Una decisión complicada y muy importante: elegir un programa de contabilidad empresarial

Es crucial que cualquier sistema contable completo abarque todos los aspectos de tu negocio. Es decir, no debería haber una situación en la que parte de los procesos comerciales se realicen en el sistema contable y otra parte en programas externos, como Excel o bloc de notas. Al elegir un sistema contable, asegúrate de que se adapte perfectamente a tu negocio. Para ello, esboza en papel los procesos comerciales principales de tu empresa en la actualidad. También planifica qué cambios ocurrirán en estos procesos comerciales dentro de un año. Por ejemplo, la creación de un servicio de mensajería propio, logística, o tal vez actualmente solo reparas teléfonos, pero planeas reparar también cámaras y computadoras portátiles. Después de esto, puedes comenzar a seleccionar el producto de software adecuado.

Las funciones obligatorias de un sistema contable incluyen:

1. Para un programa de gestión de almacenes, la función principal debe ser asignar un número único a cada producto recibido. Sin esta función, no podrás calcular con precisión el beneficio de cada pedido. La falta de esta función te limitará de inmediato en la generación de informes. Incluso no podrás saber de qué lote es una pieza específica y de qué proveedor la adquiriste.
2. Para un programa de contabilidad, es imprescindible contar con las siguientes funciones: conciliaciones con proveedores, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, traslado entre cajas, registro de todos los eventos y transacciones, así como integración con el programa de gestión de almacenes.
3. Análisis básico. Sin él, el empresario está sordo y ciego. Te verás obligado a depender únicamente de tus sensaciones subjetivas. Y generalmente, estas son engañosas. Lo que incluye el análisis básico: ventas por día, por sucursal, por gerente, informe de eficiencia del personal, incluidas las ventas, informe sobre conversiones de tráfico/llamadas/pedidos, ticket promedio, margen promedio, activos corrientes/no corrientes de la empresa, beneficio, indicadores de calidad de servicio.

Estos son los tres requisitos principales para el entorno de software en el que tendrás que trabajar.

Todos los sistemas CRM de acceso libre existentes son bastante simples y primitivos. Esto, por supuesto, tiene su ventaja: son fáciles de aprender e intuitivos. Puedes dominar este tipo de programa en 15 minutos. Pero la gran desventaja es su funcionalidad limitada. Faltan físicamente procesos comerciales que necesitarás en el futuro. Por lo general, estos programas están diseñados para equipos de hasta 6-7 personas.

¿Qué tipos de sistemas contables existen para los centros de servicio?

• Reparación en línea. Este es un servicio en línea que te permite gestionar el taller en la nube (es decir, en línea), lo cual es bastante conveniente. Este servicio cuenta con todas las funciones básicas necesarias: recepción de pedidos de reparación, asignación de estado de reparación, desglose de piezas para reparación, recepción de piezas en almacén, venta de piezas, asignación de ingenieros a la reparación, contabilidad básica, función de notificación al cliente sobre la disponibilidad de la reparación por SMS. Este sistema contable es suficiente para iniciar un pequeño taller de hasta 5 personas.
• ServiceMy. La interfaz es intuitiva, con la posibilidad de recibir dispositivos para reparación, cambiar estados, asignar ingenieros, desglosar piezas para reparación, recibir piezas en almacén, vender piezas, y con la función de notificación al cliente sobre la disponibilidad de la reparación por SMS. Entre las desventajas: no se puede llevar a cabo una contabilidad completa, en la versión pirateada hay restricciones de acceso, cualquier empleado puede ajustar el saldo de las piezas, no hay registro de acciones. Este sistema contable también es adecuado para talleres pequeños, donde todo está a la vista.
• One-click. Producto diseñado para el registro en un centro de servicio. La funcionalidad es básica, la interfaz es similar a ServiceMy o Reparación en línea. Más adecuado para el servicio a domicilio, atención de redes corporativas, control de procesamiento de solicitudes recibidas por teléfono.

Todos los productos de software mencionados anteriormente solo son adecuados para pequeñas empresas. Aunque los desarrolladores los posicionan como para medianas y grandes empresas. Pero en realidad, ninguno de estos productos es adecuado ni siquiera para empresas medianas. En el próximo artículo, examinaremos detalladamente el sistema contable Gincore.

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