In Geschäften, Servicezentren und Lagern gibt es immer eine große Anzahl von Waren. Dies können Verkaufsgeräte oder Ersatzteile zur Reparatur von Geräten sein. Um einen reibungslosen Betrieb im Unternehmen zu gewährleisten, ist es wichtig, die Warenannahme richtig zu organisieren und die Lagerung entsprechend zu gestalten. Alle Produkte sollten systematisch platziert werden. So kann jedes Produkt schnell gefunden werden, um es zu verkaufen. Für Ordnung in Ihrem Unternehmen können Sie die spezialisierte Buchhaltungssoftware Gincore nutzen.

Was ist eine Warennomenklatur?

Die Warennomenklatur ist eine Klassifizierung von Produkten, die im Lager oder Geschäft ankommen. Alle Artikel unterscheiden sich hinsichtlich Zweck, Funktionen, Abmessungen, Verwendung, Materialien und anderen Eigenschaften. Sie werden in Gruppen und Wareneinheiten unterteilt. Diese Unterteilung hilft dabei, alle Produkte zu systematisieren, einen Platz für jede Bezeichnung zu bestimmen und eine Produktkarte anzulegen, die mit einer Seriennummer versehen ist. Anhand dieser Nummer kann jedes Produkt leicht im Programm gefunden werden. Die Seriennummer wird auch auf dem Etikett gedruckt. Wenn dieser Code mit einem Scanner erfasst wird, öffnet sich im Programm die Karte dieses Produkts für die weitere Bearbeitung.

Warum sollten Waren erstellt werden?

Wenn Ihr Unternehmen Waren verkauft, benötigen Sie eine spezialisierte Software zur Verwaltung Ihrer Bestände. In Gincore gibt es ein Menü zur Erstellung von Waren und Dienstleistungen, das Sie aus verschiedenen Gründen nutzen können:

• zur Kontrolle aller eingegangenen Waren;
• zur Erweiterung des Verkaufsassortiments;
• zur Erstellung eines Produktverzeichnisses oder Katalogs;
• um den Bestand an Waren zu sehen;
• um benötigte Bezeichnungen schnell zu finden;
• um Waren an Kunden zu verkaufen;
• um den Bestand an Ersatzteilen zur Reparatur zu überprüfen;
• zur Kontrolle des Warenumsatzes;
• um Ordnung im Lagerraum zu schaffen;
• für die Durchführung von Inventuren;
• um Berichte über Lagerüberschüsse zu erstellen;
• um Verkäufe und Gewinne zu überwachen.

Das automatisierte Warenwirtschaftssystem vereinfacht viele Abläufe in der Reparaturwerkstatt, im Lager und im Geschäft. Dies spart sowohl Zeit für die Mitarbeiter als auch ermöglicht schnellere Verkaufsprozesse.

Wo können Dienstleistungen erstellt werden?

In der Software Gincore können neue Waren und Dienstleistungen hinzugefügt werden. Dazu müssen Sie im Modul „Waren“ die Schaltfläche „+ Ware“ anklicken und die Produktkarte ausfüllen. Hier geben Sie folgende Daten an:

• Bezeichnung;
• Preis;
• Artikelnummer;
• Kategorie;
• Manager;
• Produktfoto.

Wenn Sie in diesem Menü Ersatzteile hinzufügen, verknüpfen Sie sie mit der Kategorie des Geräts, für dessen Reparatur sie verwendet werden. Außerdem muss in der Karte das Kästchen „Dienstleistung“ angekreuzt werden. Produkte mit diesem Vermerk werden für Arbeiten, insbesondere zur Reparatur von Technik, genutzt.

Wenn im Servicezentrum eine neue Bestellung eingeht, prüft der Manager im Programm das Vorhandensein von Ersatzteilen. Er öffnet das Menü, in dem die entsprechenden Waren an die Kategorie gebunden sind, die zur Reparatur der Technik vom Lager bestellt werden können. Wenn solche Teile im Servicezentrum nicht vorrätig sind, können sie beim Lieferanten bestellt werden, allerdings verlängert sich in diesem Fall die Bearbeitungszeit etwas.

Warum ist der Import von Waren und die Massenbearbeitung von Preisen, Aufschlägen und anderen Kriterien über Excel notwendig?

In der Software Gincore besteht die Möglichkeit, Waren zu importieren und massenhaft über Excel zu bearbeiten. Diese Optionen sind in mehreren Fällen notwendig:

• Wenn Sie gerade erst mit Gincore gestartet sind. Wenn Sie die Software zum ersten Mal verwenden, können Sie Ihre bereits vorhandene Warenliste hochladen. Das spart viel Zeit, da Sie nicht alle Bezeichnungen manuell eingeben müssen.
• Zur Bearbeitung der Liste. Wenn sich Preise, Aufschläge oder andere Informationen zu den Waren geändert haben, können Sie die Liste in Excel exportieren, sie bearbeiten und dann die aktualisierten Daten ins System hochladen.
• Um neue Positionen hinzuzufügen. Wenn neue Produkte in Ihr Lager oder Geschäft kommen, können Sie diese aus einer Excel-Datei hinzufügen.
• Für Aktualisierungen. Mit dem Erscheinen neuer Gerätemodelle auf dem Markt können Sie Ihren Service erweitern, indem Sie sie in Ihre Warenliste aufnehmen. Wenn Sie im Voraus eine Liste der Modelle in Excel vorbereiten, können Sie alle Bezeichnungen sofort in Gincore hinzufügen.

Die Bearbeitungsfunktion ist sehr praktisch. Sie müssen die alte Liste nicht löschen und dieselben Produkte mit neuen Informationen manuell neu hinzufügen. Jetzt nimmt die Aktualisierung der Waren nicht viel Zeit in Anspruch.

Gincore bietet eine durchdachte Benutzeroberfläche. Es gibt ein praktisches Menü für Waren und Dienstleistungen, das es ermöglicht, alle Operationen mit ihnen durchzuführen: neue Bezeichnungen einzufügen, sie zu bearbeiten, Verfügbarkeit zu überprüfen und zu verkaufen. Diese Funktion ist sowohl für Verkaufsprozesse als auch für Inventuren und Berichterstellung nützlich. Das Modul eignet sich sowohl für den Verkauf von Produkten als auch für die Bearbeitung von Reparaturaufträgen. Alle Waren werden in Kategorien, Unterkategorien und Modellen gruppiert, und jede Bezeichnung hat eine persönliche Produktkarte mit einer Seriennummer. Diese Systematisierung gewährleistet eine effiziente Arbeit jedes Unternehmens.

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