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Choisir un programme de gestion d'entreprise est une décision complexe et très importante.
L'essentiel est qu'un système de comptabilité complet couvre tous les aspects de votre entreprise. Il ne doit pas y avoir de situation où une partie des processus d'affaires est gérée dans le système de comptabilité, tandis qu'une autre se déroule dans des programmes externes, comme Excel ou un carnet. En choisissant un système de comptabilité, veillez à ce qu'il convienne parfaitement à votre activité. Pour cela, esquissez sur papier les principaux processus d'affaires de votre entreprise à ce jour. Prévoyez également les modifications qui interviendront dans ces processus au cours de l'année suivante. Par exemple, le lancement de votre propre service de livraison, ou le fait que vous réparez actuellement uniquement des téléphones, mais prévoyez de réparer également des appareils photo et des ordinateurs portables. Après cela, vous pouvez commencer à sélectionner le logiciel adéquat en toute confiance.
Les fonctionnalités indispensables d'un système de comptabilité comprennent :
- Pour un programme de gestion d'entrepôt, la fonction principale doit être l'attribution d'un numéro unique à chaque produit reçu. Sans cette fonctionnalité, vous ne pourrez pas calculer avec précision le bénéfice de chaque commande. L'absence de cette fonction vous limitera immédiatement dans l'établissement de rapports. Vous ne pourrez même pas savoir à quel lot appartient ce composant particulier et auprès de quel fournisseur vous l'avez acheté.
- Pour un programme de comptabilité, il est essentiel qu'il comporte les fonctionnalités suivantes : règlements avec les fournisseurs, créances et dettes, transferts entre caisses, journalisation de tous les événements et transactions, ainsi que l'intégration avec le programme de gestion d'entrepôt.
- Analyse de base. Sans cela, un entrepreneur est aveugle et sourd. Vous devez vous fier uniquement à vos impressions subjectives. Or, celles-ci sont généralement trompeuses. Ce qui entre dans l'analyse de base : ventes par jour, par succursales, par gestionnaires, rapport d'efficacité des employés, y compris les ventes, rapport sur les conversions du trafic/appels/commandes, panier moyen, marge moyenne, actifs circulants/immobilisés de l'entreprise, bénéfice, indicateurs de qualité de service.
Voici trois exigences essentielles pour l'environnement logiciel dans lequel vous devrez travailler.
Tous les systèmes CRM disponibles gratuitement sont assez simples et primitifs. Cela a, bien sûr, un avantage, car ils sont faciles à apprendre et intuitifs. Un tel programme peut être maîtrisé en 15 minutes. Mais un inconvénient majeur est la fonctionnalité limitée. Ils ne contiennent physiquement pas les processus d'affaires qui vous seront nécessaires à l'avenir. En général, ces programmes sont conçus pour un nombre d'employés allant jusqu'à 6 à 7 personnes.
Quels types de systèmes de comptabilité existent pour les centres de service ?
- Réparation en ligne. C'est un service en ligne qui permet de gérer les activités d'un atelier dans le cloud (c'est-à-dire en ligne), ce qui est assez pratique. Dans ce service, toutes les fonctions de base nécessaires sont mises en œuvre : prise de commande de réparation, affichage du statut de réparation, décompte des pièces de rechange pour réparation, réception des pièces de rechange à l'entrepôt, vente de pièces de rechange, attribution des techniciens aux réparations, comptabilité de base, fonction de notification par SMS au client concernant l'achèvement de la réparation. Ce système de comptabilité est suffisant pour démarrer un petit atelier de 5 personnes.
- ServiceMy. L'interface est intuitive, il est possible d'accepter les appareils pour réparation, de changer les statuts, d'attribuer un technicien, de décompter une pièce de rechange pour réparation, de recevoir des pièces de rechange à l'entrepôt, de vendre des pièces de rechange, et il existe une fonction de notification par SMS au client concernant l'achèvement de la réparation. Parmi les inconvénients : il n'est pas possible de tenir une comptabilité complète, dans la version craquée, les droits sont limités, tout employé peut modifier le solde des pièces de rechange, il n'y a pas de journalisation des actions. Ce système de comptabilité est également adapté aux petits ateliers où tout est à la vue de tous.
- One-click. Produit destiné à la gestion dans un centre de service. La fonctionnalité est de base, l'interface ressemble à celle de ServiceMy ou Réparation en ligne. Il est plus adapté au service client à domicile, au service de réseaux d'entreprise, et à la gestion des demandes reçues par téléphone.
Tous les produits logiciels mentionnés ci-dessus ne conviennent qu'aux petites entreprises. Bien que les développeurs les présentent comme pouvant convenir aux entreprises de taille moyenne ou grande. En réalité, même pour les entreprises de taille moyenne, aucun de ces produits n'est adapté. Dans le prochain article, nous examinerons en détail le système de comptabilité Gincore.
