Aujourd'hui, dans le monde des affaires, il existe des outils pour évaluer le travail des employés – les indicateurs clés de performance (KPI) des employés. Grâce à ce système, vous pouvez déterminer la productivité de chaque salarié et augmenter la motivation de l'ensemble de l'équipe.

En conséquence, les employés seront :

• à même d'exécuter toutes les commandes à temps ;
• diplomates dans leurs échanges avec les clients ;
• capables de contrôler tous les processus ;
• attentifs dans le remplissage des documents ;
• en mesure de réaliser des ventes élevées.

Tous les employés qui auront accru leur productivité pourront bénéficier d'une augmentation de salaire ou d'une prime. Cela augmentera leur motivation. Vous découvrirez comment utiliser les KPI des employés dans cet article.

Pourquoi les indicateurs clés de performance des employés sont-ils nécessaires ?

Les outils KPI sont utilisés pour évaluer l'efficacité de chaque employé et de tous les départements de l'entreprise. Les indicateurs suivants peuvent être évalués :

• le nombre d'appels reçus ;
• les commandes exécutées ;
• le nombre de ventes ;
• le profit total.

Pour mettre en œuvre les KPI, il est essentiel de définir des conditions claires aux employés : plan de ventes, traitement des demandes clients, commandes exécutées dans un délai donné. À la fin de la période imparti, vous vérifiez le volume de travail accompli et évaluez le niveau de productivité de chaque subordonné.

En général, les indicateurs clés de performance sont liés au plan de développement global et aux objectifs de l'entreprise. Grâce aux KPI, la productivité des employés augmente, la qualité du service s'améliore, les standards de l'entreprise sont rehaussés, les demandes des clients sont satisfaites et de plus en plus d'avis positifs sont émis par les acheteurs.

Comment utiliser les KPI des employés

Les KPI peuvent être établis dans tout secteur d'activité. Dans un atelier, un centre de service, un magasin ou un entrepôt, les conditions suivantes peuvent être utilisées pour améliorer les indicateurs de performance :

• pour les vendeurs : augmentation du volume des ventes, accroissement du ticket moyen, offre de services supplémentaires, augmentation des ventes de produits complémentaires ;
• pour les administrateurs des commandes : augmentation de la rapidité du service client, élévation des standards de service, vente de produits additionnels ;
• pour les techniciens : augmentation du nombre de commandes traitées, amélioration de la rapidité de travail, réduction des demandes en retard ;
• pour les magasiniers : amélioration de la rapidité de réception des marchandises, de la collecte des commandes, réduction des pertes, organisation du système de stockage, diminution des réclamations pour une mauvaise préparation des commandes ;
• pour les responsables de département : plan de développement du département, organisation de réunions, contrôle des horaires de travail, des rapports.

Toutes les tâches assignées aux employés doivent être claires, précises, mesurées en termes quantitatifs et limitées dans le temps. Par exemple, chaque technicien d'un centre de service traite 30 commandes par mois et reçoit au moins 10 avis positifs de clients. À la fin du mois, vous faites le total du nombre de commandes réalisées, des avis reçus et vous attribuez des primes à ceux qui ont atteint ou dépassé les objectifs.

Guide pour l'implémentation des KPI des employés

Certaines entreprises choisissent de mettre en œuvre les KPI des employés avec l'aide de consultants spécialisés. Cependant, vous pouvez également vous en charger vous-même et adapter tous les indicateurs de performance de vos subordonnés au sein de votre entreprise. Voici un guide qui vous aidera :

1. Définissez les objectifs de l'entreprise : augmentation des bénéfices, du nombre de clients, des commandes, amélioration de la qualité du service, correction des erreurs. Classez les objectifs par ordre de priorité.
2. Attribuez des objectifs à des employés spécifiques afin qu'ils soient responsables des résultats, en déterminant des indicateurs mesurables.
3. Établissez le montant des primes et des bonus, ainsi que les conditions d'attribution. Le montant de l'augmentation salariale doit être proportionnel à la complexité et à l'importance de l'objectif. Par exemple, si un employé n’a satisfait que la moitié des conditions, il peut s'attendre à 50 % de la prime.
4. Développez un nouveau système de récompenses et de motivation. Expliquez à vos employés pourquoi vous mettez en place ce système et quels objectifs vous visez, ainsi que les résultats que vous attendez. Encouragez les employés qui surpassent les objectifs et affichent les meilleurs résultats.
5. Contrôlez régulièrement les KPI des employés à l'aide d'un système de suivi. Par exemple, utilisez le logiciel cloud Gincore, qui convient aux centres de service, ateliers, entreprises de location, entrepôts, magasins et autres établissements. Avec ce logiciel, vous pouvez assigner des tâches aux employés, suivre l'exécution des commandes, le nombre de ventes, le chiffre d'affaires et d’autres indicateurs commerciaux. Vous pourrez également ajuster les salaires de vos subordonnés et mettre en place un système de primes. Cela vous permettra d'implémenter les KPI des employés et d’augmenter la productivité de votre équipe.

En travaillant avec les indicateurs clés de performance de vos employés, vous aurez une vision réaliste de la situation de votre entreprise, vous pourrez identifier des problèmes et travailler à leur résolution. Vous saurez également qui parmi vos employés prend du retard sur les commandes, qui travaille mal et fait des erreurs de comptabilité, et qui génère le plus de revenus, attire le plus de clients et réalise les commandes avec succès. Cependant, la gestion des KPI des employés peut parfois poser des défis.

Les problèmes courants des KPI des employés

Parmi les problèmes fréquents liés à l'implémentation des KPI des employés, on peut citer :

• ne réduisez pas les salaires. Les KPI impliquent le versement de bonus et de primes en complément du salaire ;
• ne fixez pas des objectifs irréalistes, ils doivent être réalisables et atteignables ;
• les KPI doivent être appliqués à tous les employés sans exception pour éviter les doubles standards ;
• n'analysez pas les indicateurs qui ne dépendent pas directement d'un employé spécifique ;
• le système de motivation et d'attribution des primes doit être transparent ;
• ne définissez pas trop d'indicateurs, généralement pas plus de 7 ;
• implémentez les KPI des employés progressivement, pour accroître la motivation sans perturber le cadre de travail.

Les entreprises qui s'efforcent d'améliorer les indicateurs de performance de leurs employés réussissent. Elles comprennent le fonctionnement de leur équipe de l'intérieur, augmentent la productivité et garantissent une augmentation significative des salaires à tous les employés qui atteignent des résultats élevés. Le programme Gincore vous aidera à mettre en place les KPI des employés et à suivre la situation. Cela augmentera l'efficacité de votre entreprise, alors inscrivez-vous sur le site dès maintenant.

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