Como economizar o tempo do gerente em um centro de serviços

No centro de serviços de manutenção técnica, trabalham gestores. Eles têm muitas responsabilidades, que incluem a aceitação de pedidos e a organização do processo de produção. De acordo com as instruções, o gestor do centro de serviços responde diretamente ao líder. Em geral, as responsabilidades do especialista podem ser divididas em principais e secundárias.

Principais responsabilidades do gestor do centro de serviços:

• aconselhar clientes;
• aceitar pedidos;
• selecionar peças de reposição para reparo de dispositivos;
• monitorar as etapas de processamento de pedidos;
• trabalhar com documentação;
• preparar equipamentos para envio para reparo;
• otimizar o trabalho do centro de serviços;
• distribuir pedidos entre os funcionários.

Além das responsabilidades principais, os gestores devem elevar a qualidade do serviço e do atendimento ao cliente, resolver questões controversas, otimizar tarefas e promover o desenvolvimento da empresa.

Particularidades do trabalho do gestor no centro de serviços

As dificuldades enfrentadas pelo gestor no centro de serviços estão relacionadas à extensa lista de responsabilidades e à alta carga de trabalho. É necessário ter um bom entendimento dos equipamentos e fornecer conselhos precisos aos clientes, tanto pessoalmente quanto por telefone, localizar rapidamente informações e acompanhar o processamento dos pedidos. Além disso, o especialista deve controlar o trabalho dos colegas e resolver questões complicadas. No centro de serviços, às vezes são trazidos equipamentos que não podem ser atendidos em um serviço específico. Nesse caso, o gestor deve ajudar o cliente a resolver o problema: encontrar um especialista competente, transferir o pedido para um centro de serviços parceiro ou recomendar outro serviço.

Dado que o centro de serviços recebe muitos pedidos diariamente, os gestores precisam registrar todas as solicitações, manter um controle de pedidos e prazos para evitar atrasos. De acordo com os padrões da empresa, o líder determina o número de dias para cada etapa do trabalho. O gestor deve monitorar todo o processo e controlar o trabalho dos técnicos. Realizar todas as responsabilidades manualmente ou usando vários programas pode ser inconveniente. É muito mais simples usar um único software para todas as tarefas, o que permite economizar tempo para o gestor de qualquer centro de serviços.

Quais programas são adequados para gestores de centros de serviços

Atualmente, no mercado de produtos de TI, existem vários programas de gestão para centros de serviços. Um dos melhores softwares em nuvem é o Gincore. Ele é utilizado por milhares de clientes em todo o mundo e é perfeitamente adequado para a gestão de centros de serviços. No Gincore, é possível configurar todos os papéis que correspondem às funções no centro de serviços, incluindo o de gestor.

Como mostra a prática, o uso do Gincore ajuda a economizar tempo para os gestores. O programa oferece as funcionalidades necessárias para o trabalho:

• criação de pedidos de clientes;
• verificação da disponibilidade de peças;
• criação e impressão de recibos, faturas e garantias;
• aceitação de pagamentos por pedidos (em dinheiro, por transferência);
• pedido de peças e produtos de fornecedores;
• chamadas recebidas/enviadas;
• organização da logística;
• venda de produtos (como serviço adicional).

Como o Gincore ajuda a economizar tempo no centro de serviços

Assim que o gestor do centro de serviços começa a usar o programa Gincore, todas as responsabilidades ficam sob controle. Os funcionários realizam as tarefas mais rapidamente, economizando tempo de trabalho. O programa inclui um call center, onde é possível registrar todas as informações sobre o pedido, gerar solicitações automaticamente, verificar informações e disponibilidade de peças. Todas as informações sobre o pedido estarão em um único programa. Também aqui são registrados os telefonemas perdidos, mensagens e novas solicitações. O gestor pode retornar as ligações para os clientes e fornecer consultoria.

Graças a lembretes e widgets do software, todas as etapas do trabalho estão sob controle. Isso ajuda a evitar atrasos nos pedidos e a monitorar o reparo dos dispositivos. Para verificar os status dos pedidos e os detalhes das solicitações dos clientes, o gestor não precisa interromper os colegas. No programa, é possível verificar todas as informações. Ao obter estatísticas de trabalho, é possível analisar os dados e automatizar as tarefas do centro de serviços.

No Gincore, há uma seção de estoque. Com ela, é possível visualizar a disponibilidade de peças para reparo. Também é possível construir cadeias logísticas e, com elas, organizar o rápido movimento de peças. Fazer um pedido de entrega de uma peça, produto ou dispositivo pode ser feito em segundos, economizando tempo de trabalho e eliminando a necessidade de verificar dados com os colegas.

A posição de gestor de um centro de serviços é muito responsável. A tarefa do líder é escolher um programa eficaz para organizar o negócio de sua empresa. Centenas de gestores de centros de serviços já utilizam o Gincore, o que não apenas economiza seu tempo, mas também melhora a qualidade do serviço. Se você deseja aumentar todos os indicadores de negócio em breve, faça seu cadastro e comece hoje mesmo a usar o Gincore em seu centro de serviços.

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