Розробити ідею роботи сервісного центру і майстерні – просто. Продумати і організувати роботу так, щоб бізнес розвивався і приносив стабільний дохід вже в перші місяці – набагато складніше. Особливо важко працювати на самому початку, коли ще немає замовлень, йде пошук клієнтів і просування послуг СЦ. Далі на етапі розвитку з числом збільшення замовлень може страждати старанність, виникає прострочка замовлень, так як співробітники не завжди встигають впоратися зі зростаючою кількістю роботи.

Щоб уникнути найбільш частих помилок і контролювати роботу, керівники підприємств можуть використовувати спеціальний софт для сервісного центру. Така програма має широкі можливості всіх видів обліку, ведення замовлень, автоматизації робочих процесів.

Перші кроки організації бізнесу

Для початку потрібно визначитися з нішею вашого бізнесу. Якщо це буде сервісний центр або майстерня, то важливо вирішити, які види техніки і яких виробників вони будуть обслуговувати, які послуги надавати, які види робіт виконувати, хто буде цільовою аудиторією. Кількість перших замовлень буде залежати від якості реклами і просування, а подальші успіхи залежать від якості роботи майстрів вашого СЦ.

Особливу увагу варто приділити найму майстрів для роботи на підприємстві. Потрібно перевірити вміння, навички, знання, досвід майбутніх підлеглих. Вони повинні виконувати наступні роботи:

• правильно проводити діагностику техніки;
• визначати причину поломки пристроїв;
• встановлювати, який ремонт буде потрібно;
• підбирати запчастини;
• виконувати всі види ремонту;
• ввічливо обслуговувати клієнтів;
• вести облік замовлень;
• працювати на результат;
• підтримувати імідж компанії.

При відкритті нового сервісного центру не завжди вдається знайти досвідчених майстрів. В цьому випадку можна найняти кілька професіоналів і дати шанс початківцям фахівцям. Поставивши їх в пари, майстри допоможуть новачкам підвищити кваліфікацію, і разом вони зможуть виконувати ремонти будь-якого рівня складності і різних пристроїв.

На початковому етапі організації роботи майстерні важливо визначитися з базовою програмою обліку. Якщо спочатку вести справи в звичайних файлах на комп'ютері, на планшеті, в смартфоні, то в подальшому ця система стане дуже незручною. Краще з самого початку використовувати ПЗ для сервісного центру. Для перших замовлень можна брати стандартну форму для квитанції, вказавши основні дані:

• ім'я та прізвище клієнта;
• дата надходження замовлення;
• телефон, пошта;
• виробник і модель пристрою;
• пошкодження, яке потрібно виправити;
• серійний номер замовлення.

Надалі, крім даних по клієнтам і замовленнями, вам потрібно буде займатися бухгалтерськими, фінансовими питаннями, управляти роботою складу, контролювати роботу всього колективу, спілкуватися з постачальниками, організовувати логістику. Вам для цього знадобиться програма для сервісних центрів і ремонтних майстерень.

Пошук інформації

У роботі будь-якого СЦ важливою операцією є пошук інформації. Іноді в майстерню надходять непопулярні пристрою, з ремонтом яких фахівці рідко стикаються. У такому випадку важливо пошукати інформацію в інтернеті, знайти мікросхеми та ознайомитися з особливостями техніками.

Далі всю інформацію про новий або рідкісний пристрій можна зберегти. Ви можете всі дані внести в робочу програму для обліку в майстерні. Коли вам знову попадеться така техніка, у вас під рукою будуть відомості і алгоритм ремонту.

Обладнання для майстерні

Для сервісного центру важливо купити якісне обладнання. Не обов'язково відразу купувати дорогі інструменти, поки ваш бізнес ще не розкручений. Для початку можна обійтися базовим обладнанням і не витрачати на нього всі кошти. До того ж майстрам потрібно його освоїти, вивчити інструкції, розробити план дій.

У міру збільшення кількості замовлень, появи нових моделей і складнощів в роботі, можна поступово докуповувати інструменти для ремонту. Важливо поспілкуватися зі своїми підлеглими і з'ясувати, які замовлення зустрічаються найчастіше, яку техніку вони використовують, яке обладнання в подальшому потрібно придбати. Можна скласти графік, розподілити фінанси і запланувати майбутні покупки інструментів, якщо виникне така необхідність. Важливо правильно вкладати інвестиції у виробництво і купувати тільки найнеобхідніше для майстерні.

Приміщення для сервісного центру

Дуже важливо вибрати вдале місце для сервісного центру. Це повинна бути територія з великим потоком людей. Вивіски фірми повинні привертати увагу майбутніх клієнтів. Звичайно, деякі люди спочатку будуть телефонувати, щоб отримати консультацію. Після цього вони приїдуть в майстерню, тому потрібно знайти приміщення, куди буде легко дістатися.

Говорячи про розміри сервісного центру, то вони залежать від кількості майстрів, габаритів техніки і обладнання. Також потрібно передбачити кількість замовлень, адже необхідно достатньо багато місця для складу. Крім ремонтованої техніки, тут будуть зберігатися запчастини та товари на продаж, якщо це планується.

Рекомендації фахівців по розподілу простору:

• 20 кв. метрів для пункту прийому замовлень;
• по 10 кв. метрів для кожного майстра.

Як вести облік в сервісному центрі

Облік в СЦ – невід'ємна частина роботи будь-якого підприємства. У ваш СЦ регулярно надходитиме все більше і більше замовлень. Щоб ситуація не вийшла з-під контролю, вам допоможе програма обліку клієнтів і замовлень для майстерні. Такий софт дозволить добре виконувати основну роботу:

• контроль складських залишків;
• облік запчастин для ремонту;
• нагадування про терміни замовлень, що допоможе уникнути прострочення;
• весь перелік товарів буде в одному місці;
• будь-яке найменування можна буде знайти за кілька секунд;
• підтримання якості ремонту;
• залучення нових клієнтів;
• автоматизація всіх процесів;
• поліпшення роботи сервісу.

Програма обліку для майстерні допоможе збільшити ефективність роботи і позбавить вас від безлічі проблем. Важливо привчити підлеглих регулярно користуватися програмою, вносити дані, заповнювати звіти. Це дозволить розвиватися вашому бізнесу в потрібному напрямку.

Програма для роботи сервісного центру виконує всі види обліку:

• фінансів;
• бухгалтерії;
• замовлень;
• управління;
• клієнтів;
• склада.

Облік клієнтів

На початку роботи майстерні буде невелика кількість клієнтів, але з часом це число зросте. Щоб кожен раз заново не вносити інформацію про постійних клієнтів, її зберігає програма обліку сервісного центру. Вона інтегрується з телефонією, тому з клієнтами можна швидко зв'язуватися. Підключення до Google Analytics дозволяє відстежувати канали, за якими приходять клієнти. Також в картці клієнта фіксуються не тільки його дані, а й всі замовлення, тому всі відомості будуть в одному місці.

Облік замовлень

Програма обліку для сервісного центру дозволяє розділяти замовлення за пріоритетами. Це допомагає правильно розподілити час. Коли надходить нове замовлення, в форму вноситься інформація про пристрій, його модель, коментарі та нотатки з приводу ремонту, дата прийняття та терміни виконання роботи.

Облік на складі

Багато сервісні центри володіють складом, на якому зберігаються замовлення і товари. Щоб склади правильно функціонували, вам також знадобиться програма обліку сервісного центру. Софт здійснює контроль складських залишків. Під час інвентаризації система підготує звіти по всім нестачам і надлишкам. Тепер перевірка наявності техніки буде проходити просто і швидко.

Бухгалтерський і фінансовий облік

Чим більше в сервісному центрі буде замовлень, тим більше буде відбуватися фінансових операцій. Дуже важливо контролювати прибуток і витрати. Усі транзакції потрібно фіксувати в бухгалтерському звіті, для чого знадобиться програма обліку в майстерні і СЦ. Вона не тільки веде облік усіх операцій, але і виконує наступні функції:

• автоматична закупівля товарів зі складу;
• оплата рахунків;
• нарахування зарплат співробітникам;
• контроль угод.

Відкрити бізнес по ремонту техніки нескладно, важче правильно організувати його роботу. З розвитком підприємства може накопичитися багато проблем, але більшість з них ви зможете вирішити за допомогою програми для сервісних центрів і ремонтних майстерень. Вона автоматизує весь процес, проконтролює обробку замовлень і якість роботи майстрів. У вас з'явиться час для побудови стратегії, аналізу, планування та інших важливих завдань.

Cпробувати безкоштовно