Heute stehen Unternehmen Werkzeuge zur Verfügung, um die Leistung von Mitarbeitenden zu bewerten – die Key Performance Indicators (KPIs) der Mitarbeiter. Mit diesem System können Sie die Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters bestimmen und die Motivation des gesamten Teams steigern.

Infolgedessen werden die Mitarbeitenden:

• alle Aufträge pünktlich ausführen;
• höflich mit Kunden kommunizieren;
• alle Prozesse überwachen;
• Dokumente sorgfältig ausfüllen;
• hohe Verkaufszahlen erzielen.

Allen Mitarbeitenden, die ihre Produktivität steigern, kann das Gehalt erhöht oder eine Prämie gewährt werden. Dies wird die Motivation steigern. Wie Sie die KPIs der Mitarbeiter nutzen können, erfahren Sie in diesem Material.

Warum sind Key Performance Indicators (KPIs) für Mitarbeiter notwendig?

Das KPI-Tool wird verwendet, um die Effizienz jedes Mitarbeiters und aller Abteilungen des Unternehmens zu bestimmen. Folgende Kennzahlen können bewertet werden:

• die Anzahl der angenommenen Anrufe;
• die ausgeführten Aufträge;
• die Anzahl der Verkäufe;
• der Gesamtgewinn.

Um KPIs einzuführen, müssen klare Bedingungen für die Mitarbeitenden festgelegt werden: Verkaufsziele, Bearbeitung von Kundenanfragen und die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens ausgeführten Aufträge. Am Ende der festgelegten Zeit überprüfen Sie die geleistete Arbeit und bewerten die Produktivität jedes Mitarbeiters.

Im Allgemeinen sind die Key Performance Indicators mit dem allgemeinen Entwicklungsplan und den Zielen des Unternehmens verbunden. Dank der KPIs erhöht sich die Produktivität der Mitarbeitenden, die Servicequalität, die Unternehmensstandards werden verbessert, die Kundenwünsche werden erfüllt, und es gibt mehr positive Rückmeldungen von Käufern.

Wie man KPIs der Mitarbeiter verwendet

Die Festlegung der KPIs für Mitarbeitende ist in jedem Geschäftsbereich möglich. In einer Werkstatt, einem Servicezentrum, einem Geschäft oder einem Lager können folgende Bedingungen zur Steigerung der Effizienzindikatoren eingesetzt werden:

• für Verkäufer – Steigerung des Verkaufsvolumens, Erhöhung des durchschnittlichen Einkaufswerts, Bereitstellung zusätzlicher Dienstleistungen, Steigerung des Verkaufs von Zusatzprodukten;
• für Auftragnehmer im Empfangsbereich – Erhöhung der Geschwindigkeit der Kundenbetreuung, Verbesserung der Servicestandards, Verkauf weiterer Produkte;
• für Techniker – Erhöhung der Anzahl bearbeiteter Aufträge, Verbesserung der Arbeitsgeschwindigkeit, Reduzierung überfälliger Anfragen;
• für Lageristen – Erhöhung der Geschwindigkeit bei der Wareneingangskontrolle, bei der Zusammenstellung von Aufträgen, Reduzierung von Fehlbeständen, Ordnung im Lagersystem und Verringerung von Reklamationen aufgrund falscher Auftragszusammenstellungen;
• für Abteilungsleiter – Entwicklung von Abteilungsplänen, Durchführung von Besprechungen, Überwachung von Arbeitszeitplänen und Berichten.

Alle Aufgaben für die Mitarbeitenden sollten klar, präzise und mit quantifizierbaren Indikatoren messbar sowie zeitlich begrenzt sein. Zum Beispiel sollte jeder Techniker in einem Servicezentrum in einem Monat 30 Aufträge bearbeiten und mindestens 10 positive Kundenbewertungen erhalten. Am Ende des Monats zählen Sie die Anzahl der erfüllten Aufträge und Bewertungen und zahlen die Boni an diejenigen Mitarbeitenden, die ihren Plan erfüllt oder übertroffen haben.

Anleitung zur Implementierung der KPIs für Mitarbeitende

Einige Unternehmer führen die KPIs für Mitarbeitende mit Hilfe von Fachberatern ein. Sie können sich jedoch auch selbst in dieses Thema einarbeiten und alle Leistungskriterien für Ihre Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen eigenständig festlegen. Folgende Anleitung wird Ihnen dabei helfen:

1. Definieren Sie die Ziele des Unternehmens: Steigerung des Gewinns, der Kundenanzahl, der Aufträge, Verbesserung der Servicequalität, Behebung von Fehlern. Setzen Sie die Ziele nach Prioritäten.
2. Weisen Sie die Ziele bestimmten Mitarbeitenden zu, so dass sie für die Ergebnisse ihrer Arbeit verantwortlich sind, und definieren Sie messbare Indikatoren.
3. Legt die Höhe der Boni und Prämien sowie die Bedingungen fest, unter denen sie gewährt werden. Die Erhöhung des Gehalts sollte der Komplexität und Wichtigkeit des Ziels entsprechen. Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter, der nur die Hälfte der Bedingungen erfüllt hat, mit 50 % der Prämie rechnen.
4. Entwickeln Sie ein neues Belohnungs- und Motivationssystem. Erklären Sie Ihren Mitarbeitenden, warum das Motivationssystem eingeführt wird, welche Ziele Sie verfolgen und welche Ergebnisse Sie erwarten. Belohnen Sie Mitarbeitende, die ihre Pläne übertreffen und die besten Ergebnisse erzielen.
5. Überwachen Sie regelmäßig die KPIs der Mitarbeitenden mit einem Erfassungssystem. Nutzen Sie beispielsweise die Cloud-Software Gincore, die für Servicezentren, Werkstätten, Verleihservices, Lager, Geschäfte und andere Unternehmen geeignet ist. In dieser Software können Aufgaben an Mitarbeitende zugewiesen werden, die Auftragsausführung, Verkaufszahlen, Gewinne und Geschäftsdaten verfolgt werden. Auch die Gehälter der Mitarbeitenden und das Bonussystem können angepasst werden. So können Sie die KPIs der Mitarbeitenden einführen und die Produktivität Ihres Teams steigern.

Durch die Arbeit mit den KPIs Ihrer Mitarbeitenden erhalten Sie einen realistischen Überblick über Ihr Unternehmen, identifizieren Probleme und können diese angehen. Sie erfahren außerdem, welche Mitarbeitenden Aufträge überziehen, schlecht arbeiten, Fehler in der Buchhaltung machen und welche den meisten Gewinn bringen, Kunden gewinnen und die Aufträge erfolgreich ausführen. Beim Arbeiten mit den KPIs der Mitarbeitenden können jedoch bestimmte Fehler auftreten.

Häufige Probleme bei den KPIs von Mitarbeitenden

Zu den häufigsten Problemen bei der Implementierung der KPIs für Mitarbeitende gehören:

• sparen Sie nicht am Gehalt. KPIs beinhalten die Auszahlung von Boni und Prämien als Aufstockung des Gehalts;
• setzen Sie die Ziele nicht unrealistisch hoch, da sie realistisch und erreichbar sein müssen;
• KPIs sollten für alle Mitarbeitenden ohne Ausnahme eingeführt werden, um Doppelstandards zu vermeiden;
• analysieren Sie keine Indikatoren, auf die ein bestimmter Mitarbeiter keinen Einfluss hat;
• das Motivationssystem und die Bonifikationen sollten transparent sein;
• setzen Sie nicht zu viele Indikatoren, in der Regel nicht mehr als 7;
• führen Sie die KPIs der Mitarbeitenden schrittweise ein, um die Motivation zu steigern und nicht den Arbeitsprozess zu stören.

Unternehmen, die an der Steigerung der Effizienz ihrer Mitarbeitenden arbeiten, sind erfolgreich. Sie verstehen die Teamarbeit von innen heraus, erhöhen die Produktivität und garantieren allen Mitarbeitenden, die hohe Ergebnisse erzielen, eine angemessene Gehaltserhöhung. Die Gincore-Software wird Ihnen helfen, die KPIs der Mitarbeitenden einzuführen und die Situation zu kontrollieren. Dies wird in der Zukunft die Effizienz Ihres Unternehmens steigern, also registrieren Sie sich jetzt auf der Website.

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