Cualquier negocio se basa en componentes obligatorios que interactúan entre sí. Cuando el funcionamiento de uno de los elementos empeora, afecta negativamente al resultado general. Para que el negocio se desarrolle de manera estable, es importante controlar todos los procesos. Es necesario estudiar todos los procesos empresariales y desarrollar una estrategia que contribuya al crecimiento de todos los indicadores para un funcionamiento eficaz.

Definición de procesos empresariales

Los procesos empresariales (BP) son indicadores de crecimiento de cualquier empresa que se miden en unidades específicas. Su valor refleja una imagen real del funcionamiento de la empresa. Los procesos empresariales comunes son:

• número de solicitudes;
• llamadas entrantes de clientes;
• visitas a puntos de venta offline;
• ingresos de la empresa;
• clasificación de empleados;
• número de pedidos en línea.

Estos procesos son el resultado del cumplimiento de tareas establecidas para los empleados, que conducen al logro de los objetivos de la empresa. Entre todos los procesos empresariales, hay algunos que son únicos y otros que son constantes. Por ejemplo, las ventas de productos y los pedidos de servicios son constantes, mientras que el desarrollo y la promoción de un sitio web son únicos.

Clasificación de procesos empresariales

Todos los procesos empresariales se pueden dividir en tipos, pero la cantidad depende del alcance de la empresa. Por ejemplo, las grandes corporaciones utilizan 6 tipos de BP, mientras que para las medianas y pequeñas empresas serán suficientes 4. Veamos las cuatro categorías principales de procesos empresariales que son importantes para cualquier área de actividad:

• Grupo principal. En este grupo se utilizan BP para analizar la producción de bienes y la prestación de servicios. Esto incluye la cantidad de productos fabricados, reparaciones, diagnósticos, reemplazo de piezas, ventas.
• Grupo de apoyo. Estos procesos están relacionados con la provisión de recursos para el funcionamiento de la producción. Esto puede incluir la compra de equipos, materiales, adquisiciones de proveedores.
• Grupo de apoyo. Incluye procesos administrativos que proporcionan y regulan la actividad del personal. Esto incluye contabilidad de recursos humanos y contabilidad.
• Grupo de gestión. Los procesos de este tipo determinan los objetivos de la empresa y las áreas de trabajo. Los procesos principales de este tipo son el desarrollo de estrategias y la planificación.

Los procesos empresariales de las empresas se muestran mediante gráficos, y los datos se miden en valores cuantitativos y porcentajes. Sin embargo, los números no dirán nada si no se describen y analizan.

Los resultados de los BP dependen del algoritmo de ejecución de tareas. El proceso mismo se representa gráficamente. Cuando se muestra basado en una imagen real, no siempre parece una línea recta. Más bien, es una curva en la que se muestran resultados positivos y negativos, porque las empresas enfrentan problemas con el desempeño de los empleados, la ejecución de pedidos, la actividad de los clientes, las dificultades financieras y las crisis.

Cómo estudiar y trabajar con procesos empresariales

Para comprender cómo estudiar los procesos empresariales de una empresa, consideremos un ejemplo de trabajo en un centro de servicio. Supongamos que en su centro de servicios hay 5 empleados:

• gerente;
• receptor;
• especialista en pequeñas reparaciones;
• ingeniero de trabajos complejos;
• mensajero.

La empresa tiene un problema: el procesamiento de pedidos es muy lento, lo que impide al servicio aceptar más pedidos y crecer. La principal razón de esto es que los procesos empresariales no están suficientemente descritos y analizados. Al describirlos, usted, como gerente, podrá comprender y afectar la dinámica de crecimiento:

• mejorar la calidad del procesamiento de pedidos;
• automatizar el trabajo de cada subordinado;
• establecer estándares para cada tarea;
• reducir la calidad de los errores;
• controlar los plazos de entrega de los pedidos;
• realizar un monitoreo regular del trabajo;
• trabajar en los puntos débiles de la empresa;
• mejorar la productividad en general;
• atraer nuevos clientes.

Al analizar los BP, no solo debe identificar los problemas, sino también desarrollar una estrategia para mejorar la calidad del servicio y la eficiencia de su empresa.

A menudo, son los gerentes quienes se encargan de describir los BP, pero es mejor involucrar a todo el personal en este asunto, ya que sus subordinados se enfrentan directamente a algunas tareas y tienen más experiencia práctica. Le ayudarán a ver el panorama completo. Además, sus empleados pueden tener ideas para mejorar el funcionamiento de la empresa. Para que el análisis sea productivo, siga un plan preparado de antemano para describir los BP.

Planificación de la descripción de los procesos empresariales

Ya has fijado fecha y hora para comenzar a describir los procesos empresariales de tu centro de servicios o empresa en otra área. A continuación, sigue estas instrucciones para analizar todos los procesos:

1. Realiza una reunión de trabajo, reuniendo a todos los subordinados que influyen en los procesos empresariales de la compañía. Realiza una lluvia de ideas, examinando cada proceso empresarial y escuchando la opinión de cada miembro del equipo.
2. Recopila datos sobre todas las herramientas de trabajo utilizadas en tu empresa: correo electrónico, telefonía, envío de mensajes de texto, programa CRM, mensajería, entre otros softwares.
3. Discute junto con los empleados el resultado deseado del trabajo del centro de servicios. Define cuál debe ser el resultado del equipo y la contribución personal de cada subordinado, así como cómo lograrlo.
4. Desarrolla una estrategia para alcanzar los objetivos previstos para la empresa. Divide la estrategia general en etapas y metas más pequeñas, y divide las metas en tareas. Asigna a cada empleado la responsabilidad de completar tareas específicas en plazos concretos.
5. Luego, identifica los procesos empresariales y describe cada criterio.

La implementación de tu plan estratégico debe tener plazos realistas. Indica tanto los plazos intermedios como la fecha de finalización del proyecto. Al analizar los procesos empresariales, es importante enfocarse en los aspectos principales y no prestar atención a los detalles menores. Difuminarse en los detalles puede hacer que no se alcancen los objetivos globales.

Ya en la etapa de descripción de los procesos empresariales, verás qué tan coordinado está trabajando tu equipo y qué tan bien está organizado. Aborda de inmediato la solución de los problemas de tu empresa. Controla constantemente la implementación de tu estrategia y realiza un monitoreo intermedio para rastrear la dinámica, ver si hay resultados en la etapa inicial y en el futuro. También podrás ajustar el plan si surgen problemas o si algo no se logra implementar.

Optimización de los procesos empresariales

Después de analizar los procesos empresariales, verás que algunos procesos y tareas consumen mucho tiempo. Por ejemplo, debido a la lenta ejecución de tareas por parte de un empleado, se retrasa el trabajo de otro, lo que lleva a retrasos en los pedidos. Para ahorrar tiempo, puedes automatizar tu centro de servicios. Para ello, utiliza el programa basado en navegador Gincore. Controla muchos procesos y las tareas se realizan automáticamente, lo que acelera el tiempo de atención de los pedidos.

El software Gincore te ayudará a optimizar tu negocio:

• permite reducir los costos;
• ayuda a mejorar la calidad del servicio;
• ahorra tiempo;
• amplía la base de clientes;
• incrementa los indicadores de los procesos empresariales.

Gincore para trabajar con procesos empresariales

Muchos propietarios de centros de servicios, talleres, tiendas, salones de belleza, clínicas dentales, servicios de alquiler ya están utilizando el programa Gincore. Este software permite automatizar cualquier negocio y mejorar el servicio para tus clientes. Aquí solo hay algunas de las principales opciones:

• gestión de pedidos;
• base de datos de clientes;
• contabilidad completa;
• gestión de documentos;
• todo tipo de informes;
• control financiero;
• asignación de tareas a los empleados;
• registro de retrasos de subordinados;
• estadísticas y análisis;
• integración con telefonía;
• listas de productos y categorías;
• gestión de inventario;
• control de plazos de pedidos;
• análisis de procesos empresariales.

Esta lista no incluye todas las opciones del programa Gincore. Regístrate en el sitio web, introduce los datos de tu empresa y simplifica las tareas diarias de tu servicio. En tu perfil, verás todos los datos y podrás gestionar los pedidos fácilmente, controlar el trabajo y configurar el nivel de acceso a los datos de cada empleado.

Muchos empresarios subestiman la importancia de describir los procesos empresariales. Con Gincore, verás los resultados de los procesos empresariales, todos los procesos, podrás influir en estos indicadores. Esto permitirá a tu empresa crecer, aumentar el número de clientes y pedidos, lo que tendrá un impacto positivo en tus ganancias.

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