In Servicezentren gibt es häufig zwei Arbeitsrichtungen. Die erste ist die Reparatur von Geräten, die Kunden zur Wartung bringen. Die zweite ist der Verkauf von Waren und Ersatzteilen. In beiden Fällen kann es vorkommen, dass das Gerät defekt wird und eine Garantereparatur benötigt.

Wenn Sie planen, die Software für die Buchhaltung in Ihrem Servicezentrum zu nutzen, sollte diese über Werkzeuge für die Bearbeitung von Garantereparaturen verfügen. Diese Funktionalität ist in der Gincore-Software integriert. Sie enthält die grundlegenden Arten von Reparaturen, und bei Bedarf können neue hinzugefügt werden.

Arten von Garantereparaturen

Servicecenter-Besitzer, die Gincore verwenden, können in der Software mehrere Arten von Reparaturen konfigurieren. Dazu müssen sie im Modul „Weitere“ den Abschnitt „Einstellungen“ auswählen und in der Option „Reparaturauftragstyp“ arbeiten. In der Software gibt es kostenpflichtige, garantierte Reparaturen, Anpassungen und weitere.

Die Hauptarten von Garantereparaturen in der Software sind:

• Reparatur vom Hersteller. In diesem Fall muss das autorisierte Servicezentrum einen Vertrag mit dem Hersteller haben, in dem neben den grundlegenden Bedingungen auch die Reparatur von Geräten behandelt wird, die im Servicezentrum verkauft werden. Wenn der Kunde ein Gerät erworben hat und es während der Garantiezeit defekt wird, kann er es zur Reparatur ins Servicezentrum bringen. In diesem Fall ist das Unternehmen, das das Gerät herstellt, verpflichtet, Ersatzteile zur Verfügung zu stellen und die Reparaturkosten zu übernehmen.
• Reparatur auf Kosten des Servicezentrums. Wenn der Kunde das Servicezentrum aufgesucht hat und das Gerät erneut innerhalb der Garantiezeit ausfällt, kann er sich erneut an den Service wenden. In diesem Fall übernimmt das Servicezentrum die Kosten für die Reparatur.
• Reparatur von erworbenen Geräten. Wenn der Kunde im Servicezentrum ein neues Gerät gekauft hat und dieses defekt wird, kann es zur Garantereparatur abgegeben werden. Die Mitarbeiter des Services führen die Diagnose selbst durch, besorgen die Teile und reparieren die Geräte. Diese Kosten werden vom Servicezentrum übernommen.
• Partnerreparaturen. In der Gincore-Funktionalität können Partnerreparaturen eingerichtet werden. Wenn ein Kunde ein Gerät bringt und keiner der Mitarbeiter des Servicezentrums den Auftrag ausführen kann, wird es an einen anderen Spezialisten weitergeleitet. Das kann ein externer Ingenieur oder ein anderes Servicezentrum sein. Diese Option wird praktiziert, wenn eine seltene Modellreparatur, eine komplexe Wiederherstellung des Gerätes oder eine nicht gefragte Art der Arbeit erforderlich ist, oder wenn im Zentrum keine geeigneten Spezialisten für dieses Profil vorhanden sind. In einem solchen Fall bezahlt der Kunde die Reparatur, und das Servicezentrum überweist die Zahlung an den Partner für die erbrachte Dienstleistung.

Besonderheiten der Reparatur nach Vertrag mit dem Anbieter

Viele Servicezentren haben Verträge mit Anbietern über den Verkauf von Geräten. Wenn das vom Kunden erworbene Gerät innerhalb der Garantiezeit kaputtgeht, kann er das Produkt ins Servicezentrum bringen und zur Überarbeitung abgeben. In diesem Fall werden die Reparaturkosten vom Hersteller übernommen – der Betrag wird als Schulden beim Anbieter verbucht, was auch in den Berichten über Partneraufträge angezeigt wird.

Früher wurde in Gincore der Auftrag eines Kunden mit defektem Gerät einem bestimmten Anbieter zugeordnet, mit dem ein Vertrag abgeschlossen war. Wenn jedoch ein Kunde mehrere Aufträge von verschiedenen Herstellern hatte, konnte er nicht allen Vertragspartnern zugeordnet werden. Inzwischen hat die Software mehrere Updates durchlaufen, sodass der Auftraggeber nun nicht mehr an den Anbieter gebunden werden muss. Die Schulden werden jetzt automatisch dem Anbieter zugewiesen. Das System ermittelt, an wen genau diese Schulden über die Art der Reparatur überwiesen werden sollen.

Damit die Funktion zur automatischen Schuldenbuchung beim Vertragspartner funktioniert, muss sie eingerichtet werden. Dazu muss im Modul „Weitere“ in den Einstellungen die Option „Reparaturauftragstyp“ ausgewählt und ein neuer Typ erstellt werden. Im Namen sollte das Wort „garantiert“ angegeben und der Markenname hinzugefügt werden. Zum Beispiel: „Garantiert Samsung“. Hier wird auch die Art der Reparatur an den spezifischen Anbieter gebunden.

Wenn ein neuer Auftrag für eine Garantereparatur eingeht, kann bei der Annahme der Zahlung das Kästchen „Von dem Guthaben des Garantieanbieters abziehen“ aktiviert werden. In diesem Fall zeigt die Software den Betrag im Schuldensaldo des Herstellers an. Wenn es notwendig ist, Zahlungen eines bestimmten Anbieters zu überprüfen, kann im Menü der Buchhaltung die Transaktionen im Unterbereich „Vertragspartner“ nachverfolgt werden, indem das Kästchen für den bestimmten Anbieter aktiviert wird. Basierend auf diesen Daten erstellt die Software einen Bericht, der alle Informationen enthält.

Wie man das Menü für Garantereparaturen bearbeitet

In Gincore ist es möglich, die Arten von Reparaturen zu verwalten. Dazu muss in der Option „Reparaturauftragstyp“ die Schaltfläche „Bearbeiten“ links neben der Liste der vorhandenen Reparaturen gedrückt werden. Dann öffnet sich ein Fenster mit einer Beschreibung, in das Änderungen eingegeben werden können. Wenn eine der Arten nicht mehr verwendet wird, kann sie einfach gelöscht werden, indem das Kreuzchen neben der Liste gedrückt wird. Wenn im Servicezentrum ein neuer Typ von Garantereparatur benötigt wird, kann im entsprechenden Abschnitt der Software die Schaltfläche „Hinzufügen“ gedrückt werden, der Name und der Reparaturtyp eingegeben werden.

Die Gincore-Software eignet sich ideal für die Betreuung von Servicezentren. Insbesondere gibt es hier Funktionen zur Konfiguration verschiedener Arten von Garantereparaturen. Diese können erstellt, bearbeitet und gelöscht werden. Zudem gibt es Möglichkeiten für Partnerreparaturen und die Betreuung von Aufträgen durch Vertragspartner. Die Software löst alle Fragen zur Auftragsverwaltung für Reparaturen im Servicezentrum.

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