Au début de l'activité d'un nouveau centre de services, il y a généralement peu de commandes. Avec le temps, le nombre de clients et le volume de travail augmentent. On pourrait penser qu'une croissance rapide est la meilleure condition pour réussir, améliorer sa réputation et augmenter ses bénéfices. Cependant, avec l'accroissement des activités, des problèmes surgissent liés aux délais, aux pièces de rechange, l'efficacité peut diminuer, des disputes avec les clients peuvent survenir, menaçant ainsi l'ensemble du plan d'affaires. Pour éviter ce scénario, vous aurez besoin d'automatiser le centre de services grâce au logiciel cloud Gincore.

Fonctionnalités du logiciel de gestion pour centre de services

Le logiciel Gincore est un outil de gestion pour centre de services avec des fonctionnalités complètes. Ce type de logiciel est utilisé pour tous les aspects de la gestion, l'automatisation des processus de l'entreprise et l'amélioration de l'efficacité du centre de services. De plus, Gincore aide à simplifier les questions de gestion et de finances afin d'améliorer tous les indicateurs de performance de l'entreprise.

Une caractéristique du logiciel est l'accès à distance. Vous pouvez vous connecter à votre compte depuis n'importe quel appareil : tablette, ordinateur portable ou PC. Pour accéder au système, il vous suffit d'utiliser un navigateur et d'entrer vos identifiants. Ainsi, vous pouvez utiliser le logiciel même si vous êtes loin du bureau.

Le logiciel pour le fonctionnement d'un centre de services est utilisé pour tous les types de gestion :

• clients ;
• commandes ;
• gestion des stocks ;
• comptabilité ;
• suivi des réparations.

En plus de ces fonctionnalités, Gincore dispose d'outils pour la statistique, l'analyse et le contrôle du travail des employés. Dans l'un des modules, vous pouvez créer une liste de produits ou les importer depuis un fichier Excel. Le développeur améliore constamment le logiciel, résout les problèmes et ajoute de nouvelles options. En utilisant Gincore de manière régulière, vous serez en mesure de mettre de l'ordre dans toutes vos affaires et d'optimiser vos processus commerciaux.

Gestion dans le centre de services

Le logiciel Gincore est la meilleure solution pour automatiser les opérations dans un centre de services. Il convient pour des centres spécialisés dans différents types d'équipements et de marques, aussi bien pour des petites entreprises que pour de grandes structures. Le principal avantage de Gincore est la présence de toutes les formes de gestion, que nous allons examiner plus en détail.

Module « Clients »

Dans la section clients, vous trouverez les options principales pour travailler avec eux :

• liste de clients ;
• appels ;
• demande ;
• rapports.

L'augmentation du nombre de clients dépend directement de l'efficacité des campagnes publicitaires. Le logiciel permet de contrôler à la fois les campagnes publicitaires et de gérer la base de clients.

Lorsque le centre de services reçoit une demande ou un appel d'un nouveau client, une fiche distincte est créée pour celui-ci. Celle-ci indique le nom, le prénom, le nom de famille, le numéro de téléphone, d'autres contacts, des commentaires, ainsi que la source d'information sur le centre de services. Les conversations des opérateurs avec les clients sont également attachées à leur fiche.

Module « Commandes »

Le logiciel pour centre de services Gincore est idéal pour la gestion des commandes. Pour cette tâche, il existe une section avec les options suivantes :

• créer une commande ;
• réparations ;
• ventes ;
• commandes aux fournisseurs ;
• gestion des commandes.

Le logiciel de gestion du centre de services est conçu pour économiser le temps de travail de chaque employé. Le système automatisé de gestion et de modification des commandes accélère le traitement de toutes les demandes. Par conséquent, les employés du centre de services peuvent exécuter un plus grand nombre de commandes et gagner plus de revenus.

En examinant de plus près la fiche de commande, les données suivantes y sont renseignées :

• catégorie d'équipement ;
• marque et modèle de l'appareil ;
• les pannes ;
• les services ou types de réparations nécessaires ;
• le gestionnaire qui a pris la commande ;
• l'ingénieur en charge de la réparation ;
• photo de l'appareil mettant en avant la panne ;
• mode de paiement ;
• durée du travail et délai de livraison de la commande ;
• nom et coordonnées du client ;
• informations et commentaires supplémentaires ;
• remise et coût approximatif, acompte ;
• source publicitaire.

Souvent, dans les centres de services, il existe un secteur complémentaire : le commerce. Cela peut inclure des équipements, des pièces de rechange ou des accessoires. Dans les ventes de commandes, deux sous-sections sont disponibles : ventes rapides et ventes via un magasin en ligne. Pour les ventes en magasin physique, il est possible d'indiquer le numéro de série de l'article, le prix, le service, ainsi que des commentaires. Dans la facture du magasin en ligne, en plus des données principales, il faut indiquer le nom du client, son numéro de téléphone, son adresse e-mail, la réduction, ainsi que le mode de livraison et de paiement. Vous pouvez également ajouter un reçu et une facture pour l'expédition.

Module « Stocks »

Dans la section des stocks du logiciel Gincore, vous trouverez les outils suivants :

• stocks disponibles ;
• réceptions ;
• dépenses ;
• transferts ;
• inventaire ;
• paramètres.

Cette section permet de contrôler tous les matériaux, produits, le traitement des commandes et d'améliorer la logistique.

Le logiciel pour le centre de services en ligne permet de résoudre de nombreux problèmes liés aux stocks :

• Problèmes de gestion des commandes. Dans le système, toutes les commandes sont enregistrées, leurs priorités sont établies, et les statuts sont modifiés en fonction de l'étape de travail. De ce fait, il est toujours possible de compléter rapidement les commandes urgentes, puis de traiter les autres, sans rien oublier et en respectant les délais.
• Le travail des employés dépend des autres. Un entrepôt standard est un vaste espace avec plusieurs zones. Bien qu'un système de tri soit utilisé pour le fonctionnement, il n'est pas toujours facile de trouver indépendamment le bon produit. Seuls certains employés peuvent avoir cette information, c'est pourquoi il faut d'abord les localiser et s'informer sur l'emplacement du produit souhaité. Pour éviter cela, le logiciel de gestion permet de trouver les coordonnées exactes des produits et de les localiser sans aide.
• Retards de livraison. Les employés des centres de services ont souvent de nombreuses tâches. Pour simplifier la gestion, vous pouvez configurer des achats automatiques de produits et de pièces de rechange auprès des fournisseurs.
• Inventaire long. Avec le logiciel Gincore, l'inventaire se fait rapidement. Il suffit de passer dans toute la pièce avec un scanner et de scanner les codes-barres de tous les produits. Les rapports de manque et d'excédent seront générés automatiquement.

La gestion d'un centre de services simplifie le travail de tous les départements de l'entreprise et fait gagner du temps. Pour cela, utilisez le logiciel Gincore, qui possède d'énormes fonctionnalités. Après plusieurs semaines d'utilisation de ce logiciel, vous mettrez de l'ordre dans votre centre de services, augmenterez le nombre de commandes et de bénéfices.

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