Instruções de trabalho para o recepcionista - administrador no centro de serviços

O rosto de qualquer centro de serviços é o recepcionista-administrador. A reputação de toda a empresa depende da qualidade do seu trabalho. Para garantir um serviço de alto nível, ele deve seguir a descrição do cargo. Neste artigo, você vai aprender o que é um recepcionista-administrador e quais são as suas características de trabalho.

Principais responsabilidades do recepcionista-administrador

O administrador do centro de serviços trabalha no ponto de atendimento ao cliente e recebe suas solicitações. Este é um colaborador que deve ajudar ao máximo as pessoas com a reparação de equipamentos, na escolha de serviços adequados, na encomenda de peças de reposição, etc.

As principais responsabilidades do administrador incluem:

1. Organização do local de trabalho. Ele deve ser limpo e ergonômico. Não deve haver objetos desnecessários à vista. O seu ambiente de trabalho deve parecer apresentável e ser confortável para o colaborador.
2. Manutenção da limpeza. Caso não haja uma pessoa responsável pela limpeza no centro de serviços, o administrador deve cuidar da ordem: tirar o pó, limpar vitrines e superfícies, lavar os pisos e levar o lixo para fora.
3. Controle de equipamentos. Além da limpeza, o recepcionista deve supervisionar o funcionamento de equipamentos, mobiliário e outros aparatos usados no trabalho. Se algo estiver quebrado ou funcionando com falhas, o administrador deve informar imediatamente ao seu superior. Em seguida, ele deve tentar resolver o problema sozinho ou pedir ajuda a colegas.
4. Aparência adequada. Segundo as diretrizes, não é aceitável que o recepcionista esteja de roupa de inverno durante o horário de trabalho, exceto se houver permissão do chefe, caso a temperatura no centro de serviços esteja muito baixa no inverno. Se a empresa exigir uniforme e roupas com o logotipo da marca, o administrador deve usá-las durante o expediente.
5. Organização. No ponto de atendimento ao cliente, não devem estar presentes objetos pessoais dos colaboradores: roupas, calçados, bolsas, recipientes com alimentos, bebidas e produtos de higiene pessoal devem ser guardados em gavetas. O micro-ondas e a chaleira geralmente são colocados em outra sala, onde os clientes não têm acesso e onde os funcionários descansam.
6. Controle do local de trabalho. Após atender os clientes e quando não há ninguém no serviço, o administrador verifica a limpeza do espaço, a disponibilidade de peças de reposição remanescentes e ajusta a disposição dos produtos na vitrine. É necessário preparar um relatório para o superior sobre quais peças ainda estão no centro de serviços. Se faltar alguma peça, deve-se enviar um pedido de fornecimento.
7. Pausa. Se o recepcionista-administrador precisa fazer uma pausa ou sair rapidamente, deve pedir a um colega para substituí-lo. Em casos de emergência, quando não se encontra alguém para cobrir, deve-se deixar uma placa para os clientes informando que o administrador se afastou por alguns minutos e deixar o seu número de telefone para contato rápido. Também é importante avisar os colegas no chat geral sobre a sua ausência.
8. Atitude positiva. De acordo com as diretrizes, o colaborador do centro de serviços deve ser educado, discreto, atencioso e agradável na comunicação. Ao receber os clientes de bom humor e com um sorriso, oferecendo um serviço de qualidade, o recepcionista contribui para que as pessoas utilizem os serviços novamente no futuro.

O administrador – o rosto da empresa

Cada empresa pode ter uma instrução individual para o administrador de serviços. Ela deve considerar os pontos mencionados acima. O recepcionista deve manter a ordem no centro de serviços e atender bem os clientes. Ele atua como assistente e resolve todos os problemas das pessoas que o procuram. Essa abordagem garante o reconhecimento da empresa e uma boa reputação, pois o administrador é o rosto de qualquer serviço.

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