Comment économiser le temps des ingénieurs dans un centre de services

Dans les centres de service, le processus de traitement des commandes est divisé en plusieurs étapes. Le travail principal, à savoir la réparation des équipements, est réalisé par des ingénieurs. Ces spécialistes effectuent la réparation d'appareils de différents fabricants, modèles et niveaux de complexité. Étant donné que de nouveaux modèles apparaissent constamment sur le marché, les ingénieurs doivent suivre toutes les évolutions et améliorer leurs qualifications en étudiant les nouveaux appareils, leur composition technique et leurs particularités.

Principales responsabilités de l'ingénieur dans le centre de service

Parmi les principales responsabilités des ingénieurs du centre de service, on peut citer les suivantes :

• diagnostic des appareils à réparer ;
• identification des problèmes techniques et des réparations nécessaires ;
• sélection des pièces détachées ;
• contrôle des consommables et de l'utilisation correcte des équipements ;
• exécution de réparations de différentes complexités ;
• utilisation de logiciels de travail ;
• service client complet ;
• réalisation de modifications ;
• maintien de la bonne réputation de l'entreprise ;
• préparation de rapports ;
• développement de propositions d'amélioration du service ;
• respect des règles de sécurité ;
• attitude courtoise envers les clients ;
• perfectionnement professionnel.

Des responsabilités supplémentaires pour les ingénieurs peuvent être assignées par le responsable du service en fonction des spécificités et des particularités de l'entreprise, ainsi que du domaine de service des équipements.

Les difficultés rencontrées par les ingénieurs

Le travail des ingénieurs dans un centre de service est varié et parfois imprévisible. La quantité de travail peut varier d'un jour à l'autre, en fonction du nombre de commandes. Il est important de répartir les demandes de manière équilibrée et de définir des priorités pour chaque tâche. Lorsque l'ingénieur a beaucoup de travail, il peut oublier certaines commandes ou manquer des délais sans un logiciel de gestion.

Parfois, le centre de service reçoit des appareils nécessitant des pièces détachées pour leur réparation. Pendant le diagnostic, le spécialiste détermine quelles pièces doivent être installées. Cependant, il ne sait pas toujours ce qui est disponible en stock et ce qui doit être commandé chez le fournisseur.

Un autre problème est celui des réparations complexes. Il arrive que des pannes d'équipements se présentent, avec lesquelles l'ingénieur n'a jamais eu affaire auparavant. Dans ce cas, il doit rechercher des informations sur les particularités de la réparation, sélectionner les matériaux et élaborer un algorithme. Toutes les constatations doivent être conservées pour l'avenir. Pour rester informé des mises à jour des équipements et de leurs spécificités de maintenance, le spécialiste doit régulièrement perfectionner ses qualifications, étudier le marché et suivre les nouveautés.

Ces problèmes et d'autres liés au travail de l'ingénieur de service ne peuvent être résolus sans un logiciel professionnel. Ce type de programme doit inclure tous les types de gestion, une liste de clients et de commandes, et disposer d'options de communication avec l'entrepôt et les fournisseurs, tout en contrôlant les délais d'exécution. L'une des meilleures solutions est l'utilisation d'un logiciel cloud spécialisé comme Gincore.

Particularités du travail de l'ingénieur dans le programme Gincore

Gincore n'est pas seulement un programme pour le centre de service, mais une solution complète aux problèmes de toute entreprise. En plus des fonctions principales, il permet de gagner du temps dans le travail des ingénieurs au centre de service.

Le logiciel peut être utilisé par différents employés de l'entreprise. Chacun a son niveau d'accès, en fonction de son poste et du rôle attribué par le responsable. L'ingénieur dispose d'un espace personnel avec les onglets suivants :

• Journal. Il indique l'heure à laquelle les clients sont enregistrés et les heures disponibles. En rouge sont indiquées les commandes, en cliquant dessus la fiche de commande avec toutes les informations s'ouvrira.
• Calendrier de travail. Il est nécessaire d'y indiquer les jours de travail de la semaine et les heures. Les jours fériés et les congés de l'employé sont notés dans le calendrier ci-dessous. Les clients pourront voir les horaires disponibles pour lesquels ils peuvent s'inscrire.
• Services. Dans cette section, il doit marquer les catégories d'équipements que l'ingénieur entretient et indiquer tous les types de travaux. Dans la liste des appareils non traités, les catégories avec lesquelles le spécialiste ne travaille pas doivent être cochées.

Avec le programme Gincore, toutes les tâches de travail de l'ingénieur sont accélérées et le temps est économisé. Le logiciel aide à gérer des tâches telles que :

• l'ingénieur reçoit une notification sur une nouvelle demande, il peut ouvrir la fiche de commande dans son espace personnel pour consulter toutes les informations ;
• tous les délais de travail et les modifications sont contrôlés par le système ;
• si quelque chose doit être clarifié, l'ingénieur peut contacter le client, ses collègues ou les fournisseurs, selon la situation ;
• dans le programme, il peut vérifier l'état de la réparation, ajouter des commentaires, ou clarifier des détails avec le manager qui a pris la commande ;
• le système permet de vérifier la disponibilité des pièces détachées pour un modèle spécifique et de commander leur livraison ;
• s'il n'y a pas de pièces nécessaires en stock, elles peuvent être commandées chez le fournisseur.

Ces tâches et d'autres sont exécutées via le programme, ce qui facilite le travail de l'ingénieur. En utilisant Gincore, les employés pourront désormais réaliser toutes les réparations à temps. Cela réduira les délais d'exécution des travaux, ce qui permettra à l'ingénieur de traiter davantage de commandes, et par conséquent, l'entreprise augmentera ses bénéfices. Le logiciel non seulement aide à automatiser tout le travail, mais contribue également à améliorer tous les indicateurs commerciaux de l'entreprise.

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