Viele angehende Unternehmer übernehmen zu viele Aufgaben auf einmal. Indem sie alles gleichzeitig in Angriff nehmen, wird es kaum möglich sein, die Arbeit qualitativ auszuführen, denn eine Person kann nicht 10 Fachkräfte ersetzen. Aufgrund dieses Auftragsvolumens ist es unmöglich, das Geschäft eigenständig weiterzuentwickeln und auf ein neues Niveau zu heben. Dazu benötigen Sie Hilfe. Stellen Sie Mitarbeiter ein, lernen Sie zu delegieren, verteilen Sie die Aufgaben richtig, und Sie werden sofort schneller wachsen.

Aber nicht alle Unternehmer delegieren Aufgaben. Dies hängt oft mit negativen Erfahrungen zusammen. Zum Beispiel hat der Geschäftsführer qualifizierte Spezialisten eingestellt, aber bei der ersten ernsthaften Aufgabe haben sie die Fristen nicht eingehalten, viele Fehler gemacht und das Projekt nicht qualitativ abgeschlossen. In einem solchen Fall entscheidet der Unternehmer, dass niemand besser mit den Aufgaben umgehen kann als er selbst. Danach taucht er ins Arbeitsgeschehen ein, erledigt sowohl große als auch kleine Aufgaben. Der Geschäftsführer entwickelt Strategien, plant, führt Verhandlungen mit Lieferanten, nimmt Kundenanfragen entgegen, füllt die Website mit Inhalten, verwaltet die sozialen Medien und startet Werbung. Und ihm bleibt für nichts mehr Zeit, die Ressourcen werden schnell aufgebraucht, und es kommt zur Erschöpfung.

Ein solches Szenario wird jedoch das Unternehmen nicht zum Wohlstand führen. Jeder Unternehmer hat seine Ängste, Barrieren und Probleme, weshalb er seine Geschäfte selbst leitet. Lassen Sie uns die Hauptprobleme des Delegierens betrachten und wie man die Arbeit richtig verteilt.

Problem 1: Missverständnis der Geschäftsprozesse

In einem Arbeitsteam treten oft Probleme auf, wenn die Untergebenen die Geschäftsprozesse des Unternehmens nicht vollständig verstehen. Dies liegt daran, dass das Management die Aufgaben für die Untergebenen falsch formuliert und die Feinheiten der Arbeit schlecht erklärt. Wenn Sie Fachkräfte einstellen, ist es notwendig, jedem eine Stellenbeschreibung zu geben, sie richtig einzuarbeiten und die Aufgaben zu erklären, wie die jeweiligen Aufgaben zu bewältigen sind.

In diesem Fall empfehlen Experten, ein situatives Führungsmodell zu verwenden. Das bedeutet, dass der Geschäftsführer von Anfang an viel mit dem neuen Mitarbeiter arbeitet, ihn in alle Abläufe einführt, ihm das nötige Wissen vermittelt und dann allmählich die Kontrolle lockert. Dieser Ansatz ermöglicht es, den neuen Mitarbeiter gut vorzubereiten und ihm dann einen Teil der Aufgaben zu übertragen. Auf diese Weise kann man zum Delegieren übergehen.

Dieses Führungsmodell besteht aus vier Stufen:

1. Direktives Stadium. Zu Beginn erläutert der Vorgesetzte dem neuen Mitarbeiter die Aufgaben, erklärt, wie die Aufgaben zu erledigen sind, bindet ihn in die Funktionen ein und überprüft, wie er seine Arbeit bewältigt. In dieser Phase erfolgt die Schulung, Anleitung und Kontrolle des Mitarbeiters.
2. Mentoring-Stadium. In dieser Phase beginnt der neue Mitarbeiter, die Arbeit unter der Befolgung der Empfehlungen des Vorgesetzten auszuführen. Der Geschäftsführer überwacht die Arbeiten des Untergebenen und leitet ihn geschickt an.
3. Unterstützendes Stadium. Zu diesem Zeitpunkt hat der Vorgesetzte die Kontrolle über den Mitarbeiter auf ein Minimum reduziert und hilft ihm, strittige und komplexe Situationen zu lösen.
4. Delegations-Stadium. Wenn der Mitarbeiter bereit für die eigenständige Arbeit ist, erledigt er alle Aufgaben eigenverantwortlich. Dies liegt daran, dass der Vorgesetzte ihm zuvor maximale Unterstützung gegeben und ihn richtig angeleitet hat. Gleichzeitig hat der Vorgesetzte Vertrauen in die korrekte Ausführung der Aufgaben, da er den Mitarbeiter zunächst umfassend geschult hat.

Ein Beispiel für situative Führung könnte sein, dass Sie ein Service-Center für die Reparatur von Laptops eröffnet haben. Um sich mit der Strategieentwicklung, der Suche nach Lieferanten, Kunden, Werbung und anderen wichtigen Aufgaben zu beschäftigen, müssen Sie drei Mitarbeiter finden. Um ein tiefes Verständnis für die Materie zu erlangen, müssen Sie zunächst die Mitarbeiter schulen und anfangs zusammen mit ihnen die Technik reparieren. Nach und nach übertragen Sie die meisten Aufträge auf Ihre Mitarbeiter, sobald Sie von deren Qualifikation überzeugt sind. In Zukunft werden Ihre Techniker qualitativ hochwertige Reparaturen durchführen, während Sie sich auf die organisatorischen Aufgaben konzentrieren.

Zu Beginn wird dieser Ansatz viel Zeit in Anspruch nehmen, hat aber folgende Vorteile:

• Sie können die Mitarbeiter nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ausbilden;
• Sie helfen dabei, die notwendigen Fähigkeiten der Mitarbeiter zu entwickeln;
• Ihre Untergebenen werden grobe Fehler vermeiden;
• Es wird ein effektiver Arbeitsalgorithmus entwickelt;
• Sie können Ihre Ressourcen sparen;
• Später können Aufgaben delegiert werden;
• Sie können sich nur auf wichtige Fragen konzentrieren.

Der einzige Nachteil dieser Methode – die Zeit, die für das Mentoring aufgewendet wird. Wenn Sie einen erfahrenen Techniker einstellen, benötigt dieser nicht so viel Zeit für die Einarbeitung wie ein Anfänger.

Das situative Führungsmodell wird in kleinen Unternehmen, für Filialen, Abteilungen und verschiedene Untereinheiten großer Unternehmen angewendet. Indem Sie die Kontrolle über die Mitarbeiter schrittweise reduzieren, werden Sie sicher sein, dass sie die Arbeit so erledigen, wie Sie es benötigen. Sobald Sie mit dem Delegieren beginnen, wird Ihr Unternehmen zu wachsen beginnen.

Problem 2: Fehlende Verantwortung

In Unternehmen, wo die organisatorische Struktur anfangs schlecht durchdacht und entwickelt wurde, gibt es Probleme mit der Verantwortung. Wenn bei Ihnen Fachkräfte arbeiten, die viele Aufgaben erledigen, verschwimmen die Grenzen dessen, wer für was verantwortlich ist.

Um mit dem Delegieren zu beginnen, müssen Sie eine organisatorische Struktur entwickeln und Verantwortungszentren einrichten. Dies ermöglicht Ihnen, die Arbeit richtig zu verteilen und eine Kontroll- und Verantwortungsstruktur aufzubauen. Infolgedessen wird jeder Mitarbeiter genau wissen, für welchen Bereich er verantwortlich ist.

Um die organisatorische Basis richtig zu gestalten, beachten Sie folgende Empfehlungen:

• Unter einem Vorgesetzten sollten sich etwa 10 Mitarbeiter befinden, nicht mehr. Wenn das Unternehmen eine große Anzahl von Mitarbeitern hat, bilden Sie mehrere Abteilungen, von denen jede sich mit einer Richtung beschäftigt. Abteilungen können in kleinere Unterabteilungen unterteilt werden. So können die Arbeiten klar unter allen Untergebenen verteilt werden;
• Wenn bestimmte Aufgaben von jemandem anstelle des Vorgesetzten erledigt werden können, sollten diese an die Untergebenen delegiert werden;
• Ein Vorgesetzter kontrolliert die Arbeiten einer Abteilung;
• Die Untergebenen berichten ihrem Abteilungsleiter über die erledigten Projekte, der ihnen Aufgaben zuweist;
• Wenn die Mitarbeiter Fragen haben, sollten sie sich an den Vorgesetzten ihrer Abteilung wenden.

Betrachten wir ein Beispiel. Sie haben ein Service-Center, in dem fünf Techniker, drei Callcenter-Mitarbeiter und drei Auftragnehmer arbeiten. Teilen Sie das gesamte Team in drei Abteilungen auf und benennen Sie in jeder einen Leiter aus den erfahrensten Mitarbeitern. So können Sie die Arbeit richtig verteilen und die Struktur des Unternehmens organisieren. Dadurch können Kundenaufträge gut bearbeitet und Aufgaben delegiert werden, ohne sich Sorgen um die Qualität der Arbeit zu machen.

Problem 3: Psychologische Barrieren

Oft hängen Probleme beim Delegieren mit psychologischen Schwierigkeiten und Ängsten des Vorgesetzten zusammen:

• Indem er die Arbeit Untergebenen anvertraut, fürchtet der Vorgesetzte, seine Bedeutung zu verlieren;
• er sorgt sich um die Qualität der Arbeit;
• er kann den Untergebenen nicht vertrauen;
• er hat Angst vor Fehlern und Misserfolgen;
• er möchte alle Prozesse selbst kontrollieren.

In jedem Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, müssen die Grundlagen der Delegation gelernt werden. Dies ermöglicht es, einen Teil der Last vom Vorgesetzten zu nehmen, damit er sich gut um die Managementaufgaben kümmern kann. Dabei bleibt die Verantwortung sowohl beim Vorgesetzten als auch bei den Untergebenen. Wenn die Arbeit nicht richtig verteilt wird, kann der Vorgesetzte seine direkten Funktionen nicht gut erfüllen:

• Die Entwicklungsstrategie des Unternehmens. Der Vorgesetzte kümmert sich um die Entwicklung der Strategie, gibt die Richtung vor und setzt Ziele;
• Die Ideologie. Der Chef sollte nicht nur das Geschäft führen, sondern seine Arbeit auch sinnvoll ausführen, die Unternehmenskultur und -werte entwickeln, eine Mission festlegen und Partnerschaften mit anderen Organisationen aufbauen. All dies ist wichtig für das zukünftige Wachstum Ihres Unternehmens;
• Die Vermarktung. Nur der Vorgesetzte bestimmt, wozu sein Unternehmen gegründet wurde und wie es sich entwickeln soll;
• Die Technologien. Der Unternehmer legt fest, mit welchen Technologien er arbeiten und welche Geschäftskennzahlen er verbessern möchte;
• Die organisatorische Struktur. Der Vorgesetzte muss die Untergebenen in Abteilungen aufteilen und verantwortliche Manager für deren Leitung ernennen;
• Die Kontrolle von Finanzen und Ressourcen. Der Geschäftsinhaber muss die Finanzen kontrollieren, die Ressourcen planen und entscheiden, welche Mittel wofür ausgegeben werden und wie der Gewinn verteilt wird;
• Die Sicherheit. Der Vorgesetzte trägt die Verantwortung für die physische Sicherheit der Mitarbeiter und die rechtliche Sicherheit des Unternehmens insgesamt.

Die restlichen Funktionen können zwischen Abteilungen und Mitarbeitern verteilt werden. Der Unternehmensleiter sollte sich mit den wichtigsten Managementaufgaben befassen, um den erfolgreichen Betrieb des gesamten Teams sicherzustellen.

Ein Beispiel: Der Leiter eines Service-Centers hat die gesamte Arbeit mithilfe der Cloud-Software Gincore automatisiert. Er überwacht alle Bestellungen, die Aufgaben der Mitarbeiter, die Einkäufe bei Lieferanten, die Berichterstattung und analysiert die Statistiken und Geschäftszahlen. Dadurch kann er einen bequemen Arbeitszeitplan für die Mitarbeiter erstellen, mehr Kundenaufträge abwickeln und die Arbeitsvolumina erhöhen. All dies hilft, die Geschäfte zu ordnen und den Gewinn zu steigern.

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