Um gestor eficaz deve criar condições confortáveis para os seus colaboradores. Para isso, é necessário fornecer todos os recursos e definir as tarefas corretamente. Quando isso acontece no escritório, praticamente não surgem problemas, mas quando a equipe passa a trabalhar remotamente, controlar a situação torna-se muito mais difícil. Sem ajuda ou orientações adicionais, você não conseguirá fazer isso sozinho.

Assegurar comunicação regular

A principal tarefa do gestor é garantir uma comunicação interna regular com os subordinados. É fundamental discutir com a equipe no início do dia de trabalho as tarefas planeadas, projetos em andamento e outras questões importantes. Atualmente, existem muitas oportunidades e softwares para isso:

• Zoom. Nos últimos anos, esta tem sido a forma mais popular de comunicação para trabalhadores e eventos educativos. Muitos dos que podem ser transferidos para o online são transmitidos através de conferências no Zoom. Aqui realizam-se reuniões com uma audiência de até 100 pessoas. Para isso, crie o evento, obtenha o link e envie-o aos seus colaboradores por e-mail ou em qualquer chat de trabalho;
• Slack. Neste mensageiro, é possível configurar vários chats. Eles são organizados por projetos e canais. Um instrumento muito conveniente para empresas de todos os níveis.

Para que os colaboradores sintam o controle da gestão e estejam completamente envolvidos no processo de trabalho, assim como no escritório, discuta todos os projetos em conjunto, estabeleça metas, incentive os funcionários a gerar ideias e compartilhá-las com a equipe. Além disso, cuide dos relatórios: assegure que sejam transparentes, para que cada colaborador veja tanto os seus resultados como os de seus colegas. Assim, ninguém terá a sensação de que, à distância, alguns trabalham normalmente, enquanto outros fazem o mínimo esforço.

Planeamento racional

Nem todas as pessoas se sentem confortáveis a trabalhar em casa. É importante entender que haverá um período de adaptação. Alguns dos seus subordinados irão habituar-se ao trabalho remoto imediatamente e tornar-se-ão produtivos no primeiro ou segundo dia, enquanto outros poderão precisar de 3 a 5 dias para se habituarem e se ajustarem ao ritmo de trabalho. O gestor deve ajudar cada colaborador a adaptar-se às novas condições de trabalho.

No futuro, formule claramente os pedidos, metas, tarefas e prazos. A qualidade das tarefas atribuídas afeta diretamente a qualidade do trabalho realizado. Para isso, o gestor deve planear a trabalho de forma racional:

• explicitar claramente a essência do projeto;
• priorizar os objetivos;
• designar responsáveis por tarefas específicas;
• ajustar os prazos à medida que o trabalho avança;
• alternar entre tarefas simples e complexas dentro de um mesmo projeto.

Se a gestão planejar corretamente as tarefas e alocar a quantidade ideal de tempo para a sua execução, os colaboradores estabelecerão um ritmo normal e conseguirão entregar todas as tarefas a tempo, seja trabalhando de um desktop no escritório ou de um sofá em casa com um laptop.

Acesso à informação

Se há alguns anos apenas uma parte das empresas usava armazenamento em nuvem para informações, agora, ao passar para o trabalho remoto, isso torna-se imprescindível para um trabalho normal. Você conseguirá armazenar e compartilhar qualquer informação, corrigir dados e aprovar a versão final. E para isso, não é necessário encontrar-se pessoalmente e pode-se evitar chamadas via Skype e demonstrações de tela.

O uso de sistemas em nuvem para gestão:

• visualização de relatórios em tempo real;
• controle de indicadores de negócios;
• verificação da execução de tarefas pelos colaboradores;
• determinação da produtividade dos funcionários.

Usando o programa Gincore, você obtém uma funcionalidade completa para o trabalho remoto, incluindo as capacidades mencionadas acima: desde o controle de pequenas tarefas até o estudo dos indicadores de negócios da empresa. O acesso ao sistema é possível a partir de qualquer lugar do mundo onde haja internet, e de qualquer dispositivo, até mesmo de um smartphone.

As vantagens dos softwares em nuvem para os colaboradores:

• transferência rápida de dados dentro do departamento e entre diferentes estruturas da empresa;
• as novas tarefas aparecem instantaneamente;
• indicação de prazos para tarefas e projetos;
• recebimento de informações importantes dos gestores e colegas;
• automação de processos de trabalho (processamento de pedidos, comunicação com clientes, gestão de produtos/serviços);
• verificação de estatísticas;
• busca rápida da informação necessária;
• armazenamento seguro de todos os dados em um servidor protegido;
• economia de tempo na execução de tarefas específicas.

Os seus colaboradores acharão conveniente utilizar o Gincore. Esta aplicação possui uma interface intuitiva, que pode ser compreendida até por utilizadores com pouca experiência. O software realmente automatiza todas as tarefas e economiza tempo, mesmo nas tarefas menores.

Ao transitar para o trabalho remoto, assegure-se de manter a comunicação interna, invista em planeamento e forneça acesso à informação. Tanto você como seus colaboradores beneficiarão dos programas CRM em nuvem. A melhor solução no mercado de produtos de TI é o Gincore. Registre-se agora e comece a trabalhar de forma eficaz, mesmo à distância.

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