Будь-який бізнес будується на обов'язкових компонентах, які взаємодіють між собою. Коли погіршується робота одного з елементів, це негативно впливає на загальний результат. Щоб бізнес стабільно розвивався, важливо контролювати всі процеси. Вам потрібно для ефективної роботи вивчити всі бізнес-процеси та побудувати стратегію, яка сприятиме зростанню всіх показників.

Визначення бізнес-процесів

Бізнес-процеси (БП) – це показники зростання будь-якої компанії, які вимірюються у певних одиницях. Їхнє значення відображає реальну картину роботи підприємства. Поширені бізнес-процеси:

• кількість заявок;
• вхідні дзвінки від клієнтів;
• відвідування офлайн точок;
• виручка компанії;
• рейтинг співробітників;
• кількість онлайн-замовлень.

Ці процеси є результатом виконання завдань, що ставляться перед працівниками, ведуть до реалізації цілей підприємства. Серед усіх бізнес-процесів зустрічаються унікальні та постійні. Наприклад, до постійних відносяться продажі товарів та замовлення послуг, а до унікальних – розробка та просування сайту.

Класифікація бізнес-процесів

Всі бізнес-процеси можна поділити на види, але їхня кількість залежить від масштабів підприємства. Так для великих корпорацій фахівці використовують БП 6 видів, а для середнього та дрібного бізнесу буде достатньо 4. Розглянемо основні чотири категорії бізнес-процесів, які важливі для будь-якої сфери діяльності:

• Основна група. У ній використовуються БП для аналізу виробництва товарів та надання послуг. Це кількість виробленої продукції, ремонт, діагностика, заміна деталей, продаж.
• Допоміжна група. Ці процеси пов'язані із забезпеченням виробництва ресурсами для роботи. Це може бути покупка обладнання, матеріалів, закупівлі товарів у постачальників.
• Забезпечуюча група. До неї відносяться адміністративні процеси, які забезпечують та регулюють діяльність персоналу. До цієї групи входить облік кадрів, бухгалтерії.
• Управлінська група. БП цієї категорії визначають цілі підприємства та напрямки роботи. Основні процеси цього виду – це розробка стратегії та планування.

Бізнес-процеси компаній показують за допомогою графіків, дані вимірюються у кількісних значеннях та відсотках. Однак цифри вам нічого не скажуть, якщо їх не описувати та не аналізувати.

Результати БП залежить від алгоритму виконання задач. Сам процес зображується графічно. Коли він відображається, спираючись на реальну картину, він завжди виглядає рівним відрізком. Швидше, це крива, в якій показані позитивні та негативні результати, тому що в компаніях бувають проблеми з старанністю співробітників, виконанням замовлень, активністю клієнтів, фінансовими труднощами, кризами.

Як вивчати та працювати з бізнес-процесами

Щоб зрозуміти, як вивчати бізнес-процеси компанії, розглянемо приклад сервісного центру. Уявимо, що у вашому СЦ є 5 співробітників:

• керівник;
• приймальник;
• спеціаліст з дрібних сервісних робіт;
• інженер складних робіт;
• кур'єр.

У компанії існує проблема – обробка замовлень відбувається дуже повільно, через що сервіс не може брати більше замовлень та рости. Основна причина цього полягає в тому, що недостатньо описані та проаналізовані бізнес-процеси. Описав їх, ви, як керівник, зможете зрозуміти та вплинути на динаміку зростання:

• підвищити якість обробки замовлень;
• автоматизувати роботу кожного підлеглого;
• виробити стандарти під кожне завдання;
• знизити якість похибок;
• контролювати терміни замовлень;
• регулярно проводити моніторинг роботи;
• попрацювати над слабкими місцями фірми;
• покращити продуктивність у цілому;
• залучити нових клієнтів.

Займаючись аналізом БП, вам потрібно не тільки визначити проблеми, але й розробити стратегію як підвищити якість сервісу та ефективність вашої компанії.

Описом БП найчастіше займаються керівники, але краще до цієї справи залучити весь персонал, оскільки ваші підлеглі безпосередньо стикаються з деякими завданнями і мають більший досвід. Вони допоможуть вам побачити картину повністю. Також у ваших працівників можуть виникати ідеї, як покращити роботу підприємства. Щоб аналіз пройшов продуктивно, слідуйте заздалегідь заготовленому плану опису БП.

План опису бізнес-процесів

Ви вже призначили дату та час, коли збираєтеся розпочати опис БП вашого сервісного центру або підприємства іншої сфери. Далі скористайтесь інструкцією, щоб проаналізувати всі процеси:

1. Проведіть робочу нараду, зібравши всіх підлеглих, які впливають на бізнес-процеси компанії. Влаштуйте мозковий штурм, вивчаючи кожний БП і вислуховуючи думку кожного члена команди.
2. Зберіть дані про всі робочі інструменти на вашому підприємстві: пошта, телефонний зв'язок, СМС-розсилки, CRM-програма, месенджери, інші софти.
3. Обговоріть разом із співробітниками, до якого результату необхідно вивести роботу сервісного центру. Який має бути командний результат та персональний внесок кожного підлеглого, а також як цього досягти?
4. Побудуйте стратегію, як прийти до запланованих результатів компанії. Загальну стратегію розбити на етапи та дрібні цілі, а цілі розбити на завдання. За кожним співробітником закріпити виконання тих чи інших завдань у конкретний термін.
5. Після цього визначтеся з бізнес-процесами та опишіть кожен критерій.

У реалізації вашого стратегічного плану мають бути реальні терміни. Напишіть як проміжні терміни, так і вкажіть дату кінцевого результату. Аналізуючи БП, важливо опрацювати основні моменти, на дрібниці не звертайте увагу. Розпорошуючись, можна так і не досягти глобальних цілей.

Вже на етапі опису БП ви побачите, наскільки злагоджено працює ваш колектив, наскільки добре він організований. Негайно розпочинайте вирішення проблем вашої фірми. Постійно контролюйте реалізацію вашої стратегії та проводьте проміжний моніторинг, щоб відстежувати динаміку, подивитися, чи є результати на початковому етапі та надалі. Також ви зможете коригувати план, якщо виникають проблеми, або щось не вдається втілити.

Оптимізація бізнес-процесів

Після аналізу БП, ви побачите, що деякі процеси та завдання займають багато часу. Наприклад, через повільне виконання завдань одним співробітником, затримується робота іншого, прострочуються замовлення. Щоб заощадити час, ви можете здійснити автоматизацію вашого сервісного центру. Для цього ви скористайтесь браузерною програмою Gincore. Вона контролює багато процесів, завдання виконуються автоматично, що прискорює час обслуговування замовлень.

Софт Джинкор допоможе провести оптимізацію вашого бізнесу:

• дозволить знизити витрати;
• допоможе підвищити якість сервісу;
• заощадить час;
• збільшить базу ваших клієнтів;
• збільшить показники БП.

Gincore для роботи з бізнес-процесами

Багато власників сервісних центрів, майстерень, магазинів, салонів краси, стоматологій, служб прокату вже користуються програмою Gincore. Це ПЗ дозволяє автоматизувати бізнес будь-якої сфери та покращити сервіс для ваших клієнтів. Ось лише кілька основних опцій:

• облік замовлень;
• база даних клієнтів;
• повноцінна бухгалтерія;
• ведення документообігу;
• всі види звітів;
• контроль фінансів;
• постановка завдань працівникам;
• журнал запізнень підлеглих;
• статистика та аналітика;
• інтеграція з телефонією;
• списки товарів та категорій;
• складський облік;
• контроль термінів замовлень;
• аналіз бізнес-процесів.

Це далеко не повний список опцій програми Джинкор. Зареєструйтесь на сайті, внесіть дані своєї компанії та спростіть повсякденні завдання вашого сервісу. У вашому профілі ви бачитимете всі дані, легко зможете керувати замовленнями, контролювати роботу, а також налаштуєте необхідний рівень доступу до даних кожного співробітника.

Багато бізнесменів недооцінюють важливість опису бізнес-процесів. За допомогою Gincore ви бачитимете результати БП, всі процеси, зможете впливати на ці показники. Надалі це дозволить вашій компанії зростати, збільшити кількість клієнтів та замовлень, що позитивно позначиться на вашому прибутку.

Спробувати безкоштовно