No início das atividades de um novo centro de serviços, geralmente há poucos pedidos. Com o tempo, o número de clientes e o volume de trabalho aumentam. Parece que um rápido crescimento é a melhor condição para o sucesso, melhoria da reputação e aumento dos lucros. No entanto, com o aumento do trabalho, surgem problemas com prazos, peças de reposição, a eficiência diminui, disputas com os clientes começam, e todo o plano de negócios desmorona. Para evitar esse cenário, você precisará da automação do centro de serviços com a ajuda do software em nuvem Gincore.

Características do software de gestão para centros de serviços

O Gincore é um software de gestão para centros de serviços com funcionalidades abrangentes. Este software é utilizado para todos os tipos de gestão, automação das operações da empresa e melhoria da eficiência do centro de serviços. Além disso, o Gincore ajuda a simplificar questões de gestão e finanças, para melhorar todos os indicadores de negócios.

A principal característica do software é o acesso remoto. Você pode acessar a conta a partir de qualquer dispositivo – tablet, laptop ou PC. Para entrar no sistema, basta usar um navegador e inserir as informações da conta. Assim, você pode utilizar o software mesmo estando longe do escritório.

O software para trabalhar no centro de serviços é utilizado para todos os tipos de gestão:

• clientes;
• pedidos;
• estoque;
• contabilidade;
• gestão de reparos.

Além dessas funções, o Gincore possui ferramentas para estatísticas, análises e controle do trabalho dos funcionários. Em um dos módulos, é possível criar uma lista de produtos ou importar dados de um arquivo Excel. O desenvolvedor está constantemente melhorando o software, solucionando problemas e adicionando novas opções. Trabalhando com o Gincore de forma contínua, você poderá organizar todos os seus assuntos e otimizar os processos de negócios.

Gestão no centro de serviços

O Gincore é a melhor solução para automatizar o trabalho no centro de serviços. Ele é adequado para centros de serviços de diferentes tipos de equipamentos e marcas, tanto para pequenas empresas quanto para grandes organizações. A principal vantagem do Gincore é a disponibilidade de todos os tipos de gestão, que iremos abordar a seguir.

Módulo «Clientes»

No módulo de clientes, há opções básicas para gerenciá-los:

• lista de clientes;
• ligacões;
• solicitações;
• relatórios.

O aumento do número de clientes depende diretamente da eficácia da publicidade. O software permite controlar tanto as campanhas publicitárias quanto gerenciar o registro de clientes.

Quando um pedido ou chamada de um novo cliente chega ao centro de serviços, uma ficha separada é criada para ele. Nela, são registrados o sobrenome, nome, nome do meio, número de telefone, outros contatos, comentários e a origem do conhecimento do cliente sobre o centro de serviços. As conversas dos operadores com os clientes também são anexadas à sua ficha.

Módulo «Pedidos»

O software para centros de serviços Gincore é excelente para gerenciar pedidos. Para essa tarefa, há uma seção com as seguintes opções:

• criar pedido;
• reparos;
• vendas;
• pedidos a fornecedores;
• gerente de pedidos.

O software de gestão do centro de serviços tem como objetivo economizar o tempo de trabalho de cada funcionário. O sistema automatizado de gerenciamento e modificação de pedidos acelera o tempo de processamento de todas as solicitações. Assim, os colaboradores do centro de serviços conseguem realizar um maior número de pedidos e aumentar os lucros.

Se você analisar em detalhes a ficha do pedido, ela contém os seguintes dados:

• categoria do equipamento;
• marca e modelo do dispositivo;
• quais as falhas;
• quais serviços ou tipos de reparo são necessários;
• gerente que recebeu o pedido;
• técnico que realizará o reparo;
• foto do equipamento com close do defeito;
• forma de pagamento;
• prazo de execução e entrega do pedido;
• nome completo e contatos do cliente;
• informações adicionais e comentários;
• desconto e custo aproximado, pagamento antecipado;
• fonte de publicidade.

Frequentemente, nos centros de serviços há uma direção adicional – a venda de produtos. Isso pode incluir equipamentos, peças de reposição e acessórios. Nos pedidos de venda, existem duas subdivisões: venda rápida e pela loja online. Nas vendas offline, é possível indicar o número de série do produto, preço, serviço e comentários. Na nota fiscal da loja online, além das informações básicas, são incluídos nome completo, número de telefone do cliente, e-mail, desconto, forma de entrega e pagamento. Também é possível adicionar um recibo e nota fiscal de entrega.

Módulo «Estoques»

No módulo de estoques do Gincore, você encontrará as seguintes ferramentas:

• estoques disponíveis;
• entradas;
• despesas;
• transferências;
• inventário;
• configurações.

Esta seção permite controlar todos os materiais, produtos, processamento de pedidos e melhorar a logística.

O software para o centro de serviços online ajuda a solucionar muitos problemas de estoque:

• Problemas com pedidos. O sistema registra todos os pedidos, define suas prioridades e altera os status de acordo com o estágio de trabalho. Dessa forma, é sempre possível compor rapidamente os pedidos urgentes e, em seguida, processar os demais, sem esquecer nada e respeitando os prazos.
• O trabalho depende de outros colaboradores. Um estoque tradicional é uma grande área com várias localizações. Embora um sistema de classificação seja utilizado, nem sempre é fácil encontrar o produto desejado. Apenas alguns funcionários têm a informação necessária, então primeiro é preciso encontrá-los e perguntar onde está o produto de interesse. Para evitar isso, no software de gestão é possível encontrar as coordenadas exatas do produto e localizá-lo sem ajuda de ninguém.
• Atrasos nas entregas. Os funcionários do centro de serviços costumam ter muitas tarefas. Para facilitar a vida, é possível configurar compras automáticas de produtos e peças de reposição junto aos fornecedores.
• Inventário prolongado. Com o software Gincore, o inventário será feito de forma rápida. Basta percorrer todas as instalações com um scanner e contar os códigos de barras de todos os produtos. Os relatórios sobre faltas e sobras serão gerados automaticamente.

A gestão do centro de serviços simplifica o trabalho de todos os departamentos da empresa e economiza tempo. Para isso, utilize o software Gincore, que possui uma vasta funcionalidade. Após algumas semanas de uso do software, você organizará o seu centro de serviços, aumentará o número de pedidos e lucros.

Experimente o Gincore gratuitamente