A medida que tu empresa crece, también lo harán los recursos financieros destinados al desarrollo de tu negocio. Sin embargo, a veces es necesario revisar todas las partidas de gastos para redistribuir los recursos según sea necesario. Para optimizar correctamente tus finanzas, es importante elegir las herramientas adecuadas y seguir un plan de acción paso a paso. Por ejemplo, puedes utilizar la aplicación web Gincore, que cuenta con funciones para contabilidad y optimización de todos los procesos de la empresa, incluidos los financieros.

Cómo redistribuir correctamente el presupuesto

Puedes seguir el siguiente plan para optimizar tus finanzas:

1. Identifica y registra todas las partidas de gastos. Luego, prioriza cada elemento, distinguiendo entre los principales y los secundarios.
2. Registra todos los gastos e ingresos. Para ello, en el sistema de contabilidad existe la sección de "Contabilidad". El seguimiento de los gastos y los ingresos te permitirá rastrear todas las operaciones financieras.
3. Realiza un análisis financiero cada mes, trimestre, semestre y año. Esto te ayudará a comprender qué gastos se pueden reducir y qué cambios hacer en el futuro.
4. Revisa las partidas clave de gastos y recorta donde sea posible.
5. Registra regularmente todos los movimientos de dinero en la cuenta corporativa.
6. Realiza una conciliación de todos los indicadores cada mes.

Es fundamental seguir de cerca la dinámica de los gastos y los ingresos para poder comparar la situación actual con la anterior. Luego, en base a estos números, se realiza la planificación y se ajusta la estrategia de desarrollo de la empresa.

Gestión financiera con el software Gincore

Para simplificar el trabajo, automatizar todos los procesos y redistribuir los recursos financieros, utiliza el software Gincore. En él, puedes configurar la contabilidad, los ingresos en las cajas registradoras y las transferencias de dinero a la cuenta corporativa. Con base en esta información, se generan informes. Al estudiar esta documentación, podrás entender qué partidas de gastos necesitas redistribuir, reducir o aumentar. La discrepancia entre los estados de cuenta y los informes contables es la principal causa del fracaso financiero de cualquier empresa.

Para evitar problemas con tu negocio, especialmente problemas presupuestarios y pérdidas, es necesario optimizar la estructura financiera. Utilizando Gincore, podrás controlar todo el flujo de efectivo. Con datos sobre todas las partidas de gastos, puedes comenzar a analizarlos para eliminar gastos innecesarios.

Optimización del marketing

Una parte bastante grande de los recursos financieros de la empresa se destina al marketing, pero estos gastos no siempre se recuperan debido a varios errores:

• Identificación incorrecta del público objetivo;
• Falta de clientes potenciales en el canal publicitario elegido;
• Texto de anuncio débil;
• Acción clave mal formulada;
• Lugar inadecuado para la publicidad.

Para reducir los gastos en marketing, es necesario estudiar a fondo los canales publicitarios y los mecanismos de su funcionamiento, así como identificar oportunidades y perspectivas. Es importante realizar un seguimiento de las campañas publicitarias y analizar los siguientes indicadores: la conversión de los canales publicitarios, el costo por cliente, el número de ventas por período y cuántas personas realizaron una compra repetida.

Al analizar estas cifras, podrás redistribuir los recursos financieros:

• Reducir los gastos de los canales publicitarios poco efectivos;
• Aumentar el presupuesto para la publicidad prometedora que puede generar más ingresos;
• Estimular las compras de clientes habituales de manera más económica que atraer nuevos clientes.

Al estudiar las estadísticas, presta atención a cuántas personas atraídas por la publicidad realizaron compras repetidas, convirtiéndose en clientes habituales. Es importante esforzarse por hacer que los productos y servicios sean interesantes y atractivos para los clientes que ya han trabajado contigo. En términos de gastos, esto será mucho más rentable que atraer a nuevas personas.

Gastos de alquiler de espacio

El alquiler de bienes raíces para oficinas, tiendas, centros de servicio, almacenes siempre es una gran partida de gastos que no se puede eliminar. Debes pagar el alquiler de los locales todos los meses, pero aquí puedes optimizar los costos de la siguiente manera:

• Negocia con el propietario de la propiedad, a veces revisando las condiciones de alquiler. Si has estado cooperando durante mucho tiempo, puedes explicar tu situación o problema para intentar encontrar un compromiso.
• Reduce la superficie alquilada. Puedes reducir el área en el local que ya estás utilizando, liberando parte de ella, o encontrar otro espacio con menos área. Haz reorganizaciones, optimiza el almacenamiento de productos y equipos de manera racional.
• Transfiere a algunos empleados al trabajo remoto. Para algunas personas, este formato de trabajo es más preferible y conveniente, por lo que puede haber voluntarios en tu equipo para trabajar de forma remota.
• Cambia la ubicación de la oficina, tienda, almacén. El alquiler en el centro de la ciudad siempre es más caro que en áreas remotas. Analiza el área de actividad, mira dónde están los puntos de los competidores, estudia dónde puedes encontrar clientes potenciales. Elige lugares con un gran flujo de personas, más cerca de las paradas de transporte público y también cerca de objetos con direcciones relacionadas. Por ejemplo, un centro de servicio para rellenar cartuchos puede ubicarse junto a una tienda de venta de equipos de computación y oficina, en centros de oficinas. En este lugar, el alquiler puede ser más barato pero más beneficioso para encontrar clientes.

Optimización de los salarios para los empleados

La optimización de los salarios no implica reducir el personal. Por el contrario, despedir empleados conduce a problemas, pérdidas y al retroceso de la empresa. Al hablar de la redistribución de los fondos salariales, es importante que los directivos y los especialistas en recursos humanos optimicen el enfoque de búsqueda y contratación de empleados, aumenten la motivación de los trabajadores e implementen un sistema de bonificaciones, lo que mejorará los resultados generales de ganancias.

Para optimizar los salarios, considere las siguientes recomendaciones:

• Externalización. Contratar empleados externos para proyectos o a largo plazo resulta más económico que contratar a un empleado de forma permanente. Esto puede incluir diseñadores, redactores, contadores, operadores de call center, ingenieros de reparación de equipos, entre otros.
• Motivación. Es mucho más efectivo establecer un salario que dependa de los resultados del trabajo, en lugar de las horas trabajadas. Cuando una persona entiende que no solo debe estar presente en el trabajo, sino que también debe trabajar productivamente, por lo que recibirá una recompensa financiera, la motivación de los subordinados aumenta. Como bonificaciones pueden ofrecerse incentivos por la venta de productos más caros, productos complementarios a la compra principal, un porcentaje de la transacción, alcanzar o superar los objetivos de ventas.

Cuando necesite contratar a un nuevo empleado en la empresa, no se apresure a publicar un anuncio de empleo y llevar a cabo entrevistas. Siempre es posible analizar el trabajo de su equipo, aumentar la motivación, mejorar las condiciones de pago de salarios. Si aún necesita un nuevo especialista, puede encontrarlo en términos de externalización, lo que será más rentable.

Reducción de los gastos en equipamiento

Al optimizar los gastos en equipamiento, la calidad de la tecnología no debe verse afectada. Es importante encontrar y adquirir equipamiento de calidad, no el más barato, ya que esto afectará la productividad y resultará en pérdidas. En este sentido, la economía más estricta no es lo más importante, sino la selección racional de equipos adecuados.

Ninguna empresa puede funcionar sin un buen equipamiento, por lo que para optimizar, puede utilizar los siguientes consejos:

• Compre equipamiento usado. El hecho de que la tecnología sea de segunda mano no significa que esté en mal estado. A menudo, monitores, laptops, impresoras, escáneres, unidades centrales, máquinas y otros equipos se venden para comprar modelos nuevos. A su vez, puede encontrar en el mercado equipos usados excelentes para su oficina a precios reducidos, lo que le permitirá ahorrar dinero.
• Venda los dispositivos que no utilice. Si ya no utiliza algún equipo, no tiene sentido que esté acumulando polvo en el almacén, en la tienda o en la oficina. Póngalos a la venta, ya que habrá personas interesadas en comprar lo que tiene. Podrá obtener ganancias por la venta de este equipamiento y destinar el dinero al desarrollo del negocio.

Modernización del almacén

Un almacén mal organizado puede ser la causa del deterioro del negocio. Esto puede estar relacionado con el hecho de que los almacenes están lejos de la empresa principal o en un lugar incómodo. También pueden surgir problemas con el sistema de almacenamiento de piezas, productos y equipos, lo que dificulta la búsqueda de artículos, resulta en faltantes y excesos de productos.

Para resolver todos los problemas en el almacén, puede:

• Aumentar el volumen de rotación de productos;
• Encontrar nuevas ubicaciones para vender productos;
• Realizar ventas y promociones para los productos que llevan mucho tiempo en el almacén;
• Eliminar productos que no tienen demanda;
• Reorganizar el almacén;
• Aplicar un sistema de almacenamiento de productos con dirección;
• Colocar una etiqueta con un número de serie en cada artículo, y mediante la exploración, cada posición será fácil de encontrar en el programa de contabilidad;
• Para algunos productos, introduzca entregas directas desde el fabricante a los clientes, y si es posible, cambie completamente su negocio a este modelo: dropshipping.

Puede encontrar otras formas de reducir el espacio de almacenamiento, mejorar el sistema de almacenamiento de productos y, si es necesario, deshacerse de él, reduciendo los costos.

Es perfectamente posible realizar la optimización y redistribución de los fondos en cualquier empresa. Para ello, es importante elegir un plan, analizar todas las partidas de gastos y decidir cómo reducirlos. No solo para el seguimiento, sino también para la optimización, puede utilizar el software Gincore. Este programa tiene todas las herramientas para controlar las finanzas, los almacenes, el cálculo de salarios, el marketing, los informes. Esto le permitirá monitorear todos los recursos para realizar cambios en el futuro, reducir los gastos y alcanzar un nuevo nivel.

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