Choisir un logiciel de gestion pour un centre de service.

Chaque propriétaire d'un centre de service, même d'un petit atelier, se heurte tôt ou tard à la problématique du choix d'un logiciel adapté à son activité.    En effet, la croissance de l'entreprise et même la simple gestion d'une structure ne peuvent se faire sans un environnement informatique, qui joue non seulement le rôle d'une base de données mais aussi simplifie et automatise les processus métier de l'atelier.  

Aujourd'hui, il existe un large éventail de solutions logicielles pour la gestion dans un centre de service et, bien sûr, en l'absence d'expertise en automatisation du secteur de la réparation, il est très difficile pour un entrepreneur débutant de faire le bon choix.   L'objectif de cet article est d'examiner objectivement et sans parti pris les options existantes et d'aider le lecteur à prendre une décision éclairée.

 Ainsi, tous les logiciels de gestion d'un atelier de réparation peuvent être classés en deux catégories :

• logiciels locaux (solutions en boîte) qui s'installent sur l’ordinateur de l'utilisateur ;
• programmes en ligne "cloud", appelés solutions SaaS.

La première catégorie - les programmes locaux, que l'utilisateur installe sur sa machine de travail, présente plusieurs inconvénients majeurs, ce qui les rend de moins en moins populaires parmi les entrepreneurs.

Inconvénients des logiciels en boîte pour la gestion dans un centre de service :

• L'installation d'un programme en boîte sur l'ordinateur de travail d'un employé ou sur son propre serveur, ainsi que la configuration de l'accès à distance au serveur local via une passerelle, est une tâche coûteuse et complexe, qui n'est pas à la portée de tous les entrepreneurs. Souvent, il est nécessaire de rechercher et de faire appel à un administrateur système pour la configuration initiale ainsi que pour le maintien de la fonctionnalité du système.   Contrairement à des solutions cloud (SaaS), où il suffit d'accéder au site web et de saisir un identifiant et un mot de passe pour commencer à travailler. La disponibilité et l'accès continu au service cloud sont garantis par des spécialistes de l'entreprise développeuse.
• Pour ajouter un nouvel utilisateur dans un logiciel local, il faut également consacrer beaucoup de temps ou faire appel à un spécialiste pour la configuration. En cas de panne de l'ordinateur d'un employé, il faudra installer et configurer le logiciel ou le client avec accès au serveur sur une nouvelle machine.  Dans un programme en cloud, votre employé peut se connecter au système depuis n'importe quel appareil disposant d'un navigateur, il suffit de saisir l'adresse du système dans la barre de navigation et d'entrer le couple identifiant/mot de passe.
• La question de la sécurité est également importante. Lorsqu'un système de gestion est installé localement, toutes vos bases de données se trouvent sur votre ordinateur de travail ou sur votre serveur. Par conséquent, les employés des autorités fiscales, de la sécurité ou tout autre malfaiteur peuvent accéder librement à vos données. Sans parler des risques liés à la panne d'un disque dur.    En revanche, les bases de données des systèmes cloud sont généralement hébergées sur des serveurs étrangers et fonctionnent avec un système de sauvegarde automatique. Ainsi, ni les autorités judiciaires ni les situations d'urgence ne peuvent entraver le fonctionnement de votre centre de service.
• Un autre inconvénient des logiciels en boîte pour les centres de service est l'absence de support en ligne. En installant le logiciel sur votre ordinateur, vous vous retrouvez seul face à ce nouveau produit, et il est essentiel de se familiariser avec toutes les fonctionnalités par soi-même, même s'il existe de rares ressources de formation.   Un bon logiciel de gestion pour un centre de service est un système complexe et multifonctionnel comprenant plusieurs modules de gestion des stocks, de comptabilité, etc., qui soulèvera de nombreuses questions pendant son utilisation. L'avantage des programmes cloud est qu'ils offrent généralement un support en ligne 24/7 via un chat. Ainsi, à tout moment où quelque chose n'est pas clair, vous pouvez ouvrir une fenêtre de chat et poser votre question à un consultant, ce qui facilite considérablement l'utilisation du système.
• Une autre raison importante pour laquelle les programmes en boîte déclinent est la nécessité d'intégration avec diverses applications et services en ligne. Par exemple, Google Analytics, Yandex Metrics, Mailchimp, fournisseurs de SMS, sites web, etc. L'intégration des solutions en boîte avec divers services web est assez compliquée, contrairement aux systèmes de gestion cloud pour un centre de service, où tout peut être configuré en quelques clics.
• Enfin, la complexité de développement et de mise à jour des versions de programmes installés sur l'ordinateur de l'utilisateur constitue un dernier inconvénient majeur des logiciels en boîte. Si les nouvelles versions des logiciels cloud sortent au moins une fois par trimestre, les versions en boîte se mettent à jour au mieux une fois par an et encore avec beaucoup de difficulté. Pourquoi ? Car dans le cloud, sur les serveurs des développeurs, toutes les bases de données clients sont gérées par un seul script, qui peut être facilement mis à jour et dont de nouvelles fonctionnalités peuvent être ajoutées. Cela signifie qu'un seul script est mis à jour et des milliers d'utilisateurs utilisent la nouvelle version du logiciel. Avec la version en boîte, qui est installée sur des milliers de machines locales, avec des configurations et des spécificités variées, la tentative de mise à jour de centaines de scripts entraîne généralement de nombreux bugs qui doivent être corrigés manuellement ; en cas d'erreur, il n'est pas possible de revenir en arrière. Cela nécessite donc des tests très rigoureux avant chaque version et, bien entendu, des coûts énormes de maintenance.

C'est précisément pour ces raisons que tous les développeurs modernes se tournent vers le cloud, car en développant un produit logiciel en boîte, ils ne peuvent tout simplement pas rivaliser avec les solutions cloud.

Inconvénients des programmes cloud :

• L'inconvénient principal des programmes cloud est la présence de frais d'abonnement mensuels.  Si vous achetez une solution en boîte, vous payez le prix une seule fois (par exemple, 20 000 roubles), après quoi vous installez le logiciel sur votre ordinateur, le configurez vous-même et commencez à l'utiliser, sans coûts supplémentaires, sauf éventuellement pour des licences supplémentaires si vous avez de nouveaux employés.   Avec un produit cloud, c'est un peu différent : vous n'avez pas besoin de payer quoi que ce soit immédiatement, en général, le premier mois d'utilisation du logiciel est totalement gratuit. Il suffit de s'inscrire sur le site des développeurs pour bénéficier immédiatement d'un accès et commencer à travailler sans configuration préalable. Si vous avez des questions sur l'utilisation du logiciel, il y a une assistance en ligne disponible 24/7. L'entreprise développeur prend en charge toutes les obligations de formation, d'accompagnement, de maintenance du logiciel, ainsi que le développement de nouvelles fonctionnalités.  Cependant, pour tous ces services et commodités, vous devrez payer un petit abonnement mensuel d'environ 1000 à 2000 roubles.
• Un autre inconvénient (plus perçu qu'efficace) est que les spécialistes de l'entreprise développeur, qui assurent le support et la maintenance de votre base de données, peuvent avoir accès à des informations commerciales.  Bien sûr, si vous ne vous lancez pas dans le commerce d'armes ou de drogues, il n'y a pas lieu de s'inquiéter, car même avec une installation locale, vos employés et l'administrateur système ont accès à la base de données, rendant impossible d'éviter l'accès de tiers.

Comment choisir un programme cloud pour automatiser un centre de service ?

Pour la plupart des entrepreneurs, le choix en faveur des solutions SaaS cloud est évident, mais quel programme choisir pour un centre de service  ? Aujourd'hui, il existe environ cinq solutions cloud pour la gestion et l'automatisation des entreprises dans le secteur des services.

Je vous propose de vous pencher sur la solution logicielle la plus populaire, utilisée par des centaines de centres de service en Russie et à l'étranger. Il s'agit du Gincore, un complexe logiciel spécialisé qui contient tous les modules et fonctions nécessaires pour le fonctionnement d'un petit atelier comme d'un grand réseau de centres de service.

Vous pouvez consulter une présentation plus détaillée des fonctionnalités et possibilités du programme sur le chaîne YouTube des développeurs.

Essayez Gincore gratuitement