Desarrollar la idea de un centro de servicios y taller es simple. Sin embargo, pensar y organizar el trabajo de manera que el negocio se desarrolle y genere ingresos estables desde los primeros meses es mucho más complicado. Es especialmente difícil trabajar al principio, cuando aún no hay pedidos, se están buscando clientes y promocionando los servicios del centro de servicio. Más adelante, durante la etapa de crecimiento con un aumento en el número de pedidos, la eficiencia puede sufrir, surgen retrasos en los pedidos, ya que los empleados no siempre pueden hacer frente al aumento de la carga de trabajo.

Para evitar los errores más comunes y controlar el trabajo, los gerentes empresariales pueden utilizar software especializado para el centro de servicios. Este tipo de programa ofrece amplias capacidades de seguimiento, gestión de pedidos y automatización de procesos laborales.

Los primeros pasos en la organización del negocio

Para empezar, es necesario definir la especialización de su negocio. Si se trata de un centro de servicios o taller, es importante decidir qué tipos de equipos y de qué fabricantes serán atendidos, qué servicios se ofrecerán, qué tipos de trabajos se realizarán y quién será el público objetivo. El número de pedidos iniciales dependerá de la calidad de la publicidad y promoción, y los éxitos posteriores dependerán de la calidad del trabajo de los maestros de su centro de servicio.

Se debe prestar especial atención a la contratación de maestros para trabajar en la empresa. Es necesario evaluar las habilidades, conocimientos, experiencia y habilidades de los futuros empleados. Deben ser capaces de realizar las siguientes tareas:

• realizar diagnósticos correctos de los equipos;
• identificar la causa de las averías de los dispositivos;
• determinar qué tipo de reparación se necesita;
• seleccionar repuestos;
• realizar todos los tipos de reparaciones;
• atender amablemente a los clientes;
• llevar un registro de los pedidos;
• trabajar orientados a resultados;
• mantener la imagen de la empresa.

Al abrir un nuevo centro de servicio, no siempre es posible encontrar maestros experimentados. En este caso, puede contratar a varios profesionales y darles una oportunidad a principiantes. Colocándolos en parejas, los maestros ayudarán a los novatos a mejorar sus habilidades, y juntos podrán realizar reparaciones de cualquier nivel de dificultad y en diversos dispositivos.

En la etapa inicial de la organización del trabajo del taller, es importante decidir sobre un software básico de gestión. Si al principio se lleva la contabilidad en archivos normales en la computadora, en una tableta o en un teléfono inteligente, este sistema será muy incómodo a largo plazo. Es mejor utilizar software para centros de servicios desde el principio. Para los primeros pedidos, puede usar un formulario estándar para el recibo, indicando los datos principales:

• nombre y apellido del cliente;
• fecha de recepción del pedido;
• teléfono, correo electrónico;
• fabricante y modelo del dispositivo;
• daño que necesita ser reparado;
• número de orden.

En el futuro, además de los datos sobre clientes y pedidos, necesitará ocuparse de cuestiones contables, financieras, gestionar el inventario, supervisar el trabajo de todo el equipo, comunicarse con proveedores, organizar la logística. Para ello, necesitará un programa para centros de servicios y talleres de reparación.

Búsqueda de información

En el trabajo de cualquier centro de servicios, la búsqueda de información es una operación importante. A veces llegan dispositivos poco comunes al taller, cuya reparación rara vez enfrentan los especialistas. En este caso, es importante buscar información en línea, encontrar diagramas y familiarizarse con las características técnicas.

Luego, toda la información sobre un dispositivo nuevo o poco común se puede guardar. Puede ingresar todos los datos en el programa de gestión del taller. Cuando vuelva a encontrarse con este tipo de equipo, tendrá información y un algoritmo de reparación a mano.

Equipamiento para el taller

Para un centro de servicios, es importante comprar equipo de calidad. No es necesario comprar herramientas costosas de inmediato, mientras su negocio aún no esté establecido. Al principio, puede comenzar con equipo básico y no gastar todos sus recursos en ello. Además, los maestros necesitan aprender a usarlo, estudiar las instrucciones y desarrollar un plan de acción.

A medida que aumente el número de pedidos, aparezcan nuevos modelos y surjan dificultades en el trabajo, puede ir comprando gradualmente herramientas para la reparación. Es importante hablar con sus subordinados y averiguar qué pedidos se encuentran con más frecuencia, qué equipos utilizan y qué equipos necesitarán comprar en el futuro. Puede elaborar un cronograma, distribuir los fondos y planificar futuras compras de herramientas, si es necesario. Es importante invertir adecuadamente en la producción y comprar solo lo necesario para el taller de reparación.

Localización para el centro de servicio

Es crucial seleccionar un lugar apropiado para el centro de servicio. Debe estar ubicado en una zona con un gran flujo de personas. Los letreros de la empresa deben llamar la atención de los futuros clientes. Por supuesto, algunas personas primero llamarán por teléfono para obtener asesoramiento. Después de eso, vendrán al taller, por lo que es importante encontrar un lugar de fácil acceso.

En cuanto al tamaño del centro de servicio, depende del número de técnicos, del tamaño de los equipos y del mobiliario. También es necesario estimar el número de pedidos, ya que se necesita suficiente espacio de almacenamiento. Además de los equipos en reparación, se almacenarán repuestos y productos para la venta, si está planeado.

Las recomendaciones de los especialistas para la distribución del espacio son:

• 20 metros cuadrados para el punto de recepción de pedidos;
• 10 metros cuadrados para cada técnico.

Cómo llevar el registro en el centro de servicio

La gestión en el centro de servicio es una parte integral de cualquier empresa. Con el tiempo, su centro de servicio recibirá cada vez más pedidos. Para evitar que la situación se salga de control, un programa de gestión de clientes y pedidos para el taller le será útil. Este software le permitirá realizar eficazmente las siguientes tareas:

• Controlar los niveles de inventario;
• Registrar piezas para reparación;
• Recordar las fechas límite de los pedidos, lo que ayuda a evitar retrasos;
• Tener todos los productos en un solo lugar;
• Encontrar cualquier elemento en cuestión de segundos;
• Mantener la calidad de la reparación;
• Atraer nuevos clientes;
• Automatizar todos los procesos;
• Mejorar la eficiencia del servicio.

El software de gestión para el taller aumentará la eficacia del trabajo y lo liberará de muchos problemas. Es importante acostumbrar a sus subordinados a utilizar regularmente el programa, ingresar datos y completar informes. Esto permitirá que su negocio se desarrolle en la dirección correcta.

El programa para trabajar en el centro de servicio realiza todos los tipos de seguimiento:

• Financiero;
• Contable;
• De pedidos;
• De gestión;
• De clientes;
• De almacén.

Seguimiento de clientes

Al principio, su taller tendrá un pequeño número de clientes, pero con el tiempo, este número crecerá. Para no tener que ingresar la información de los clientes habituales cada vez, el software de seguimiento del centro de servicio lo conserva. Se integra con la telefonía, por lo que puede comunicarse rápidamente con los clientes. La integración con Google Analytics le permite rastrear las fuentes de sus clientes. Además de los datos del cliente, la tarjeta del cliente registra todos los pedidos, por lo que toda la información está en un solo lugar.

Seguimiento de pedidos

El programa de seguimiento para el centro de servicio le permite clasificar los pedidos por prioridad. Esto ayuda a administrar el tiempo correctamente. Cuando llega un nuevo pedido, se ingresa información sobre el dispositivo, su modelo, comentarios y notas sobre la reparación, la fecha de recepción y los plazos de entrega.

Inventario en el almacén

Muchos centros de servicio tienen un almacén donde se guardan pedidos y productos. Para que los almacenes funcionen correctamente, también necesitará un programa de seguimiento del centro de servicio. El software controla los niveles de inventario. Durante el inventario, el sistema prepara informes sobre todas las deficiencias y excedentes. Ahora verificar la disponibilidad de dispositivos será rápido y fácil.

Gestión contable y financiera

Cuanto más pedidos haya en el centro de servicio, más transacciones financieras habrá. Es crucial controlar los ingresos y gastos. Todas las transacciones deben registrarse en un informe contable, para lo cual será útil el programa de seguimiento en el taller del centro de servicio. No solo registra todas las operaciones, sino que también realiza las siguientes funciones:

• Compra automática de productos desde el almacén;
• Pago de facturas;
• Asignación de salarios a los empleados;
• Control de transacciones.

Abrir un negocio de reparación de equipos no es difícil, pero organizar su funcionamiento correctamente es más complicado. A medida que su empresa crezca, pueden surgir muchos problemas, pero la mayoría de ellos se pueden resolver con un programa para centros de servicio y talleres de reparación. Automatizará todo el proceso, supervisará el procesamiento de pedidos y la calidad del trabajo de los técnicos. Tendrá tiempo para desarrollar estrategias, análisis, planificación y otras tareas importantes.

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