Ein effektiver Manager muss komfortable Bedingungen für seine Mitarbeiter schaffen. Dazu gehört, sie mit allen notwendigen Ressourcen auszustatten und die Aufgaben richtig zu formulieren. Wenn dies im Büro geschieht, treten praktisch keine Probleme auf, aber wenn das Team auf Fernarbeit umschaltet, wird es viel schwieriger, die Situation zu kontrollieren. Ohne zusätzliche Hilfe und Ratschläge kommt man in dieser Angelegenheit nicht aus.

Sicherstellung regelmäßiger Kommunikation

Die Hauptaufgabe des Managers ist, regelmäßige interne Kommunikation mit den Mitarbeitern zu gewährleisten. Besprechen Sie unbedingt zu Beginn des Arbeitstags die geplanten Aufgaben, aktuellen Projekte und andere wichtige Fragen mit dem Team. Heute gibt es viele Möglichkeiten und Softwarelösungen dafür:

• Zoom. In den letzten Jahren ist dies die beliebteste Kommunikationsmethode für Arbeitnehmer und Bildungsmaßnahmen geworden. Vieles, was online verlagert werden kann, wird durch Zoom-Konferenzen übertragen. Hier finden Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern statt. Erstellen Sie dazu eine Veranstaltung, erhalten Sie den Link und senden Sie ihn per E-Mail oder in einem beliebigen Arbeitschat an Ihre Mitarbeiter;
• Slack. In diesem Messenger können mehrere Chats eingerichtet werden. Diese werden nach Projekten und Kanälen sortiert. Ein äußerst praktisches Tool für Unternehmen jeder Größe.

Damit die Mitarbeiter die Kontrolle des Managements spüren und vollständig in den Arbeitsprozess eingebunden werden, wie im Büro, diskutieren Sie gemeinsam alle Projekte, setzen Sie Ziele, fordern Sie die Mitarbeiter auf, Ideen zu entwickeln und sie mit dem Team zu teilen. Darüber hinaus sollten Sie auf Berichte achten: Lassen Sie sie offen, damit jeder Mitarbeiter sowohl seine Ergebnisse als auch die seiner Kollegen sehen kann. So wird niemand das Gefühl haben, dass im Homeoffice einige Mitarbeiter im normalen Modus arbeiten, während andere minimalen Aufwand betreiben.

Rationale Planung

Nicht jeder Mensch fühlt sich bei der Arbeit von zu Hause wohl. Es ist wichtig zu verstehen, dass es zunächst eine Anpassungsphase geben wird. Einige Ihrer Mitarbeiter werden sich sofort an die Fernarbeit gewöhnen und bereits am ersten oder zweiten Tag produktiv arbeiten, während andere 3-5 Tage benötigen, um sich einzufinden und in den Arbeitsrhythmus zu kommen. Der Manager muss jedem Mitarbeiter helfen, sich an die neuen Arbeitsbedingungen anzupassen.

Formulieren Sie anschließend Ihre Anforderungen, Ziele, Aufgaben und Fristen klar. Die Qualität der gestellten Aufgaben beeinflusst die Qualität der geleisteten Arbeit. Daher muss der Manager rational planen:

• die Essenz des Projekts klar darlegen;
• die Ziele nach Prioritäten anordnen;
• verantwortliche Personen für spezifische Aufgaben zuweisen;
• Deadlines im Verlauf der Arbeit anpassen;
• im Rahmen eines Projekts zwischen leichten und schwierigen Aufgaben abwechseln.

Wenn das Management die Aufgaben richtig plant und die optimale Zeit für deren Erledigung einplant, werden die Mitarbeiter einen normalen Rhythmus entwickeln und alle Aufgaben rechtzeitig abgeben, egal ob sie am Schreibtisch im Büro oder auf der Couch zu Hause mit dem Laptop arbeiten.

Zugang zu Informationen

Wenn vor einigen Jahren nur ein Teil der Unternehmen Cloud-Speicher für Informationen nutzte, ist es heutzutage unerlässlich, um bei Fernarbeit normal arbeiten zu können. Sie können jede Information speichern und übermitteln, Daten anpassen und die endgültige Version genehmigen. Dabei müssen Sie sich nicht persönlich treffen und können ohne Skype-Anrufe und Bildschirmfreigaben auskommen.

Die Nutzung von Cloud-Systemen für das Management:

• Echtzeit-Überprüfung von Berichten;
• Überwachung von Geschäftszahlen;
• Überprüfung der Aufgabenerfüllung durch die Mitarbeiter;
• Bestimmung der Produktivität der Angestellten.

Mit der Gincore-App erhalten Sie vollständige Funktionen für die Fernarbeit, einschließlich der oben genannten Möglichkeiten: von der Kontrolle kleiner Aufgaben bis zur Analyse der Geschäftszahlen des Unternehmens. Der Zugang zum System ist von überall auf der Welt möglich, wo es Internet gibt, und von jedem Gerät, sogar vom Smartphone.

Die Vorteile von Cloud-Software für die Mitarbeiter:

• schnelle Datenübertragung innerhalb der Abteilung und zwischen verschiedenen Unternehmensstrukturen;
• neue Aufgaben werden sofort angezeigt;
• Angabe von Deadlines für Aufgaben und Projekte;
• Erhalt wichtiger Informationen vom Management und von Kollegen;
• Automatisierung von Arbeitsprozessen (Auftragsbearbeitung, Kommunikation mit Kunden, Arbeit mit Waren/Dienstleistungen);
• Überprüfung von Statistiken;
• schnelle Suche nach benötigten Informationen;
• sichere Speicherung aller Daten auf einem geschützten Server;
• Zeitersparnis bei der Erledigung einzelner Aufgaben.

Ihre Mitarbeiter werden die Nutzung von Gincore als sehr angenehm empfinden. Diese Software bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, sodass sie auch von Nutzern mit wenig Erfahrung schnell erlernt werden kann. Die Software automatisiert tatsächlich alle Aufgaben und spart auch bei kleinen Aufgaben Zeit.

Wenn Sie auf Fernarbeit umschalten, müssen Sie unbedingt die interne Kommunikation sicherstellen, sich um die Planung kümmern und den Zugang zu Informationen gewährleisten. Cloud-CRM-Programme erleichtern das Leben für Sie und Ihre Mitarbeiter. Die beste Lösung auf dem Markt für IT-Produkte ist Gincore. Registrieren Sie sich jetzt und beginnen Sie, auch aus der Ferne effektiv zu arbeiten.

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