Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens werden auch die finanziellen Mittel zur Entwicklung Ihres Geschäfts steigen. Es ist jedoch manchmal notwendig, alle Ausgabenposten zu überprüfen, um Ressourcen bei Bedarf umzuschichten. Für eine optimale Finanzverwaltung sollten geeignete Werkzeuge und ein schrittweiser Aktionsplan ausgewählt werden. Zum Beispiel können Sie die Browseranwendung Gincore nutzen, die Funktionen zur Erfassung und Optimierung aller Unternehmensprozesse, einschließlich Finanzen, bietet.

Wie man das Budget richtig umschichtet

Sie können sich an folgendem Plan zur Optimierung der Finanzen orientieren:

1. Alle Ausgabenposten identifizieren und aufschreiben. Danach sollten Prioritäten für jeden Punkt gesetzt werden, wobei die Haupt- und Nebenausgaben hervorgehoben werden.
2. Alle Ausgaben und Einnahmen erfassen. Hierfür gibt es im Buchhaltungsbereich der Software den Abschnitt „Buchhaltung“. Die Erfassung von Ausgaben und Gewinnen ermöglicht es, alle finanziellen Transaktionen nachzuvollziehen.
3. Führen Sie eine finanzielle Analyse jeden Monat, vierteljährlich, nach einem halben Jahr und jährlich durch. Dies hilft Ihnen zu verstehen, welche Ausgaben gekürzt werden können und was in Zukunft geändert werden sollte.
4. Überprüfen Sie die wichtigsten Ausgabenposten und reduzieren Sie diese, wo es möglich ist.
5. Erfassen Sie regelmäßig alle Geldbewegungen auf dem Geschäftskonto.
6. Führen Sie jeden Monat eine Umsatzkontrolle aller Kennzahlen durch.

Es ist sehr wichtig, die Dynamik von Ausgaben und Einnahmen kontinuierlich zu überwachen, um die aktuelle Situation mit der vergangenen zu vergleichen. Basierend auf diesen Zahlen erfolgt dann die Planung und Anpassung der Unternehmensstrategie.

Finanzmanagement mit der Gincore-Software

Um die Arbeit zu erleichtern, alle Prozesse zu automatisieren und die Finanzen umzuschichten, nutzen Sie die Gincore-Software. In ihr können Sie die Einnahmen, die in die Kassen fließen, sowie Geldtransfers auf das Geschäftskonto einrichten. Auf Basis dieser Informationen werden Berichte erstellt. Durch die Analyse dieser Dokumentation können Sie erkennen, welche Ausgabenposten umgeschichtet, gekürzt oder erhöht werden sollten. Abweichungen zwischen Kontostand und Buchhaltungsberichten sind die Hauptursache für den finanziellen Zusammenbruch eines Unternehmens.

Um Probleme mit dem Geschäft, insbesondere mit dem Budget und Fehlbeträgen zu vermeiden, ist es notwendig, die Finanzstruktur zu optimieren. Mit Gincore können Sie den gesamten Geldfluss kontrollieren. Mit den Daten zu allen Ausgabenposten können Sie mit deren Analyse beginnen, um überflüssige Ausgaben zu vermeiden.

Marketing-Optimierung

Ein erheblicher Teil der Mittel des Unternehmens wird von den Führungskräften in Marketing investiert, doch diese Ausgaben amortisieren sich nicht immer aufgrund verschiedener Fehler:

• Die Zielgruppe ist falsch definiert;
• Im gewählten Werbekanal gibt es nur wenige potenzielle Kunden;
• Der Werbetext ist schwach;
• Die wichtigste Handlungsaufforderung ist schlecht formuliert;
• Ein ungeeigneter Ort für Werbung.

Um die Marketingkosten zu senken, ist es wichtig, die Werbekanäle und deren Funktionsweisen gründlich zu studieren, Möglichkeiten und Perspektiven zu bewerten. Führen Sie regelmäßig ein Monitoring der Werbekampagnen durch und analysieren Sie folgende Kennzahlen: Konversionsrate der Werbekanäle, Kosten pro Kunde, Verkaufszahlen in bestimmten Zeiträumen, sowie wie viele Menschen einen Wiederkauf getätigt haben.

Durch die Analyse dieser Zahlen können Sie die Finanzen umschichten:

• Die Ausgaben für ineffiziente Werbekanäle reduzieren;
• Das Budget für vielversprechende Werbung erhöhen, die potenziell höhere Gewinne generieren kann;
• Es ist günstiger, die Käufe bestehender Kunden zu fördern, als neue Kunden zu gewinnen.

Beim Studium der Statistiken sollten Sie darauf achten, wie viele der durch Werbung gewonnenen Personen Wiederkäufe getätigt haben und zu Stammkunden wurden. Es ist wichtig, Anstrengungen zu unternehmen, um Produkte und Dienstleistungen interessant und attraktiv für Kunden zu machen, die bereits mit Ihnen gearbeitet haben. Dies wird in Bezug auf die Ausgaben wesentlich vorteilhafter sein, als neue Kunden zu akquirieren.

Ausgaben für die Anmietung von Räumlichkeiten

Mieten von Immobilien für Büros, Geschäfte, Servicezentren oder Lagerhäuser sind immer ein großer Kostenpunkt, den man nicht herausnehmen kann. Die Miete muss jeden Monat bezahlt werden, aber hier können die Kosten wie folgt optimiert werden:

• Verhandeln Sie mit dem Eigentümer der Immobilie und überdenken Sie gegebenenfalls die Mietbedingungen. Wenn Sie schon lange zusammenarbeiten, können Sie Ihre Situation oder Ihr Problem erklären, um einen Kompromiss zu finden.
• Reduzieren Sie die angemietete Fläche. Sie können den Platz in der bereits genutzten Einrichtung reduzieren oder ein kleineres finden. Organisieren Sie den Raum um und optimieren Sie die Lagerung von Waren und Geräten rational.
• Stellen Sie einige Mitarbeiter auf Homeoffice um. Für einige Personen ist diese Arbeitsweise möglicherweise bevorzugt und bequemer, sodass in Ihrem Team einige bereit sein könnten, aus der Ferne zu arbeiten.
• Ändern Sie den Standort von Büro, Geschäft oder Lager. In der Innenstadt sind Mieten in der Regel teurer als in abgelegeneren Gebieten. Analysieren Sie die Branche, betrachten Sie die Standorte Ihrer Mitbewerber und entdecken Sie, wo Sie potenzielle Kunden finden können. Wählen Sie Standorte mit hohem Fußgängerverkehr, in der Nähe von Verkehrsanbindungen sowie in der Nähe von relevanten Geschäftszweigen. Beispielsweise könnte ein Servicezentrum für Druckertinte in der Nähe eines Geschäfts für Computer- und Bürogeräte liegen; hier könnte die Miete günstiger sein, jedoch vorteilhaft für die Kundengewinnung.

Optimierung der Mitarbeitergehälter

Die Optimierung der Gehälter ist keine Personalreduzierung. Im Gegenteil, die Entlassung von Mitarbeitern führt zu Problemen, Verlusten und einem Rückgang des Unternehmens. Wenn es um die Umschichtung von Finanzen für Gehälter geht, ist es wichtig, dass Führungskräfte und Personalverantwortliche die Suche und Einstellung von Mitarbeitern optimieren, die Motivation der Arbeitnehmer erhöhen und ein Bonussystem einführen, was die Gesamtergebnisse der Gewinne steigert.

Zur Optimierung der Gehälter sollten folgende Empfehlungen in Betracht gezogen werden:

• Outsourcing. Die Anheuerung von Freelancern für Projekte oder für längere Zeit kann kostengünstiger sein als die offizielle feste Anstellung eines Mitarbeiters. Dies könnten Designer, Texter, Buchhalter, Callcenter-Agenten oder Techniker sein.
• Motivation. Es ist deutlich effektiver, ein Gehalt zu gestalten, das von den Arbeitsergebnissen abhängt, und nicht von den geleisteten Stunden. Wenn Mitarbeiter verstehen, dass sie nicht nur anwesend sein müssen, sondern produktiv arbeiten sollten, wofür sie eine finanzielle Belohnung erhalten, steigt die Motivation, besser zu arbeiten. Als Boni können Belohnungen für den Verkauf teurerer Produkte, für Zubehör zu Hauptkäufen, ein Prozentsatz vom Deal oder die Erfüllung/Übererfüllung des Verkaufsplans angeboten werden.

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter für Ihr Unternehmen benötigen, zögern Sie nicht, eine Stellenanzeige zu schalten und Vorstellungsgespräche zu führen. Immer können Sie die Leistung Ihres Teams analysieren, die Motivation erhöhen und die Gehaltsstruktur verbessern. Wenn Sie dennoch nicht ohne einen neuen Spezialisten auskommen, können Sie einen Mitarbeiter im Rahmen von Outsourcing finden, was vorteilhafter sein kann.

Kostensenkung bei der Ausstattung

Bei der Optimierung von Kosten für Equipment darf die Qualität der Technik nicht leiden. Es ist wichtig, gutes Equipment zu finden und zu erwerben, nicht das billigste, da dies die Produktivität verringern und Verluste nach sich ziehen kann. Bei dieser Angelegenheit geht es weniger um strenge Einsparungen als vielmehr um die rationalen Auswahl geeigneter Technik.

Ohne gute Ausrüstung funktioniert kein Unternehmen, deshalb können Sie zur Optimierung folgende Tipps befolgen:

• Kaufen Sie gebrauchte Geräte. Gebrauchte Technik bedeutet nicht, dass sie in schlechtem Zustand ist. Oft werden Monitore, Laptops, Drucker, Scanner, Computer und andere Geräte verkauft, um neuere Modelle zu erwerben. Sie können auf dem Markt hochwertiges gebrauchtes Equipment zu reduzierten Preisen finden, was Ihnen Einsparungen ermöglicht.
• Verkaufen Sie Geräte, die Sie nicht nutzen. Wenn Sie bestimmte Technik nicht mehr verwenden, braucht sie nicht im Lager, im Geschäft oder im Büro zu verstauben. Bieten Sie sie zum Verkauf an, da es sicherlich Käufer für das gibt, was Sie haben. So können Sie Gewinne aus dem Verkauf dieser Geräte erzielen und das Geld in die Unternehmensentwicklung investieren.

Modernisierung des Lagers

Ein schlecht organisiertes Lager kann zu einer Verschlechterung des Geschäfts führen. Dies kann daran liegen, dass die Lagerräume weit vom Hauptunternehmen entfernt oder an einem ungünstigen Standort sind. Auch können Probleme mit der Speicherung von Ersatzteilen, Waren und Geräten auftreten, die die Suche nach den Artikeln erschweren und zu Fehlbeständen und Überschüssen führen.

Um alle Probleme im Lager zu beheben, können Sie:

• Die Warenrotation erhöhen;
• Neue Verkaufsstellen für Ihre Produkte finden;
• Ausverkäufe und Aktionen für Artikel durchführen, die lange im Lager liegen;
• Waren, die nicht nachgefragt werden, ausschließen;
• Eine Lagererneuerung durchführen;
• Ein adressiertes Lagersystem für die Waren einführen;
• Für jedes Produkt ein Etikett mit einer Seriennummer erstellen, das mit Hilfe von Scanning leicht in der Buchhaltungssoftware gefunden werden kann;
• Für bestimmte Artikel sofortige Lieferungen von Herstellern an Kunden einführen. Wenn möglich, übertragen Sie Ihr Geschäftsmodell vollständig auf Dropshipping.

Sie können weitere Wege finden, wie Sie die Lagerfläche reduzieren, das Lagermanagement verbessern oder gegebenenfalls das Lager selbst abschaffen und so Kosten senken können.

Die Optimierung und Umschichtung von Finanzen ist in jedem Unternehmen durchaus realisierbar. Wichtig ist, einen Plan zu wählen, um alle Ausgaben zu analysieren und zu entscheiden, wie sie gesenkt werden können. Nicht nur für die Buchhaltung, sondern auch zur Optimierung können Sie die Gincore-Software nutzen. Dieses Programm bietet alle Werkzeuge zur Kontrolle der Finanzen, Lager, Gehaltsabrechnungen, Marketing und Berichte. Dies ermöglicht Ihnen das Monitoring aller Ressourcen, sodass Sie in Zukunft Änderungen vornehmen, Kosten reduzieren und auf ein neues Level steigen können.

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