Искусство делегировать: как правильно распределять работу

17 мая 2022 г.

Многие начинающие предприниматели берут на себя слишком много задач. Хватаясь за все сразу, вряд ли получится качественно выполнить всю работу, ведь один человек не сможет заменить 10 специалистов. Из-за такого объема задач невозможно самостоятельно развивать бизнес и вывести его на новый уровень. Для этого вам понадобится помощь. Наймите работников, научитесь делегировать, правильно распределите обязанности, и вы сразу начнете быстрее развиваться.

Далеко не все бизнесмены делегируют обязанности. Это связано с негативным опытом. Например, руководитель нанял квалифицированных специалистов, но при первой серьёзной работе они сорвали сроки заказа, допустили много ошибок и не смогли качественно завершить проект. В таком случае предприниматель решает, что лучше его никто не справится с задачами. После этого он погружается в пучину рабочего процесса, выполняет как крупные, так и мелкие задачи. Руководитель строит стратегию, занимается планированием, ведет переговоры с поставщиками, принимает заявки клиентов, наполняет контентом сайт, ведет соцсети, запускает рекламу. И его не хватает ни на что, ресурсы расходуются быстро, наступает выгорание.

Однако такой сценарий не приведет компанию к процветанию. У каждого бизнесмена есть свои страхи, барьеры, проблемы, по которым он самостоятельно ведет все свои дела. Рассмотрим, какие существуют основные проблемы делегирования и как правильно распределять работу.

 

 

Проблема 1: непонимание бизнес-процессов

В рабочем коллективе зачастую возникают проблемы, когда подчиненные не до конца понимают бизнес-процессы компании. Это связано с тем, что руководство неправильно ставит задачи для подчиненных, а также плохо объясняет нюансы работы. Когда вы нанимаете специалистов на работу, каждому необходимо предоставить должностную инструкцию, правильно ввести в курс дела, объяснить обязанности, как справляться с теми или иными заданиями.

В данном случае специалисты рекомендуют использовать ситуационную модель лидерства. Это означает, что руководитель компании с самого начала много работает с новым сотрудником, обучает его всему, вводит в дела компании, а затем постепенно ослабляет контроль. Такой подход позволит хорошо подготовить нового специалиста, а затем передать ему часть обязанностей. Именно в такой способ можно перейти к делегированию.

Данная модель лидерства состоит из четырех этапов:

  1. Директивный этап. С самого начала руководитель рассказывает новому подчиненному об обязанностях, объясняет, как выполнять задачи, включает его в функционал и проверяет, как он справляется с работой. На этом этапе проходит обучение, наставление и контроль работника.
  2. Этап наставничества. В данный период новый сотрудник приступает к работе, придерживаясь рекомендаций начальника. Руководитель контролирует работу подчиненного и умело его направляет.
  3. Поддерживающий этап. В это время руководитель минимально контролирует сотрудника, помогает ему в решении спорных и сложных ситуаций.
  4. Этап делегирования. Когда подчиненный готов к самостоятельной работе, он ответственно выполняет все задачи. Это связано с тем, что прежде руководитель оказывал ему максимальную поддержку и правильно его направил. В то же время начальник уверен в правильном выполнении задач, так как изначально всему обучил подчиненного.

Рассмотрим пример модели ситуационного лидерства. Например, вы открыли сервисный центр по ремонту ноутбуков. Чтобы заниматься разработкой стратегии, поиском поставщиков, клиентов, рекламой и другими важными заданиями, вам нужно найти трех работников. Для глубокого понимания дела, вам необходимо сначала обучить подчиненных и на начальном этапе вместе с ними ремонтировать технику. Постепенно большую часть заказов вы перекладываете на своих сотрудников, когда будете уверены в их квалификации. В дальнейшем ваши мастера будут проводить качественный ремонт, а вы сконцентрируетесь на организационной работе.

Поначалу такой подход отнимет у вас много времени, но он обладает такими плюсами:

  • вы сможете обучить сотрудников под потребности вашего бизнеса;
  • поможете сформировать необходимые навыки работников;
  • ваши подчиненные не будут допускать грубых ошибок;
  • у вас выработается правильный алгоритм работы;
  • вы сможете сэкономить свои ресурсы;
  • в дальнейшем можно делегировать обязанности;
  • сможете заниматься только важными вопросами.

Единственный нюанс в этом методе – это потраченное время на наставничество. Если вы нанимаете уже опытного мастера, то ему потребуется не так много времени на обучение, как новичку.

Схему ситуационного лидерства применяют в малом бизнесе, для филиалов, отделов и различных подразделений больших компаний. Постепенно снижая контроль за сотрудниками, вы будете уверены в том, что они выполнят работу так, как вам нужно. Как только вы начнете делегировать, ваш бизнес начнет развиваться.

 

Проблема 2: отсутствие ответственности

В компаниях, где изначально плохо продумана и разработана организационная структура, возникают проблемы с ответственностью. Если у вас работают универсальные специалисты, каждый из которых выполняет много задач, тогда в коллективе стираются грани того, кто за что несет ответственность.

Чтобы начать делегировать, вам нужно разработать организационную структуру и установить центры ответственности. Это позволит вам правильно распределять работу, выстраивать цепочку контроля и ответственности. В результате каждый сотрудник будет точно знать свою зону ответственности.

Чтобы вы могли правильно сформировать организационную базу, придерживайтесь следующих рекомендаций:

  • в подчинении одного руководителя должно быть около 10 сотрудников, не более. Если в компании огромное количество работников, то сформируйте несколько отделов, каждый из которых будет заниматься одним направлением. Отделы можно разделить на мелкие подотделы. Так можно четко распределять работу между всеми подчиненными;
  • если некоторые задачи может выполнять кто-то вместо руководителя, то их нужно делегировать подчиненным;
  • один руководитель контролирует работу одного отдела;
  • подчиненные отчитываются о выполненных проектах руководителю своего отдела, который выставляет им задачи;
  • если у работников возникают вопросы, они должны обратиться за помощью к руководителю своего отдела.

Для примера рассмотрим ситуацию. У вас есть сервисный центр, в котором работает пять мастеров по ремонту техники, три оператора колл-центра и три приемщика заказов. Разделите всю команду на три отдела и в каждом назначьте руководителя из числа наиболее опытных работников. Так вы сможете правильно распределить работу и организовать структуру компании. Это позволит хорошо обрабатывать заказы клиентов и делегировать задачи, не переживая за качество работы.

 

 

Проблема 3: психологические барьеры

Нередко проблемы делегирования связаны с психологическими проблемами и страхами самого руководителя:

  • доверяя работу подчиненным, руководитель боится потерять свою значимость;
  • переживает на счет качества работы;
  • не умеет доверять подчиненным;
  • боится ошибок и поражений;
  • хочет контролировать все процессы самостоятельно.

В любой компании как большого, так и малого бизнеса необходимо учиться искусству делегирования. Это позволяет снять часть нагрузки с руководителя, чтобы он хорошо занимался управленческими задачами. При этом ответственность остается и на начальнике, и на подчиненных. Неправильно распределив работу, руководитель не сможет хорошо выполнять свои прямые функции:

  • стратегия развития компании. Именно руководитель занимается построением стратегии, задает вектор движения и устанавливает цели;
  • идеология. Начальник должен не просто заниматься бизнесом, а выполнять свою работу со смыслом, развивать корпоративную культуру и ценности, установить миссию и развивать партнерские отношения с другими организациями. Все это важно для дальнейшего развития вашего бизнеса;
  • продвижение. Только руководитель определяет, для чего создан его бизнес и как его развивать;
  • технологии. Сам предприниматель определяет, с какими технологиями работать и какие бизнес-показатели повышать;
  • организационная структура. Руководитель должен разделить подчиненных на отделы и назначить ответственных менеджеров для их управления;
  • контроль финансов и ресурсов. Владелец бизнеса должен контролировать финансы, выполнять планирование ресурсов и решать, какие средства на что тратить и как распределять прибыль;
  • безопасность. Руководитель несет ответственность за физическую безопасность сотрудников и за юридическую безопасность компании в целом.

Остальные функции можно распределить между отделами и сотрудниками. Глава компании должен заниматься основными управленческими задачами, что обеспечит успешную работу всей команды.

 

Приведем такой пример. Руководитель сервисного центра автоматизировал всю работу с помощью облачной программы учета Gincore. Он контролирует все заказы, задачи сотрудников, закупки у поставщиков, отчеты, а также изучает статистику и бизнес-показатели. Благодаря этому можно построить удобный график работы для подчиненных, выполнять больше клиентских заказов и увеличить объемы работы. Все это помогает привести дела в порядок и получить больше прибыли.

Вы можете последовать этому примеру, нажать «Попробовать бесплатно» и пройти регистрацию. В дальнейшем оптимизируйте работу вашего предприятия с помощью софта Джинкор. Вы сможете делегировать часть работы своим подчиненным, и при этом будете контролировать все процессы.

 

Попробовать бесплатно

 


Этот Веб-сервис используют файлы cookies, требуемые для достижения целей, указанных в Политике конфиденциальности. Продолжая просматривать этот Веб-сервис, Вы соглашаетесь на использование файлов cookies.

Войти в Gincore

Введите поддомен Вашего аккаунта, логин, пароль


https://
.gincore.net
Зарегистрироваться