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Dans les centres de service, il y a souvent deux axes de travail. Le premier consiste en la réparation des appareils que les clients apportent pour un service. Le second est la vente de produits et de pièces de rechange. Dans les deux cas, un appareil peut tomber en panne et nécessiter une réparation sous garantie.
Si vous envisagez d'utiliser un logiciel pour la gestion d'un centre de service, ce dernier doit disposer d'outils pour traiter les réparations sous garantie. Ce type de fonctionnalité est présent dans le programme Gincore. Il intègre les principaux types de réparations et vous pouvez ajouter de nouveaux types si nécessaire.
Types de réparations sous garantie
Les propriétaires de centres de service utilisant Gincore peuvent configurer plusieurs types de réparations dans le logiciel. Pour cela, dans le module « Autre », sélectionnez la section « Paramètres » et travaillez dans l'option « Type de commande de réparation ». Le logiciel inclut des réparations payantes, des réparations sous garantie, des modifications et d'autres.
Les principaux types de réparations sous garantie dans le programme sont :
- Réparation par le fabricant. Dans ce cas, le centre de service autorisé doit avoir un contrat avec le fabricant, qui spécifie non seulement les conditions générales, mais aussi les réparations des appareils vendus dans le centre. Si un client a acheté un appareil mais qu'il est tombé en panne pendant la période de garantie, il peut se rendre au service et l'apporter pour réparation. Dans ce cas, la société qui fabrique l'appareil doit fournir les pièces de rechange nécessaires et couvrir le coût de la réparation.
- Réparation à la charge du centre de service. Lorsque le client s'est adressé au centre de service mais que l'appareil est encore tombé en panne pendant la période de garantie, il peut revenir au service. Dans ce cas, la réparation est prise en charge par le centre de service.
- Réparation d'un équipement acheté. Si le client a acheté un nouvel appareil dans le centre de service et qu'il est tombé en panne, il peut le remettre pour une réparation sous garantie. Les employés du service effectuent un diagnostic, achètent des pièces et réparent les appareils. Ces frais sont supportés par le centre de service.
- Réparations partenaires. Dans la fonctionnalité de Gincore, vous pouvez configurer des réparations partenaires. Si un client apporte un appareil et qu'aucun des employés du centre de service ne peut traiter la commande, il est dirigé vers un autre spécialiste. Cela peut être un ingénieur sous contrat ou un autre centre de service. Cette option est utilisée lorsqu'une réparation d'un modèle rare est nécessaire, pour un rétablissement complexe d’un appareil, ou lorsque le centre n’a pas de spécialistes adaptés pour ce profil. Dans ce cas, la réparation est payée par le client, et le centre de service verse la rémunération au partenaire pour le service rendu.
Particularités des réparations selon le contrat avec le fournisseur
De nombreux centres de service ont des contrats avec les fournisseurs pour la vente d’appareils. Si l’appareil acheté par le client tombe en panne pendant la période de garantie, il peut l’apporter au centre de service pour une modification. Dans ce cas, les frais de réparation sont couverts par le fabricant : le montant est déduit du compte du fournisseur, ce qui est également reflété dans les rapports sur les commandes partenaires.
Auparavant, dans Gincore, la commande d'un client avec un appareil défectueux était liée à un fournisseur spécifique avec lequel un contrat avait été signé. Si un client avait plusieurs commandes de différents fabricants, il ne pouvait pas être associé à tous les contreparties. Maintenant, le logiciel a bénéficié de plusieurs mises à jour, grâce auxquelles il n'est plus nécessaire de lier le client au fournisseur. Désormais, la déduction de la dette se fait automatiquement sur le compte du fournisseur. Le système détermine à qui précisément cette dette doit être transférée grâce au type de réparation.
Pour que l'option de déduction automatique de la dette au fournisseur fonctionne, elle doit être configurée. Pour cela, dans le module « Autre », sélectionnez « Type de commande de réparation » et créez un nouveau type. Le nom doit contenir le mot « garantie » et le nom de la marque. Par exemple, « Garantie Samsung ». C'est ici que le type de réparation est lié à un fournisseur spécifique.
Lorsque de nouvelles commandes de réparation sous garantie arrivent, en acceptant le paiement, vous pouvez cocher l'option « Déduire du solde du fournisseur garant ». Dans cette situation, le programme indiquera le montant à déduire de la dette du fabricant. Si vous devez vérifier les paiements d’un des fournisseurs, vous pouvez suivre les transactions dans le menu de la comptabilité en cochant le fournisseur spécifique. Sur cette base, le programme génère un rapport contenant toutes les données.
Comment modifier le menu des réparations sous garantie
Dans Gincore, il est possible de gérer les types de réparations. Pour cela, dans l'option « Type de commande de réparation », cliquez sur le bouton d'édition à gauche de la liste des réparations existantes. Une fenêtre s'ouvrira avec une description, où vous pourrez apporter des modifications. Si l'un des types n'est plus utilisé, il peut être facilement supprimé en cliquant sur la croix à côté de la liste. Lorsque le centre de service a besoin d'un nouveau type de réparation sous garantie, dans la section correspondante du programme, vous pouvez cliquer sur le bouton « Ajouter », inscrire le nom et le type de réparation.
Le programme Gincore est idéal pour le service des centres de réparation. En particulier, il offre des fonctionnalités pour configurer différents types de réparations sous garantie. Vous pouvez créer, éditer et supprimer ces types. Il existe également la possibilité d'effectuer des réparations partenaires et de traiter les commandes des contreparties selon le contrat. Le logiciel répond à toutes les questions concernant la gestion des commandes de réparation dans le centre de service.
