A escolha de um programa para a contabilidade do seu negócio é uma decisão complexa e muito importante.

O principal é que qualquer sistema de contabilidade completo abrangerá todos os aspectos do seu negócio. Ou seja, não deve ocorrer uma situação em que parte dos processos de negócios acontece no sistema de contabilidade e outra parte em programas externos, como Excel ou um bloco de notas. Ao escolher um sistema de contabilidade, preste atenção para que ele se adeque perfeitamente ao seu negócio. Para isso, rascunhe no papel os principais processos de negócios da sua empresa atualmente. Planeje também quais mudanças nesses processos ocorrerão em um ano. Por exemplo, a criação do seu próprio serviço de entrega, logística, ou talvez você já esteja reparando apenas telefones, mas planeja reparar também câmeras e laptops. Depois disso, você pode começar a escolher o produto de software.

As funções obrigatórias de um sistema de contabilidade incluem:

1. Para um programa de estoque, a função principal deve ser a atribuição de um número único a cada produto recebido. Sem essa função, você não conseguirá calcular com precisão o lucro de cada pedido. A falta dessa função limitará imediatamente a sua capacidade de gerar relatórios. Você nem mesmo conseguirá saber de qual lote essa peça específica é e de qual fornecedor a adquiriu.
2. Para um programa de contabilidade, é imprescindível a presença das seguintes funções: liquidações com fornecedores, contas a pagar e a receber, movimentações entre caixas, registro de todos os eventos e transações, além da integração com o programa de estoque.
3. Análise básica. Sem ela, o empreendedor está cego e surdo. Você tem que confiar exclusivamente em suas percepções subjetivas, as quais, em geral, são enganosas. O que está incluído na análise básica: vendas por dia, por filiais, por gerentes, relatório de desempenho dos funcionários, incluindo vendas, relatórios sobre as conversões de tráfego/chamadas/pedidos, ticket médio, margem média, ativos circulantes/não circulantes da empresa, lucro, indicadores de qualidade de atendimento.

Aqui estão três requisitos principais para o ambiente de software em que você terá que trabalhar.

Todas as crm-sistemas existentes disponíveis publicamente são bastante simples e primitivos. Isso, é claro, tem suas vantagens, pois são fáceis de aprender e intuitivos. Um programa assim pode ser dominado em 15 minutos. Mas a grande desvantagem é a funcionalidade limitada. Faltam processos de negócios fisicamente, que serão necessários para você posteriormente. Geralmente, esses programas são projetados para um número de funcionários de até 6 a 7 pessoas.

Quais são os tipos de sistemas de contabilidade para centros de serviço?

• Reparo online. Este é um serviço online que permite gerenciar a contabilidade da oficina na nuvem (ou seja, online), o que é bastante conveniente. Este serviço inclui todas as funções básicas necessárias: aceitação de pedidos de reparo, definição do status do reparo, consumo de peças para reparo, recebimento de peças em estoque, venda de peças, atribuição de engenheiros aos reparos, contabilidade básica, função de notificação ao cliente sobre a conclusão do reparo via SMS. Este sistema de contabilidade é suficiente para o início de uma pequena oficina com até 5 pessoas.
• ServiceMy. A interface é intuitiva, há a possibilidade de aceitar dispositivos para reparo, alterar status, atribuir engenheiros, consumir peças para reparo, receber peças em estoque, vender peças, há uma função de notificação ao cliente sobre a conclusão do reparo via SMS. Entre as desvantagens: não é possível realizar uma contabilidade completa, na versão gratuita existem direitos limitados, qualquer funcionário pode ajustar o saldo das peças, não há registro das ações. Este sistema de contabilidade também é adequado para pequenas oficinas, onde tudo e todos estão à vista.
• One-click. Produto projetado para gerenciar a contabilidade em um centro de serviço. A funcionalidade é básica, a interface é semelhante à do ServiceMy ou Reparo online. É mais adequado para atendimento ao cliente no local, prestação de serviços em redes corporativas, controle do processamento de solicitações recebidas por telefone.

Todos os produtos de software mencionados acima são adequados apenas para pequenas empresas. Embora os desenvolvedores os posicionem como adequados para empresas médias e grandes. Mas, na verdade, nem um desses produtos serve para empresas de médio porte. No próximo artigo, examinaremos detalhadamente o sistema de contabilidade Gincore.

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