Nos centros de serviços, geralmente existem duas direções de trabalho. A primeira é o reparo de equipamentos que os clientes trazem para manutenção. A segunda é a venda de produtos e peças de reposição. Em ambos os casos, o equipamento pode falhar e precisar de reparo em garantia.

Se você planeja usar um programa para gerenciamento em um centro de serviços, esse software deve conter ferramentas para gerenciar reparos em garantia. Essa funcionalidade está disponível no programa Gincore, que já inclui os principais tipos de reparos e permite adicionar novos, se necessário.

Tipos de reparos em garantia

Proprietários de centros de serviços que utilizam o Gincore podem configurar na aplicação vários tipos de reparos. Para isso, no módulo «Mais», você deve selecionar a seção «Configurações» e trabalhar na opção «Tipo de ordem de reparo». O software oferece reparos pagos, em garantia, ajustes e outros.

Os principais tipos de reparos em garantia disponíveis no programa são:

• Reparo do fabricante. Neste caso, o centro de serviços autorizado deve ter um contrato com o fabricante, onde, além das condições básicas, está estipulado o reparo de equipamentos que são vendidos no centro. Se um cliente adquirir um dispositivo que falhar durante o período de garantia, ele pode levá-lo ao serviço para reparo. A empresa que fabrica o equipamento é obrigada a fornecer as peças de reposição e cobrir o custo do reparo.
• Reparo à custa do centro de serviços. Quando um cliente se dirige ao centro, mas o equipamento falha novamente dentro do período de garantia, ele pode retornar ao serviço. Nessa situação, o reparo é pago pelo centro de serviços.
• Reparo de equipamento adquirido. Se um cliente comprou um novo equipamento no centro e ele falhou, pode ser enviado para reparo em garantia. Os funcionários do serviço realizam o diagnóstico, compram as peças e consertam os dispositivos. Esses custos são pagos pelo centro de serviços.
• Reparos de parceiros. No Gincore, é possível configurar reparos de parceiros. Se um cliente trouxer um dispositivo e nenhum dos funcionários do centro pode atender o pedido, ele é redirecionado para outro especialista. Isso pode ser um engenheiro terceirizado ou outro centro de serviços. Essa opção é utilizada quando reparo de um modelo raro é necessário, quando a recuperação complexa do dispositivo é requerida, para um tipo de trabalho não solicitado, ou quando não há especialistas adequados para essa área no centro. Nessa situação, o reparo é pago pelo cliente, e o centro de serviços transferirá o pagamento ao parceiro pelo serviço realizado.

Características do reparo por contrato com o fornecedor

Many service centers have contracts with vendors for the sale of equipment. If a customer's purchased device fails during the warranty period, they can bring the item to the service center for repairs. In this case, the repair costs are covered by the manufacturer – the amount is deducted from the vendor's debt, which is reflected in the reports on partner orders.

Previously, in Gincore, a customer's order for defective equipment was linked to a specific vendor with whom a contract was signed. If one customer had multiple orders from different manufacturers, it could not be linked to all counterparties. Now, the software has gone through a series of updates, allowing the customer’s orders not to be tied to the supplier anymore. The debt deduction is now done automatically to the vendor's account. The system determines who exactly to transfer this debt based on the type of repair.

To ensure the automatic debt deduction option for counterparties works, it needs to be configured. To do this, in the «Mais» module, go to settings and choose «Tipo de ordem de reparo» to create a new type. In the name, you need to include the word «garantia» e adicionar o nome da marca. Por exemplo, «Garantia Samsung». Aqui, o tipo de reparo é vinculado a um fornecedor específico.

Quando um novo pedido de reparo em garantia chega, ao aceitar o pagamento, você pode marcar a opção «Deduzir do saldo do contraparte garantidor». Nesse caso, o programa indica o montante a ser deduzido da dívida do fabricante. Se for necessário verificar os pagamentos de um dos fornecedores, no menu de contabilidade é possível rastrear as transações na sub-seção «Contrapartes», marcando um fornecedor específico. Com esses dados, o programa gera um relatório que incluirá todas as informações.

Como editar o menu de reparos em garantia

No Gincore, é possível gerenciar os tipos de reparos. Para isso, na opção «Tipo de ordem de reparo», você deve clicar no botão editar à esquerda da lista de reparos existentes. Em seguida, uma janela com a descrição será aberta, onde você pode fazer alterações. Se um dos tipos não for mais utilizado, ele pode ser facilmente removido clicando no xis ao lado da lista. Quando um novo tipo de reparo em garantia for necessário no centro de serviços, é possível clicar no botão «Adicionar» na seção correspondente do programa, digitar o nome e o tipo de reparo.

O programa Gincore é ideal para a gestão de centros de serviços. Em particular, ele possui funcionalidades para ajustar diferentes tipos de reparos em garantia. Eles podem ser criados, editados e excluídos. Também há possibilidades de realizar reparos de parceiros e tratar de pedidos de contrapartes sob contrato. O software resolve todas as questões relacionadas ao gerenciamento de pedidos de reparo nos centros de serviços.

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