Die Idee für die Arbeit eines Servicecenters und einer Werkstatt zu entwickeln, ist einfach. Es ist jedoch viel schwieriger, die Arbeit so zu durchdenken und zu organisieren, dass das Geschäft bereits in den ersten Monaten wächst und ein stabiles Einkommen erzielt wird. Besonders schwierig ist es zu Beginn, wenn es noch keine Aufträge gibt und die Suche nach Kunden sowie die Promotion der Dienstleistungen des Servicecenters im Vordergrund stehen. Im weiteren Verlauf, wenn die Anzahl der Aufträge steigt, kann die Ausführungsqualität leiden, es kann zu Verzögerungen bei Aufträgen kommen, da die Mitarbeiter oft nicht mit dem steigenden Arbeitspensum Schritt halten können.

Um die häufigsten Fehler zu vermeiden und die Arbeit zu kontrollieren, können Unternehmensleiter spezielle Software für das Servicecenter verwenden. Solche Programme bieten umfassende Möglichkeiten für alle Arten der Buchführung, Auftragserfassung und Automatisierung von Arbeitsprozessen.

Erste Schritte zur Unternehmensorganisation

Zunächst muss man sich mit der Nische seines Unternehmens auseinandersetzen. Wenn es sich um ein Servicecenter oder eine Werkstatt handelt, ist es wichtig zu entscheiden, welche Arten von Geräten und von welchen Herstellern gewartet werden sollen, welche Dienstleistungen angeboten werden, welche Arten von Arbeiten durchgeführt werden und wer die Zielgruppe sein wird. Die Anzahl der ersten Aufträge hängt von der Qualität der Werbung und Promotion ab, während die späteren Erfolge von der Qualität der Arbeit Ihrer Techniker im Servicecenter abhängen.

Besonderes Augenmerk sollte auf die Rekrutierung von Technikern für das Unternehmen gelegt werden. Es ist notwendig, die Fähigkeiten, Fertigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen der zukünftigen Mitarbeiter zu überprüfen. Sie sollten in der Lage sein, die folgenden Aufgaben zu erfüllen:

• die Diagnose von Geräten korrekt durchzuführen;
• die Ursache des Geräteausfalls zu ermitteln;
• den erforderlichen Reparaturumfang festzustellen;
• die passenden Ersatzteile auszuwählen;
• alle Arten von Reparaturen durchzuführen;
• kundenfreundlich zu agieren;
• Aufträge zu verwalten;
• ergebnisorientiert zu arbeiten;
• das Unternehmensimage aufrechtzuerhalten.

Beim Eröffnen eines neuen Servicecenters ist es nicht immer möglich, erfahrene Techniker zu finden. In diesem Fall können mehrere Fachkräfte eingestellt und Anfängern eine Chance gegeben werden. Indem erfahrene Techniker Paare bilden, können sie den Neulingen helfen, ihre Qualifikationen zu verbessern, und gemeinsam sind sie in der Lage, Reparaturen aller Schwierigkeitsgrade und an verschiedenen Geräten durchzuführen.

In der Anfangsphase der Organisation der Werkstatt ist es wichtig, sich für ein Basisbuchhaltungsprogramm zu entscheiden. Wenn zunächst mit normalen Dateien auf dem Computer, Tablet oder Smartphone gearbeitet wird, wird dieses System später sehr unpraktisch. Es ist besser, von Anfang an Software für das Servicecenter zu nutzen. Für die ersten Aufträge kann ein Standardformular für Quittungen verwendet werden, in dem die wichtigsten Daten angegeben sind:

• Name und Nachname des Kunden;
• Datum des Auftragseingangs;
• Telefon, E-Mail;
• Hersteller und Modell des Geräts;
• Schaden, der behoben werden muss;
• Auftragsnummer.

Später müssen Sie, neben den Daten über Kunden und Aufträge, auch Buchhaltungs- und Finanzfragen bearbeiten, das Lager verwalten, die Arbeit des gesamten Teams überwachen, mit Lieferanten kommunizieren und die Logistik organisieren. Dazu benötigen Sie ein Programm für Servicezentren und Reparaturwerkstätten.

Informationsbeschaffung

Eine wichtige Operation in der Arbeit eines jeden Servicecenters ist die Informationsbeschaffung. Manchmal kommen in die Werkstatt wenig verbreitete Geräte, mit deren Reparatur die Techniker selten konfrontiert werden. In diesem Fall ist es wichtig, Informationen im Internet zu suchen, Schaltpläne zu finden und sich mit den Besonderheiten der Geräte vertraut zu machen.

Die gesammelten Informationen über ein neues oder seltenes Gerät können gespeichert werden. Sie können alle Daten in das Arbeitsprogramm für die Buchhaltung in der Werkstatt eingeben. Wenn Sie erneut mit einem solchen Gerät zu tun haben, haben Sie alle nötigen Informationen und Reparaturanleitungen zur Hand.

Ausrüstung für die Werkstatt

Es ist wichtig, qualitativ hochwertige Ausrüstung für das Servicecenter zu kaufen. Es ist nicht notwendig, sofort teure Werkzeuge zu erwerben, solange Ihr Geschäft noch nicht etabliert ist. Zunächst können Sie mit grundlegender Ausrüstung auskommen und nicht das gesamte Budget dafür ausgeben. Außerdem müssen die Techniker die Werkzeuge beherrschen, die Bedienungsanleitungen studieren und einen Aktionsplan entwickeln.

Mit der steigenden Anzahl von Aufträgen, dem Auftauchen neuer Modelle und den zunehmenden Schwierigkeiten in der Arbeit können Sie nach und nach Werkzeuge für Reparaturen nachkaufen. Es ist wichtig, mit Ihren Mitarbeitern zu sprechen und herauszufinden, welche Aufträge am häufigsten vorkommen, welche Geräte sie verwenden und welche Zusatzgeräte in Zukunft benötigt werden. Sie können einen Plan erstellen, die Finanzen verteilen und künftige Werkzeugkäufe planen, falls Bedarf besteht. Es ist wichtig, Investitionen in die Produktion richtig zu tätigen und nur das Notwendigste für die Werkstatt zu kaufen.

Räumlichkeiten für das Servicecenter

Es ist entscheidend, einen geeigneten Standort für das Servicecenter auszuwählen. Es sollte sich in einem Gebiet mit hohem Fußgängerverkehr befinden. Die Werbeschilder des Unternehmens müssen die Aufmerksamkeit potenzieller Kunden auf sich ziehen. Natürlich werden einige Kunden zunächst anrufen, um eine Beratung zu erhalten, bevor sie die Werkstatt aufsuchen; daher ist es wichtig, einen Ort zu finden, der leicht zu erreichen ist.

Die Größe des Servicecenters hängt von der Anzahl der Techniker, den Abmessungen der Geräte und der Ausrüstung ab. Darüber hinaus sollten Sie die Anzahl der Aufträge berücksichtigen, da ausreichend Platz für das Lager benötigt wird. Neben den reparierten Geräten werden auch Ersatzteile und Artikel zum Verkauf gelagert, falls dies geplant ist.

Empfehlungen von Experten zur Raumaufteilung:

• 20 qm für den Auftragseingang;
• jeweils 10 qm für jeden Techniker.

Wie man im Servicecenter Buch führt

Die Buchführung im Servicecenter ist ein unverzichtbarer Bestandteil der Arbeit eines jeden Unternehmens. Ihr Servicecenter wird regelmäßig immer mehr Aufträge erhalten. Um zu vermeiden, dass die Situation außer Kontrolle gerät, hilft Ihnen ein Programm zur Kunden- und Auftragsverwaltung für die Werkstatt. Diese Software ermöglicht es Ihnen, die Haupttätigkeiten effektiv auszuführen:

• Überwachung des Lagerbestands;
• Buchhaltung für Ersatzteile;
• Erinnerung an Fristen für Aufträge, um verspätete Lieferungen zu vermeiden;
• Alle Artikel werden an einem Ort verwaltet;
• Jeder Artikel kann innerhalb weniger Sekunden gefunden werden;
• Qualität der Reparaturen aufrechterhalten;
• Neue Kunden gewinnen;
• Alle Prozesse automatisieren;
• Die Servicequalität verbessern.

Das Buchhaltungsprogramm für die Werkstatt wird helfen, die Effizienz der Arbeit zu steigern und zahlreiche Probleme zu vermeiden. Es ist wichtig, die Mitarbeiter daran zu gewöhnen, regelmäßig mit dem Programm zu arbeiten, Daten einzugeben und Berichte zu erstellen. Dies wird es Ihrem Unternehmen ermöglichen, sich in die gewünschte Richtung zu entwickeln.

Das Programm für das Servicecenter führt alle Arten der Buchführung durch:

• finanzielle Buchführung;
• Buchhaltung;
• Aufträge;
• Management;
• Kunden;
• Lager.

Kundenbuchhaltung

Zu Beginn der Tätigkeit der Werkstatt wird es eine geringe Anzahl von Kunden geben, aber mit der Zeit wird diese Zahl steigen. Um nicht jedes Mal die Informationen über Stammkunden neu eingeben zu müssen, speichert das Buchhaltungsprogramm des Servicecenters diese Informationen. Es ist mit der Telefonie integriert, sodass Sie schnell mit den Kunden in Kontakt treten können. Die Anbindung an Google Analytics ermöglicht es, die Kanäle zu verfolgen, über die die Kunden kommen. In der Kundenkarte werden nicht nur die Daten des Kunden erfasst, sondern auch alle Aufträge, sodass alle Informationen an einem Ort sind.

Auftragsbuchhaltung

Das Buchhaltungsprogramm für das Servicecenter ermöglicht es, Aufträge nach Prioritäten zu sortieren. Das hilft bei der richtigen Zeitplanung. Wenn ein neuer Auftrag eingeht, werden die Informationen über das Gerät, das Modell, Kommentare und Anmerkungen zur Reparatur sowie das Datum der Annahme und die Fristen für die Ausführung des Auftrags in das Formular eingetragen.

Lagerbuchhaltung

Viele Servicecenter besitzen ein Lager, in dem Aufträge und Waren aufbewahrt werden. Damit die Lager ordnungsgemäß funktionieren, benötigen Sie ebenfalls ein Buchhaltungsprogramm für das Servicecenter. Die Software überwacht den Lagerbestand. Während der Inventur erstellt das System Berichte über alle Fehlbestände und Überschüsse. Jetzt wird die Überprüfung des Vorhandenseins von Geräten einfach und schnell vonstattengehen.

Buchhaltung und Finanzmanagement

Je mehr Aufträge im Servicecenter bearbeitet werden, desto mehr finanzielle Transaktionen finden statt. Es ist sehr wichtig, Gewinne und Ausgaben zu kontrollieren. Alle Transaktionen sollten im Buchhaltungsbericht festgehalten werden, wobei ein Buchhaltungsprogramm für die Werkstatt und das Servicecenter nützlich sein wird. Es führt nicht nur die Buchhaltung aller Vorgänge, sondern bietet auch die folgenden Funktionen:

• Automatische Bestellung von Waren im Lager;
• Rechnungszahlungen;
• Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter;
• Transaktionsüberwachung.

Ein Geschäft im Bereich der Geräte­reparatur zu eröffnen, ist nicht schwierig; viel schwerer ist es, die Arbeit richtig zu organisieren. Mit der Entwicklung des Unternehmens können zahlreiche Probleme auftreten, aber die meisten davon können Sie mit Hilfe von Software für Servicecenter und Reparaturwerkstätten lösen. Sie automatisiert den gesamten Prozess, überwacht die Bearbeitung von Aufträgen und die Qualität der Arbeit der Techniker. So haben Sie Zeit, Strategien zu entwickeln, zu analysieren, zu planen und andere wichtige Aufgaben zu übernehmen.

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