Como transferir manualmente dados de um antigo sistema de contabilidade para o Gincore

Se está a pensar abrir uma loja, centro de serviços, oficina, serviço de aluguer ou outro tipo de negócio, é fundamental controlar todos os processos de trabalho. Fazer isso manualmente pode ser difícil, trabalhoso, dispendioso e pouco eficaz. É muito mais simples utilizar programas de contabilidade especializados. Mesmo se já possui um negócio, mas lida com tudo manualmente, deve também considerar utilizar software profissional para a contabilidade e automatização do trabalho.

Os programas modernos para centros de serviços, lojas e outras áreas de negócio atualmente gerenciam pedidos, clientes, produtos e finanças, ajudam a realizar inventários, gerenciar documentação, supervisionar o trabalho dos subordinados, encomendar produtos a fornecedores, desempenhar funções gerenciais e realizar centenas de tarefas grandes e pequenas. Há muitos programas no mercado atual, mas realmente existem apenas alguns softwares multifuncionais para diferentes áreas de atividade empresarial. A melhor solução profissional atualmente é o programa em nuvem Gincore.

Assim que se registar no site e começar a utilizar o Gincore, precisará de transferir dados de software anterior ou de arquivos no computador para o novo sistema. Se a quantidade de informações não for muito grande ou se forem específicas, é melhor inseri-las manualmente. Isso não deve demorar mais de um dia. Você pode transferir as seguintes listas:

• pedidos dos clientes;
• stocks de armazém;
• saldos de caixa;
• banco de clientes;
• banco de fornecedores.

Os especialistas recomendam realizar a transferência de dados de registros antigos para o Gincore durante o fim de semana, para não interromper os processos de trabalho e não confundir as informações.

Como transferir dados dos clientes para o programa

A base de trabalho de muitas empresas é a base de dados de clientes. É possível que já tenha uma lista de pessoas com quem trabalha, feita num bloco de notas ou em um documento Word. Para transferir essa informação para o Gincore, siga os seguintes passos:

1. Entrar no módulo «Clientes».
2. Abrir a aba correspondente.
3. Clicar no botão «Criar cliente».
4. Escolher «pessoa física» ou «pessoa jurídica».
5. Inserir os dados (telefone, nome completo, endereço, e-mail, observação, parceiro, status do cliente, canal publicitário).
6. Clicar em «Salvar alterações».

Os dados dos clientes podem ser inseridos manualmente. Após isso, você verá uma lista dos clientes da sua empresa na seção correspondente.

Transferindo pedidos para o novo sistema

No programa Gincore, o menu de pedidos é intuitivo. Todos os pedidos anteriores podem ser transferidos do sistema antigo para o novo. Para isso, siga alguns passos simples:

1. Aceder ao menu «Pedidos».
2. Selecionar a aba «Reparações» ou «Vendas» (nas diferentes áreas, a primeira opção pode variar; por exemplo, numa empresa de aluguer, existe a aba «Aluguer»).
3. Clicar no botão «Criar pedido».
4. No cartão do pedido, insira os dados do cliente, do dispositivo a reparar, do custo, e outros detalhes. Na opção de venda, é possível emitir um recibo para uma venda rápida no ponto de venda ou através da loja online.

No Gincore, no número do pedido, insira apenas o valor numérico. Se no arquivo dos seus pedidos houver designações alfanuméricas, deve manter apenas os números.

Como inserir os saldos monetários nas caixas

Para evitar muitos problemas no futuro, é importante que mantenha uma contabilidade financeira correta. Ao começar a trabalhar no Gincore, você precisa inserir corretamente os saldos monetários nas caixas. Isso pode ser feito da seguinte forma:

1. Entrar na seção «Contabilidade».
2. Ir para a aba «Caixas».
3. Clicar no botão «Inserir».
4. Preencher todos os campos (valor, artigo e parceiro – inserir os saldos monetários, marcar a opção «Sem deduzir do saldo»).
5. Adicionar o comentário «inserção de saldos monetários do banco antigo».
6. Clicar no botão «Inserir».

Após isso, na caixa do Gincore aparecerá a mesma quantia que estava na caixa do sistema antigo. Esta operação é registrada como uma transação. Se antes de utilizar este software você tinha várias caixas, isso pode ser ajustado nas «Configurações» do módulo de contabilidade. Neste menu, você pode editar a caixa principal e adicionar mais algumas novas caixas.

Como transferir a base de fornecedores

Para trabalhar com fornecedores, seus dados precisam ser transferidos para o programa Gincore. Para isso, siga essas orientações:

1. Aceder ao módulo «Contabilidade».
2. Ir para a subseção «Parceiros».
3. Clicar no botão «Criar».
4. Preencher todos os campos.
5. No tipo de parceiro, selecionar «Fornecedor».
6. Clicar em «Criar» para salvar os dados.

Posteriormente, a lista de fornecedores pode ser editada e preenchida com novos parceiros.

Como inserir os saldos de produtos

No sistema Gincore, é fácil inserir os saldos de produtos. Para isso, é necessário:

1. Aceder ao departamento «Pedidos».
2. Ir para a aba «Pedidos a fornecedores».
3. Clicar no botão «Criar pedido ao fornecedor».
4. Inserir os dados.
5. Receber as peças ou produtos no armazém.
6. Aceder ao módulo «Armazéns».
7. Ir para a aba «Recebimentos».
8. Clicar no botão «Receber».
9. Marcar a opção de criar código de barras para todas as posições, gerar números de série.

Agora, no menu dos armazéns, é possível visualizar os produtos e peças recebidos.

Como utilizar o programa Gincore

Tendo dados sobre pedidos, clientes e outras informações, você pode começar a trabalhar facilmente no Gincore. Para isso, faça um registo simples e insira os dados principais da empresa. Depois, cuide da transferência das listas de clientes, pedidos, fornecedores, e saldos de armazém e caixa. Mesmo inserindo dados manualmente, não haverá problemas, e o processo levará o mínimo de tempo.

Após isso, você pode continuar a trabalhar, utilizando as funcionalidades do Gincore. Em breve, você conseguirá organizar seu negócio, automatizar todos os processos e elevar o nível da sua empresa, o que se refletirá no aumento dos seus lucros. Assim como outros empreendedores de todo o mundo, você começará a usufruir das vantagens do programa baseado na web. Para isso, clique em «Experimente gratuitamente» e inicie sua jornada rumo ao sucesso.

Experimente o Gincore gratuitamente