.png){kind=logo}
Головне, щоб будь-яка повноцінна облікова система охоплювала всі аспекти вашого бізнесу. Тобто, не повинно вийти такій ситуації, коли частина бізнес-процесів протікає в обліковій системі, а інша її частина в сторонніх програмах, наприклад, в екселі або блокноті. Вибираючи обліковий систему, зверніть увагу, щоб вона ідеально підходила саме під ваш бізнес. Для цього накидайте на папері основні бізнес-процеси вашої компанії на сьогоднішній день. Також сплануйте, які зміни в цих бізнес-процесах відбудуться через рік. Наприклад, поява своєї кур'єрської служби, логістики, або зараз ви ремонтуєте тільки телефони, але плануєте ремонтувати і фотоапарати і ноутбуки. Після цього ви можете сміливо приступати до підбору програмного продукту.
До категорії обов'язкових функцій облікової системи відносяться:
- Для складської програми основною функцією має бути присвоєння унікального номера кожному оприбуткованого виробу. Без цієї функції ви не зможете точно розрахувати прибуток з кожного замовлення. Відсутність цієї функції відразу ж обмежить вас у формуванні звітів. Ви навіть не зможете дізнатися, з якої саме партії ця конкретна запчастина, і у якого постачальника ви її купували.
- Для бухгалтерської програми обов'язково повинно бути наявність наступних функцій: взаєморозрахунки з постачальниками, кредиторська, дебіторська заборгованість, переміщення між касами, журнализация всіх подій і транзакцій, а також інтеграція з складської програмою.
- Базова аналітика. Без неї підприємець глухий і сліпий. Вам доводиться спиратися виключно на свої суб'єктивні відчуття. А вони, як правило, оманливі. Що входить в базову аналітику: продажу по днях, по філіалам, по менеджерам, звіт ефективності по співробітниках, в тому числі продажу, звіт про конверсії трафіку / дзвінків / замовлень, середній чек, середня націнка, оборотні / необоротні активи компанії, прибуток, показники якості обслуговування.
Ось три основні вимоги для програмного середовища, в якому вам доведеться працювати.
Всі існуючі в вільному доступі crm-системи досить прості і примітивні. У цьому, звичайно ж, є свій плюс, вони прості в освоєнні і інтуїтивно зрозумілі. Таку програму можна освоїти за 15 хвилин. Але великим мінусом є обмежений функціонал. Там фізично відсутні бізнес процеси, які будуть вам необхідні в подальшому. Як правило, такі програми розраховані на кількість співробітників до 6 - 7 осіб.
Якими бувають облікові системи для сервісних центрів?
- Ремонт онлайн. Це онлайновий сервіс, що дозволяє вести облік майстерні в хмарі (тобто онлайн), що досить зручно. В даному сервісі реалізовані всі необхідні базові функції: прийом замовлення на ремонт, виставлення статусу ремонту, списання запчастин на ремонт, оприбуткування запчастин на склад, продаж запчастин, прив'язка інженерів до ремонту, базова бухгалтерія, функція повідомлення клієнта про готовність ремонту по смс. Цього облікового системи досить для старту невеликої майстерні до 5 чоловік.
- ServiceMy. Інтерфейс інтуїтивно зрозумілий, є можливість приймати пристрою на ремонт, міняти статуси, прив'язувати інженера, списувати запчастина на ремонт, приймати запчастини на склад, продавати запчастини, є функція повідомлення клієнта про готовність ремонту по смс. З мінусів: неможливо вести повноцінну бухгалтерію, в ламаної версії обмежені права, будь-який співробітник може відкорегувати залишок по запчастинах, немає журналізації по діям. Дана облікова система також підходить для маленьких майстерень, де все і все на виду.
- One-click. Продукт призначений для ведення обліку в сервісному центрі. Функціонал реалізований базовий, інтерфейс схожий на ServiceMy або Ремонт онлайн. Підходить більше для обслуговування клієнтів на виїзді, обслуговування корпоративних мереж, контроль обробки заявок, прийнятих по телефону.
Всі перераховані вище програмні продукти підходять тільки для малого бізнесу. Хоча розробники і позиціонують, як для середнього та великого бізнесу. Але насправді навіть для середнього бізнесу жоден з цих продуктів не підходить. А в наступній статті ми детально розглянемо обліковий систему Джінкор.
