Багато підприємців-початківців беруть на себе занадто багато завдань. Хапаючись за все відразу, навряд чи вдасться якісно виконати всю роботу, адже одна людина не зможе замінити 10 спеціалістів. Через такий обсяг завдань неможливо самостійно розвивати бізнес і вивести його на новий рівень. Для цього вам знадобиться допомога. Найміть працівників, навчитеся делегувати, правильно розподіліть обов'язки, і ви одразу почнете швидше розвиватися.

Не всі бізнесмени делегують обов'язки. Це пов'язано із негативним досвідом. Наприклад, керівник найняв кваліфікованих фахівців, але при першій серйозній роботі вони зірвали терміни замовлення, припустилися багато помилок і не змогли якісно завершити проект. У такому разі підприємець вирішує, що краще за нього ніхто не впорається із завданнями. Після цього він занурюється в безодню робочого процесу, виконує як великі, так і дрібні завдання. Керівник будує стратегію, займається плануванням, веде переговори з постачальниками, приймає заявки клієнтів, заповнює контентом сайт, веде соцмережі, запускає рекламу. І його не вистачає ні на що, ресурси витрачаються швидко, настає вигоряння.

Однак такий сценарій не призведе до процвітання. Кожен бізнесмен має свої страхи, бар'єри, проблеми, за якими він самостійно веде всі свої справи. Розглянемо, які є основні проблеми делегування і як правильно розподіляти роботу.

Проблема 1: нерозуміння бізнес-процесів

У робочому колективі найчастіше виникають проблеми, коли підлеглі не до кінця розуміють бізнес-процеси компанії. Це з тим, що керівництво неправильно ставить завдання підлеглих, і навіть погано пояснює нюанси роботи. Коли ви наймаєте спеціалістів працювати, кожному необхідно надати посадову інструкцію, правильно ввести у курс справи, пояснити обов'язки, як справлятися з тими чи іншими завданнями.

У разі фахівці рекомендують використовувати ситуаційну модель лідерства. Це означає, що керівник компанії від початку багато працює з новим співробітником, навчає його всьому, вводить у справи компанії, а потім поступово послаблює контроль. Такий підхід дозволить добре підготувати нового спеціаліста, а потім передати йому частину обов'язків. Саме таким способом можна перейти до делегування.

Ця модель лідерства складається з чотирьох етапів.:

1. Директивний етап. Із самого початку керівник розповідає новому підлеглому про обов'язки, пояснює, як виконувати завдання, включає його у функціонал та перевіряє, як він справляється з роботою. На цьому етапі проходить навчання, настанови та контроль працівника.
2. Етап наставництва. У цей період новий співробітник розпочинає роботу, дотримуючись рекомендацій начальника. Керівник контролює роботу підлеглого та вміло його направляє.
3. Підтримуючий етап. У цей час керівник мінімально контролює співробітника, допомагає йому у вирішенні спірних та складних ситуацій.
4. Етап делегування. Коли підлеглий готовий до самостійної роботи, він виконує всі завдання. Це пов'язано з тим, що раніше керівник надавав йому максимальну підтримку та правильно направив його. У той самий час начальник впевнений у правильному виконанні завдань, оскільки спочатку всьому навчив підлеглого.

Розглянемо приклад моделі ситуаційного лідерства. Наприклад, ви відкрили сервісний центр з ремонту ноутбуків. Щоб займатися розробкою стратегії, пошуком постачальників, клієнтів, рекламою та іншими важливими завданнями, потрібно знайти трьох працівників. Для глибокого розуміння справи вам необхідно спочатку навчити підлеглих і на початковому етапі разом з ними ремонтувати техніку. Поступово більшу частину замовлень ви перекладаєте на своїх співробітників, коли будете впевнені у їхній кваліфікації. Надалі ваші майстри проводитимуть якісний ремонт, а ви сконцентруєтеся на організаційній роботі.

Спочатку такий підхід забере у вас багато часу, але він має такі плюси:

• ви зможете навчити співробітників під потреби вашого бізнесу;
• допоможете сформувати необхідні навички працівників;
• ваші підлеглі не допускатимуть грубих помилок;
• у вас виробиться правильний алгоритм роботи;
• ви зможете заощадити свої ресурси;
• надалі можна делегувати обов'язки;
• зможете займатися лише важливими питаннями.

Єдиний нюанс цього методу – це витрачений час на наставництво. Якщо ви наймаєте досвідченого майстра, то йому знадобиться не так багато часу на навчання, як новачку.

Схему ситуаційного лідерства застосовують у малому бізнесі, для філій, відділів та різних підрозділів великих компаній. Поступово знижуючи контроль за співробітниками, ви будете впевнені, що вони виконають роботу так, як вам потрібно. Як тільки ви почнете делегувати ваш бізнес почне розвиватися.

Проблема 2: відсутність відповідальності

У компаніях, де спочатку погано продумана та розроблена організаційна структура, виникають проблеми з відповідальністю. Якщо у вас працюють універсальні спеціалісти, кожен з яких виконує багато завдань, тоді в колективі стираються межі того, хто за що відповідає.

Щоб почати делегувати вам потрібно розробити організаційну структуру і встановити центри відповідальності. Це дозволить вам правильно розподіляти роботу, вибудовувати ланцюжок контролю та відповідальності. У результаті кожен співробітник точно знатиме свою зону відповідальності.

Щоб ви могли правильно сформувати організаційну базу, дотримуйтесь наступних рекомендацій:

• у підпорядкуванні одного керівника має бути близько 10 працівників, не більше. Якщо в компанії величезна кількість працівників, то сформуйте кілька відділів, кожен з яких займатиметься одним напрямком. Відділи можна поділити на дрібні підвідділи. Так можна чітко розподіляти роботу між усіма підлеглими;
• якщо деякі завдання може виконувати хтось замість керівника, їх потрібно делегувати підлеглим;
• один керівник контролює роботу одного відділу;
• підлеглі звітують про виконані проекти керівнику свого відділу, який виставляє їм завдання;
• якщо у працівників виникають питання, вони мають звернутися за допомогою до керівника свого відділу.

Наприклад розглянемо ситуацію. У вас є сервісний центр, в якому працює п'ять майстрів з ремонту техніки, три оператори кол-центру та три приймальника замовлень. Розділіть всю команду на три відділи і в кожному призначте керівника з числа найдосвідченіших працівників. Так ви зможете правильно розподілити роботу та організувати структуру компанії. Це дозволить добре обробляти замовлення клієнтів та делегувати завдання, не переживаючи за якість роботи.

Проблема 3: психологічні бар'єри

Нерідко проблеми делегування пов'язані з психологічними проблемами та страхами самого керівника:

• довіряючи роботу підлеглим, керівник боїться втратити свою значущість;
• переживає на рахунок якості роботи;
• не вміє довіряти підлеглим;
• боїться помилок та поразок;
• хоче контролювати всі процеси самостійно.

У будь-якій компанії як великого, так і малого бізнесу необхідно вчитися мистецтву делегування. Це дозволяє зняти частину навантаження з керівника, щоб він добре займався управлінськими завданнями. При цьому відповідальність залишається і на начальника, і на підлеглих. Неправильно розподіливши роботу, керівник не зможе добре виконувати свої прямі функції:

• стратегія розвитку підприємства. Саме керівник займається побудовою стратегії, задає вектор руху та встановлює цілі;
• ідеологія. Начальник повинен не просто займатися бізнесом, а виконувати свою роботу з сенсом, розвивати корпоративну культуру та цінності, встановити місію та розвивати партнерські відносини з іншими організаціями. Все це важливо для подальшого розвитку вашого бізнесу
• просування. Тільки керівник визначає, для чого створено його бізнес та як його розвивати;
• технології. Сам підприємець визначає, з якими технологіями працювати та які бізнес-показники підвищувати;
• організаційна структура. Керівник повинен розділити підлеглих на відділи та призначити відповідальних менеджерів для їх управління;
• контроль фінансів та ресурсів. Власник бізнесу повинен контролювати фінанси, виконувати планування ресурсів та вирішувати, які кошти на що витрачати та як розподіляти прибуток;
• безпека. Керівник несе відповідальність за фізичну безпеку співробітників та за юридичну безпеку компанії в цілому.

Інші функції можна розподілити між відділами та співробітниками. Глава компанії має займатися основними управлінськими завданнями, що забезпечить успішну роботу всієї команди.

Наведемо такий приклад. Керівник сервісного центру автоматизував всю роботу за допомогою програми обліку Gincore. Він контролює всі замовлення, завдання співробітників, закупівлі у постачальників, звіти, а також вивчає статистику та бізнес-показники. Завдяки цьому можна побудувати зручний графік роботи для підлеглих, виконувати більше клієнтських замовлень та збільшити обсяг роботи. Все це допомагає упорядкувати і отримати більше прибутку.

Ви можете наслідувати цей приклад, натиснути «Спробувати безкоштовно» та пройти реєстрацію. Надалі оптимізуйте роботу вашого підприємства з допомогою софту Джинкор. Ви зможете делегувати частину роботи своїм підлеглим, і при цьому контролюватимете всі процеси.

Спробувати безкоштовно