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Le visage de tout centre de services est l'agent d'accueil-administrateur. La réputation de toute l'entreprise dépend de la qualité de son travail. Pour assurer un service de premier ordre, il doit respecter sa fiche de poste. Dans cet article, vous découvrirez ce qu'est un agent d'accueil-administrateur ainsi que ses spécificités professionnelles.
Principales responsabilités de l'agent d'accueil-administrateur
L'administrateur du centre de services travaille au point d’accueil des clients et reçoit leurs demandes. Il s'agit d'un employé qui doit aider au maximum les personnes pour la réparation des appareils, la sélection des services appropriés, la commande de pièces détachées, etc.
Les principales responsabilités de l'administrateur incluent :
- Organisation du poste de travail. Celui-ci doit être propre et ergonomique. Il ne doit pas y avoir d'objets superflus à la vue. Son espace de travail doit avoir une apparence présentable et être confortable pour l'employé.
- Maintien de la propreté. Si le centre de services ne dispose pas de personnel de nettoyage, l'administrateur doit s'occuper lui-même de l’ordre : dépoussiérer, essuyer les vitrines et surfaces, laver les sols et sortir les poubelles.
- Contrôle de l'équipement. En plus de la propreté, l'agent de services doit surveiller le bon fonctionnement de la bureautique, du mobilier et d'autres appareils utilisés au travail. Si quelque chose est cassé ou fonctionne mal, l'administrateur doit immédiatement en informer son superviseur. Il doit ensuite essayer de résoudre les problèmes lui-même ou demander de l'aide à ses collègues.
- Présentation soignée. Selon la fiche de poste, il est interdit pour l'agent d'être au travail en vêtements d'extérieur. Une exception peut être faite par le supérieur si la température au centre de services est très basse en période froide. Si l'entreprise a prévu une tenue uniforme avec le logo, l'administrateur doit la porter pendant ses heures de travail.
- Ordre. Aucun objet personnel des employés ne doit se trouver au point d'accueil des clients : les vêtements, chaussures, sacs, contenants de nourriture, boissons et produits d'hygiène doivent être rangés dans des tiroirs. Le micro-ondes et la bouilloire sont généralement placés dans une autre pièce, inaccessible aux clients, où les employés peuvent se reposer.
- Contrôle du poste de travail. Lorsque l'administrateur a servi les clients et qu'aucun client n'est présent, il vérifie la propreté des lieux, la disponibilité des pièces restantes et réorganise les produits sur les présentoirs. Un rapport doit être préparé pour le superviseur concernant les pièces restantes au centre de services. Si certaines pièces manquent, une demande de livraison doit être effectuée.
- Pause. Si l'agent d'accueil-administrateur doit prendre une pause ou s'absenter rapidement, il doit demander à un collègue de le remplacer à son poste. En cas d'urgence où aucun remplaçant n'est trouvé, une note doit être laissée pour les clients indiquant que l'administrateur est temporairement absent et un numéro de téléphone doit être laissé pour un contact rapide. Il est également important d'informer les collègues dans le chat général de son absence.
- Attitude positive. Selon les instructions, l'administrateur du centre de services doit être poli, courtois, attentif et agréable en communication. En accueillant les clients avec le sourire et une bonne humeur, tout en offrant un service de qualité, l'agent contribue à ce que les gens aient envie de revenir au service la prochaine fois.
L'administrateur – le visage de l'entreprise
Chaque entreprise peut élaborer une instruction personnalisée pour l'administrateur de services. Celle-ci doit inclure les points mentionnés ci-dessus. L'agent doit maintenir l'ordre dans le centre de services et offrir un bon service aux clients. Il agit comme assistant et résout tous les problèmes des personnes qui s'adressent à lui. Une telle approche garantit la renommée de l'entreprise et une bonne réputation, car l'administrateur est le visage de tout service.
