Das Gesicht jedes Servicezentrums ist der Empfangsmitarbeiter-Administrator. Die Qualität seiner Arbeit beeinflusst den Ruf des gesamten Unternehmens. Um einen erstklassigen Service zu gewährleisten, ist es notwendig, die Dienstanweisung zu befolgen. In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Empfangsmitarbeiter-Administrator ist und welche Besonderheiten seine Arbeit hat.

Hauptaufgaben des Empfangsmitarbeiters-Administrators

Der Administrator des Servicezentrums arbeitet im Kundenservice und nimmt deren Anfragen entgegen. Er ist der Mitarbeiter, der den Menschen bei der Reparatur von Geräten, der Auswahl geeigneter Dienstleistungen, der Bestellung von Ersatzteilen usw. maximal hilft.

Die Hauptaufgaben des Administrators sind:

1. Organisation des Arbeitsplatzes. Dieser sollte ordentlich und ergonomisch sein. Auf sichtbaren Flächen sollten keine überflüssigen Gegenstände liegen. Der Arbeitsplatz sollte einladend aussehen und für den Mitarbeiter selbst bequem sein.
2. Sauberhaltung. Wenn im Servicezentrum keine Reinigungskraft arbeitet, sorgt der Administrator selbst für Ordnung: er entfernt Staub, wischt Vitrinen und Oberflächen ab, reinigt den Boden und bringt den Müll raus.
3. Überwachung der Ausrüstung. Neben der Sauberkeit muss der Empfangsmitarbeiter auch auf die Funktionsfähigkeit der Bürotechnik, Möbel und anderer im Arbeitsprozess genutzter Geräte achten. Wenn etwas defekt ist oder Probleme hat, muss der Administrator dies unverzüglich seinem Vorgesetzten melden. Danach sollte er versuchen, die Probleme selbst zu beheben oder sich Hilfe von Kollegen zu holen.
4. Angemessenes Erscheinungsbild. Laut Vorschrift darf der Empfangsmitarbeiter nicht in Oberbekleidung arbeiten. Eine Ausnahme könnte die Genehmigung des Vorgesetzten sein, wenn in der kalten Jahreszeit die Temperatur im Servicezentrum sehr niedrig ist. Wenn das Unternehmen eine Uniform und Kleidung mit Markenlogo vorsieht, muss der Administrator diese während der Arbeitszeit tragen.
5. Ordnung. An der Kundenservicestelle dürfen keine persönlichen Gegenstände der Mitarbeiter liegen: Kleidung, Schuhe, Taschen, Behälter mit Lebensmitteln und Getränken, Hygieneartikel sollten in Schubladen verstaut werden. Die Mikrowelle und der Wasserkocher sind normalerweise in einem anderen Raum untergebracht, zu dem keine Kunden Zutritt haben und wo die Mitarbeiter sich entspannen.
6. Kontrolle des Arbeitsplatzes. Nachdem der Administrator die Kunden bedient hat und niemand mehr im Service ist, überprüft er die Sauberkeit im Raum, die Verfügbarkeit verbliebener Ersatzteile und ordnet die Warenpräsentation in der Vitrine. Für den Vorgesetzten sollte ein Bericht erstellt werden, welche Teile im Servicezentrum verblieben sind. Wenn Ersatzteile fehlen, muss eine Bestellung aufgegeben werden.
7. Pause. Wenn der Empfangsmitarbeiter-Administrator eine Pause macht oder dringend weg muss, sollte er seine Kollegen bitten, ihn am Arbeitsplatz zu vertreten. In Notfällen, in denen es keinen Ersatz gibt, sollte der Administrator ein Schild für die Kunden anbringen mit der Aufschrift, dass er für einige Minuten abwesend ist, und seine Telefonnummer für eine schnelle Kontaktaufnahme hinterlassen. Wichtig ist auch, die Kollegen im Gruppenchat über sein Fehlen zu informieren.
8. Positive Einstellung. Laut Vorschrift sollte der Administrator des Servicezentrums stets höflich, taktvoll, aufmerksam und angenehm im Umgang sein. Wenn er die Kunden mit guter Laune und einem Lächeln empfängt und einen qualitativ hochwertigen Service bietet, fördert der Empfangsmitarbeiter, dass die Menschen auch beim nächsten Mal wieder die Dienste seines Service in Anspruch nehmen.

Administrator – das Gesicht des Unternehmens

Jedes Unternehmen kann eine individuelle Anleitung für den Service-Administrator entwickeln. Diese sollte die oben genannten Punkte berücksichtigen. Der Empfangsmitarbeiter sollte Ordnung im Servicezentrum halten und die Kunden gut betreuen. Er fungiert als Helfer und löst alle Probleme der Menschen, die sich an ihn wenden. Dieser Ansatz sorgt für die Wiedererkennung des Unternehmens und einen guten Ruf, da der Administrator das Gesicht jedes Service ist.

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