el programa Gincore?

Gincore tiene un módulo de Gerente de pedidos para reparación de equipos. En él se recopilan los pedidos de cada gerente en forma de tablero de instrumentos. Esta es una tabla con rectángulos de colores diversos que corresponden al estado actual de la reparación. En cada cuadrado se muestra el número de orden y la fecha de recepción del pedido. Para ver la tarjeta de solicitud, simplemente hay que hacer clic en el rectángulo. El tablero de instrumentos es mucho más conveniente que la lista de pedidos, ya que esta tabla puede contener de manera compacta cientos de solicitudes, ver las urgentes y encontrar rápidamente la tarjeta requerida.

Antes de comenzar a trabajar en el centro de servicio, el gerente (con el rol de "fundador" en el programa) especifica el número máximo de días para cada etapa de trabajo: recepción, diagnóstico, en proceso de reparación, en aprobación, en servicio remoto, aceptado para mejora, esperando repuestos. Solo el fundador gestiona esta función. Cada estado está marcado con un color específico, que se muestra en el tablero general del gerente.

Un empleado con un gran número de pedidos vencidos tiene su foto de perfil resaltada en rojo para llamar su atención. Debe comenzar a procesar los pedidos de inmediato. También a través de esta sección se pueden solicitar repuestos al proveedor para un dispositivo específico. Para evaluar la calidad del trabajo de cada subordinado, se pueden clasificar los pedidos por gerente y período, y generar un informe. El registro detallado del trabajo con los pedidos permite eliminar los errores humanos y acelerar la productividad de los empleados.

En Gincore se ha desarrollado un módulo para el registro y procesamiento de los pedidos de los clientes. Contiene todas las funciones necesarias para el servicio de empresas de diferentes sectores. Trabajar en el programa es conveniente tanto para los gerentes como para los directivos. Además, se pueden analizar específicamente los procesos de trabajo de la empresa, elaborar informes, ver los datos de ventas y prestación de servicios. Una vez que empieces a trabajar con Gincore, podrás mejorar la calidad del servicio de tu centro de servicio en un tiempo récord.

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