Le programme Gincore est utilisé dans les ateliers de réparation, les magasins et les entrepôts. L'un des modules du logiciel est celui des catégories. Cet outil permet d'organiser les produits, les services, la réception d'appareils pour réparation, et aide également à traiter les commandes. La liste des catégories peut être enrichie et modifiée, en ajoutant de nouveaux modèles, libellés, et en ajustant la liste en fonction des changements dans les opérations de l'entreprise.

Qu'est-ce que les catégories ?

Les catégories dans Gincore sont un outil qui permet d'organiser les produits, services et appareils reçus pour réparation. Vous pouvez gérer ce menu vous-même : importer dans le programme des catégories préparées à l'avance, créer de nouvelles catégories directement dans le programme, ou supprimer des éléments inutiles.

Pour ajouter une nouvelle catégorie, dans la section appropriée, vous devez sélectionner l'option «Créer», indiquer le nom et la catégorie parente (racine). Pour systématiser les données de cette section, toutes les positions doivent être organisées sous forme d'arbre, respectant l'hierarchy. Lorsqu'un nouvel article ou appareil doit être entretenu, vous pourrez rapidement trouver l'élément approprié dans le module et y entrer les données. Cela accélérera le travail des gestionnaires et l'exécution des tâches.

Pourquoi est-il important de bien configurer l'hierarchie ?

La configuration correcte de l'hierarchy est le principe fondamental du travail avec les catégories. Tout d'abord, on crée des éléments racines, auxquels se joignent les sous-catégories de fabricants, types, modèles. Par exemple, considérons les 3 catégories «Appareil photo – Canon – EOS 5D Mark III». Dans ce cas, l'appareil photo est la catégorie racine, Canon est la catégorie du fabricant, et EOS 5D Mark III est le modèle. Si des articles en stock s'appliquent à plusieurs catégories, ils peuvent être ajoutés à la catégorie racine ou toutes les positions pertinentes peuvent être sélectionnées.

Construire correctement l'hierarchy est important pour plusieurs raisons :

• pour retrouver rapidement les modèles dont vous avez besoin dans le système ;
• pour informer les clients de la disponibilité d'un article spécifique ;
• pour savoir si la réparation d'appareils d'un modèle spécifique est en cours ;
• pour contrôler la disponibilité des stocks ;
• pour traiter les demandes des clients ;
• pour utiliser les catégories dans d'autres fonctions du programme ;
• pour créer des rapports ;
• pour maintenir l'ordre dans l'entrepôt, le magasin ou l'atelier.

Quels rapports peut-on générer par catégorie ?

Le menu des catégories dans Gincore permet de créer divers rapports. À l'aide de filtres, vous pouvez trier les produits, les commandes, et préparer des rapports de vente pour une période spécifique. Cette option aide également à consulter la quantité de stocks pour les pièces de rechange et produits. Toutes les données et rapports sont nécessaires pour la comptabilité, le contrôle et l'analyse.

Astuces et choses que vous ne saviez pas sur les catégories dans le programme

En travaillant avec le module de catégories, vous pouvez préparer à l'avance des listes de produits, appareils et services sur votre ordinateur, puis les importer via l'option «Autres» – import. C'est pratique pour ne pas perdre de temps à ajouter des éléments manuellement.

Si les listes de produits ou d'appareils changent, vous devez modifier les données, exporter les catégories dans un fichier Excel, où vous pouvez ajouter des données. Ensuite, téléchargez les listes mises à jour dans la section des catégories. Les éléments non utilisés ou chargés par erreur, ainsi que les catégories indésirables peuvent être facilement supprimés. Cela n'est possible que pour les éléments sans produits et ceux qui n'ont pas été utilisés dans les commandes auparavant.

Les développeurs du programme mettent régulièrement à jour les listes de catégories avec l'apparition de nouveaux modèles sur le marché. Toutes les mises à jour seront rapidement disponibles dans votre profil. Si certaines positions vous manquent, vous pouvez contacter le support, qui vous aidera dans cette tâche.

En résumé, on peut dire que le module de catégories est l'un des outils principaux qui met de l'ordre dans l'entreprise. Désormais, les listes de produits, services, commandes, pièces détachées et autres articles seront organisées. Vous pourrez rapidement retrouver n'importe quel élément et traiter l'information.

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