Dans les magasins, les centres de service et les entrepôts, il y a toujours un grand nombre de produits. Il peut s'agir de matériel à vendre ou de pièces de rechange pour réparer des appareils. Pour garantir un fonctionnement ininterrompu de l'entreprise, il est essentiel d'organiser correctement la réception des produits et d'assurer leur conservation adéquate. Tous les produits doivent être systématiquement disposés. Cela permet de retrouver rapidement n'importe quel article en vue de sa vente. Pour maintenir l'ordre au sein de votre entreprise, vous pouvez utiliser le logiciel de gestion spécialisé Gincore.

Qu'est-ce que la nomenclature des produits ?

La nomenclature des produits est une classification des marchandises qui arrivent à l'entrepôt ou au magasin. Tous les articles diffèrent par leur destination, leurs fonctions, leurs dimensions, leur utilisation, leurs matériaux et d'autres caractéristiques. Ils sont regroupés en catégories et en unités de produits. Cette division aide à systématiser tous les produits, à déterminer un emplacement pour chaque désignation, et à établir une fiche produit en indiquant son numéro de série. Ce dernier permet de retrouver facilement n'importe quel produit dans le programme. Le numéro de série est également imprimé sur l'étiquette. En scannant ce code, la fiche de ce produit s’ouvrira dans le programme pour un traitement ultérieur.

Pourquoi créer des produits ?

Si votre entreprise vend des produits, vous aurez besoin d'un logiciel spécialisé pour les gérer. Gincore dispose d'un menu pour la création de produits et de services, ce qui vous permet de l'utiliser pour plusieurs raisons :

• pour contrôler tous les produits reçus ;
• pour élargir l'assortiment de vente ;
• pour créer une liste de produits ou un catalogue ;
• pour connaître la disponibilité des produits ;
• pour trouver rapidement les désignations requises ;
• pour vendre des produits aux clients ;
• pour connaître la disponibilité des pièces de rechange ;
• pour surveiller le chiffre d'affaires ;
• pour organiser l'espace de stockage des produits ;
• pour effectuer des inventaires ;
• pour générer des rapports sur les excédents de stock ;
• pour contrôler les ventes et les bénéfices.

Un système automatisé de gestion des produits simplifie de nombreuses opérations dans l'atelier de réparation, à l'entrepôt et en magasin. Cela économise à la fois le temps de travail des employés et permet d'effectuer des ventes plus rapidement.

Où créer des services ?

Dans le programme Gincore, vous pouvez ajouter de nouveaux produits et services. Pour cela, dans le module « Produits », cliquez sur le bouton « + produit », puis remplissez sa fiche. Vous y indiquerez les données suivantes :

• nom ;
• prix ;
• référence ;
• catégorie ;
• responsable ;
• photo du produit.

Lorsque vous ajoutez des pièces de rechange dans ce menu, vous devez renseigner la catégorie de l'appareil pour lequel elles sont destinées. Il est également nécessaire de cocher la case « Service ». Les produits portant cette mention sont utilisés dans le cadre de la réparation des appareils.

Lorsqu'un nouveau bon de commande arrive au centre de service, le responsable vérifie dans le programme la disponibilité des pièces de rechange. Il ouvre le menu où sont reliés les produits correspondants à la catégorie, qui peuvent être commandés depuis l'entrepôt pour la réparation des appareils. Si ces éléments ne sont pas disponibles au centre de service, ils peuvent être commandés auprès du fournisseur, mais dans ce cas, le délai de travail sera légèrement plus long.

Pourquoi est-il nécessaire d'importer des produits et de procéder à une modification de masse via Excel pour les prix, les marges et d'autres critères ?

Le programme Gincore permet l'importation de produits et la modification en masse via Excel. Ces options sont nécessaires dans plusieurs cas :

• Si vous débutez avec Gincore. Lorsque vous utilisez le logiciel pour la première fois, vous pouvez télécharger votre liste de produits avec lesquels vous travaillez déjà. Cela vous fera gagner beaucoup de temps, car vous n'aurez pas à saisir toutes les désignations manuellement.
• Pour modifier la liste. Si vos prix, marges ou d'autres informations sur les produits ont changé, vous pouvez exporter la liste vers Excel, la modifier, puis télécharger les données mises à jour dans le système.
• Pour ajouter de nouveaux articles. Lorsque de nouveaux produits arrivent à votre entrepôt ou magasin, vous pouvez les ajouter à partir d'un fichier Excel.
• Pour les mises à jour. Avec la sortie de nouveaux modèles d'appareils sur le marché, vous pouvez élargir votre offre en les ajoutant à votre liste de produits. En préparant à l'avance une liste de modèles dans Excel, vous pouvez instantanément ajouter toutes les désignations dans Gincore.

La fonction de modification est très pratique. Vous n'aurez pas besoin de supprimer l’ancienne liste et de réajouter manuellement les mêmes produits avec de nouvelles informations. Désormais, la mise à jour des produits ne prendra pas beaucoup de temps.

Gincore dispose d'une interface bien pensée. Elle propose un menu pratique pour les produits et services, permettant d'effectuer toutes les opérations : réception de nouvelles désignations, modifications, vérifications de disponibilité et ventes. Cette fonctionnalité est pratique tant pour le processus de vente que pour les inventaires et la création de rapports. Le module convient à la vente de produits et à la gestion des commandes de réparation. Tous les produits sont regroupés par catégories, sous-catégories et modèles, et chaque désignation possède sa propre fiche produit avec un numéro de série. Cette systématisation assure un fonctionnement efficace de toute entreprise.

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