Вибираємо програму для обліку в сервісному центрі.

Кожен власник сервісного центру і навіть невеликої ремонтної майстерні рано чи пізно стикається з проблемою вибору програмного забезпечення для сервісного центру. Так як зростання бізнесу і навіть банальне управління підприємством неможливе без інформаційного середовища, що не тільки виконує роль бази даних, але і спрощує, автоматизує бізнес процеси майстерні.

На сьогоднішній день є величезний вибір різних програмних рішень для ведення обліку в сервісному центрі і звичайно ж не будучи експертом в області автоматизації ремонтного бізнесу, підприємцю дуже складно зробити правильний вибір. Мета даної статті - об'єктивно і неупереджено розглянути існуючі варіанти і допомогти читачеві прийняти правильне рішення.

 Отже, всі програми для ведення обліку в в ремонтній майстерні можна розділити на два типи:

• локальні (коробкові рішення), які встановлюються на комп'ютер користувача;
• “хмарні” онлайн програми, так звані SaaS рішення.

Перша категорія - локальні програми, які користувач встановлює на свою робочу машину, мають ряд суттєвих недоліків, в зв'язку з чим стають все менш популярними серед підприємців.

Недоліки коробкових програм для обліку в сервісному центрі:

• Встановлення коробкової програми на робочу машину співробітника або на свій сервер і налаштування віддаленого доступу до локального сервера через шлюз є досить витратним і не простим завданням, яка під силу не кожному підприємцю. Найчастіше доводиться шукати і залучати сисадміна як для початкового налаштування, так і для подальшої підтримки працездатності системи. На відміну від хмарних (SaaS) рішень, де для початку роботи необхідно просто зайти на веб-сайт, ввести логін і пароль. Працездатність і безперебійний доступ до хмарного сервісу підтримують фахівці компанії розробника.
• Для додавання нового користувача в локальній програмі потрібно знову таки витратити хороший шматок часу або залучити фахівця для налаштування. У разі виходу з ладу робочої машини співробітника вам доведеться встановлювати і налаштовувати програму або клієнт з доступом на сервер на новій машині. У хмарній програмі Ваш співробітник може зайти в систему з будь-якого пристрою, де є браузер, досить ввести адресу системи в рядок браузера і комбінацію логін / пароль.
• Також актуальним є питання безпеки. При локальній установці системи обліку, вся ваша база даних знаходиться на вашому робочому комп'ютері або сервері. Відповідно співробітники податкової, УБОЗ та будь-які інші зловмисники можуть вільно заволодіти вашими даними. Вже не кажучи про ситуацію з виходом з ладу жорсткого диска. У той же час бази даних хмарних систем знаходяться, як правило, на закордонних серверах і працюють в режимі автоматичного резервного копіювання. Таким чином ні правоохоронні органи, ні надзвичайних ситуації не здатні зупинити роботу вашого сервісного центру.
• Ще одним недоліком коробкових програм для сервісних центрів є відсутність онлайн підтримки. Встановивши програму собі на комп'ютер - ви залишаєтеся один на один з новим програмним продуктом, у всьому функціоналі доводиться розбиратися самому, добре коли є хоч якісь навчальні матеріали. Якісна програма для ведення обліку в сервісному центрі - це досить складний і багатофункціональний комплекс складських, бухгалтерських інших модулів, в процесі використання якого у вас буде виникати безліч питань. Перевага хмарних програм в тому, що практично всі вони мають цілодобову онлайн підтримку користувачів в онлайн-чаті. Тобто в будь-який момент, коли вам щось не зрозуміло, ви можете відкрити вікно чату і задати питання консультанту, що безумовно значно полегшує роботу з системою.
• Також важлива причина, чому коробкові програми йдуть в минуле - це необхідність інтеграції з різними онлайн додатками і сервісами. Наприклад, Google Analytics, Yandex Metrics, Mailchimp, SMS-провайдери, сайти так далі. Інтегрувати коробкові рішення з різним веб-сервісами досить складно, на відміну від хмарній системи обліку для сервісного центру, де все налаштовується буквально в кілька кліків.
• Ну і нарешті фінальний цвях в кришку коробкових програм забиває неймовірна складність розвитку та оновлення версій програми, встановленої на віддаленому комп'ютері користувача. Якщо нові версії хмарної програми виходять мінімум кожен квартал, то коробкові версії оновлюються в кращому випадку раз на рік і то з великим скрипом. З чим це пов'язано? Справа в тому, що в хмарі на серверах розробників всі клієнтські бази даних обробляє один скрипт, який можна легко оновити, додати новий функціонал. Тобто оновлюється один скрипт і тисячі користувачів користуються вже новою версією програми. У випадку з коробковими версіями, які встановлені на тисячах локальних машин, користувачів з різними локальними налаштуваннями і особливостями, спроба поновлення сотень скриптів, як правило, призводить до виникнення численних багів, які доводиться вручну виправляти і в разі помилки, “відкотити” назад версії неможливо. У зв'язку з чим потрібні дуже ретельні тести перед кожним релізом і само-собою величезні витрати на підтримку.

Саме з перерахованих вище причин всі сучасні розробники переходять в хмару, так як розробляючи коробковий програмний продукт, вони просто не здатні конкурувати з хмарними рішеннями.

Недоліки хмарних програм:

• Основним недоліком хмарних програм є наявність щомісячної абонплати. Якщо ви купуєте коробкове рішення, то ви оплачуєте вартість одноразово (наприклад, 10 000 гривень), після чого встановлюєте на комп'ютер, самі налаштовуєте і починаєте користуватися, більше платити нічого не потрібно, хіба що за додаткові ліцензії, якщо у вас з'являться нові співробітники. З хмарним продуктом всі трохи по-іншому: вам не потрібно нічого відразу оплачувати, як правило, перший місяць користування програмою абсолютно безкоштовний. Вам достатньо зареєструватися на сайті розробників і ви відразу ж отримуєте доступ і можете працювати, нічого налаштовувати не потрібно. Якщо у вас виникнуть питання по роботі з програмою, тут же відразу є цілодобова онлайн підтримка. Всі зобов'язання по навчанню, супроводу, підтримці працездатності програми, а також розвитку нового функціоналу бере на себе компанія-розробник. Але за весь перерахований сервіс і зручності доведеться щомісяця платити невелику абонплату порядку 500-1000 гривень..
• Ще одним недоліком (більше надуманим ніж фактичним) є те, що фахівці компанії-розробника, які здійснюють підтримку і обслуговування вашої бази даних можуть бачити комерційну інформацію компанії. Звичайно якщо ви не підробляєте торгівлею зброї і наркотиками, то турбуватыся немає про що, так як навіть при локальній установці ваші співробітники і сисадмін мають доступ до бази даних і уникнути доступ третіх осіб неможливо.

Як вибрати хмарну програму для автоматизації сервісного центру?

Для більшості підприємців вибір на користь хмарних SaaS рішень очевидний, але ось яку саме програму для сервісного центру обрати. Адже на сьогоднішній день існує близько п'яти хмарних рішень для ведення обліку і автоматизації підприємств сфери обслуговування.

Пропоную звернути увагу відразу на найпопулярніше програмне рішення, яким користуються сотні сервісних центрів як в Україні, так і за кордоном. Йдеться про спеціалізований програмномний комплекс Gincore, який містить в собі всі необхідні модулі та функції для роботи як невеликої майстерні, так і великої мережі сервісних центрів.

Більш детальний огляд функціоналу і можливостей програми ви можете побачити на youtube каналі розробників

Спробувати безкоштовно