Nas teorias de gestão do tempo, a Lei de Pareto desempenha um papel especial. Ela permite que você utilize os seus recursos de maneira eficaz, alcançando altos resultados em menos tempo. Você pode aplicar esta lei tanto nos negócios quanto na vida cotidiana. Ao utilizar este princípio, você será capaz de resolver muitos problemas com sucesso e alcançar conquistas.

Conceito da Lei de Pareto

A Lei de Pareto dispõe que 20% dos esforços trazem 80% do sucesso, enquanto 80% dos recursos garantem os restantes 20% do resultado.

Essa lei foi descoberta há mais de 100 anos por Vilfredo Pareto, que se dedicava à economia e sociologia. Ele viveu e trabalhou na Itália. Sua teoria foi baseada no estudo da colheita de ervilhas e no bem-estar econômico da população. Ele estabeleceu que 20% das ervilhas representam 80% da colheita, ao mesmo tempo em que a maior parte do capital (80%) pertence apenas a 20% da população. Essa relação entre recursos e resultados foi identificada em outros setores da economia.

O desenvolvimento da teoria de Pareto em lei é atribuído ao especialista americano Joseph Juran. Ele se especializou em gestão de qualidade em setores industriais. Quando teve acesso aos estudos do cientista italiano, ele acrescentou suas reflexões e, a partir disso, formulou a lei, chamando-a pelo nome de Pareto.

Graças à Lei de Pareto, Juran conseguiu reduzir significativamente os desperdícios na produção, aplicando a regra “80 sobre 20”. Além dele, Richard Koch se interessou pela lei de redistribuição de recursos. Após estudar essa teoria, ele publicou vários livros que fizeram grande sucesso.

No geral, a distribuição de recursos não ocorre sempre estritamente na proporção de 80:20. Às vezes, os indicadores podem diferir, mas o princípio geral permanece. Para aumentar a eficiência no trabalho ou na resolução de tarefas diárias, é importante entender quais recursos permitirão que você alcance os maiores sucessos. Depois disso, você deve concentrar seus esforços nessas tarefas.

Como se realiza o princípio de distribuição de recursos

É importante notar que a Lei de Pareto é relevante não apenas para os negócios. Ela pode ser aplicada até mesmo nas tarefas do dia a dia. Isso permitirá que você organize suas atividades e defina prioridades adequadas. Os principais pontos do princípio “80/20” são:

• para alcançar a maior parte do resultado, é mais importante uma menor parte dos recursos;
• a maior parte dos esforços resulta em uma pequena parte de sucessos;
• o que parece lógico a princípio pode não ser eficaz;
• as falhas ocorrem devido a alguns fatores desfavoráveis;
• 80% dos sucessos são alcançados com 20% das ações.

Se você refletir e observar atentamente diferentes áreas, poderá encontrar evidências da aplicação da Lei de Pareto em muitos aspectos:

• nos principais países do mundo, a maior parte do capital pertence a um pequeno número de pessoas;
• 20% dos clientes garantem 80% da receita da empresa;
• a maior parte das vendas é realizada por 20% dos produtos;
• cerca de 20% da população trabalhadora sustenta a maior parte dos aposentados;
• no setor de investimento em valores mobiliários, 90% dos lucros são gerados por menos de 20% das transações;
• as principais causas de acidentes de trânsito são cometidas por 20% dos motoristas;
• o progresso técnico é resultado de um pequeno número de inovações (como a invenção da roda, do alavanca, do motor de combustão interna e da geração de eletricidade, assim como a criação de computadores e da internet, sem os quais atualmente é impossível imaginar nossa vida).

Como resultado, a Lei de Pareto é extremamente adequada para aplicação no trabalho, no autoaperfeiçoamento, em relacionamentos e em tarefas diárias. A seguir, veremos como este princípio pode melhorar a sua vida.

Aplicação da Lei de Pareto nos negócios

Várias pesquisas confirmaram que a maior parte do lucro de uma empresa é obtida por uma pequena parte dos produtos. Para entender quais itens são os mais procurados e poderão garantir o crescimento financeiro da empresa, é necessário estudar a gama de produtos, a demanda dos consumidores e os dados de vendas de todos os itens. Como resultado dessa análise, você poderá identificar de 10% a 30% dos produtos mais procurados e, a partir daí, focar na sua melhoria e produção. No entanto, não se esqueça das categorias menos populares, pois elas também são necessárias em seu portfólio. Embora tenham uma demanda menor, se estão sendo vendidos, devem permanecer em seu catálogo. Você pode eliminar da venda apenas os itens mais encalhados para economizar recursos e redirecioná-los para a produção de produtos populares.

O princípio “80/20” não se aplica somente ao sortimento de produtos. Assim, a maior parte do lucro é proveniente de 20% dos clientes fiéis da empresa. É muito mais fácil vender algo para clientes ativos com quem você já tem familiaridade. Para isso, fortaleça o relacionamento com seu público-alvo e aumente a fidelidade.

Por exemplo, se você possui clientes regulares que fazem compras de grande valor ou de forma contínua, invista mais recursos em retê-los do que em atrair novas pessoas. Isso pode ser feito através de ferramentas simples, como:

• envio de e-mails;
• suporte em mensageiros;
• programas de fidelidade.

Você pode escolher qualquer canal de comunicação e ferramentas de marketing para construir relacionamentos com seus clientes, dependendo do seu setor de negócios, objetivos e perfil do comprador.

Princípio “80/20” no trabalho com subordinados

No trabalho, observa-se uma variação na produtividade entre os funcionários. Parte da equipe realiza suas tarefas de forma responsável, com qualidade, dedicando maximamente seus esforços, enquanto outros apenas estão presentes na empresa, criando a aparência de trabalho. Para distribuir os recursos corretamente, analise KPI de cada subordinado. Converse também com os líderes de departamentos e observe o desempenho de todos os subordinados.

Cada colaborador necessita de condições de trabalho diferentes. Se alguns podem desempenhar funções além da norma, maximizando seus esforços, outros podem acabar se esgotando, sofrendo estresse e diminuindo a produtividade. No geral, cada trabalhador deve realizar 80% das tarefas para que o resultado geral seja elevado.

Para melhorar a qualidade do trabalho da equipe, considere algumas recomendações:

• implemente um sistema de motivação para os subordinados;
• pague bônus e prêmios por alcançar resultados específicos;
• introduza medidas adicionais de incentivo;
• aplique técnicas de gestão do tempo;
• utilize penalizações por grandes violações e descumprimento de prazos;
• demita funcionários desonestos que prejudicam sua empresa.

Uso da Lei de Pareto na publicidade

A maior parte da publicidade não traz resultados para os negócios. Para que uma campanha publicitária seja bem-sucedida, é necessário reunir informações sobre o público-alvo e analisar estatísticas. Por exemplo, se, por dados em várias regiões, não há interesse pelo seu produto, é melhor evitar lançar publicidade nesses locais. Os recursos economizados são melhor aplicados na promoção de produtos/serviços em regiões onde há demanda.

O público pode estar ativo em diferentes horários do dia. Estude o comportamento dos usuários e identifique quais os melhores horários para que as pessoas possam analisar sua publicidade com mais atenção. Nesse período, você pode lançar a campanha e atingir a maior parte do seu público-alvo.

Explore diferentes canais de publicidade. Você pode encontrar seu público em plataformas como:

• Instagram;
• Facebook;
• YouTube;
• LinkedIn;
• TikTok;
• site.

Se você promover todas essas plataformas ao mesmo tempo, estará usando seus recursos de maneira ineficiente. Em algumas redes sociais pode haver muitos de seus potenciais compradores, enquanto em outras, quase não há. Com essa abordagem, você se esforça muito, mas colhe poucos resultados. Neste caso, é preciso concentrar-se nos canais e plataformas onde está a maior parte do seu público-alvo. Assim, seu orçamento para publicidade terá um bom retorno e trará mais resultados.

É importante lembrar que a promoção nas redes sociais não acontece tão rapidamente quanto se espera. Aqui, é essencial criar conteúdo regularmente, surpreender os seguidores, envolvidos e manter o interesse constante. Para aumentar os lucros, defina prioridades corretamente e concentre-se nos canais que trarão mais retorno financeiro.

Para a promoção de sites e redes sociais, você pode usar as seguintes ferramentas:

• publicidade contextual;
• trabalho com influenciadores;
• SEO otimização;
• publicidade direcionada.

Analise a eficácia dessas ferramentas para entender o que mais traz benefícios, clientes e vendas. Direcione seus recursos para as formas de promoção mais eficazes.

Benefícios do princípio “80 sobre 20” no planejamento do orçamento pessoal

Analise suas receitas e despesas do ano atual. Na maioria dos casos, neste relatório, você encontrará muitos gastos desnecessários. Estes podem incluir compras impulsivas e emocionais. Por exemplo, você comprou um novo modelo de smartphone, cedendo à publicidade, mesmo que seu telefone antigo ainda funcione bem. Também, muitas pessoas gastam parte do salário com comidas saborosas, mas não saudáveis, evitando as prateleiras de produtos saudáveis no supermercado.

Se você revisar seu orçamento, reduzir compras impulsivas e substituir alguns itens por opções mais rentáveis e benéficas, poderá economizar mais fundos e melhorar a qualidade da sua vida. Muitas pessoas nem desconfiam que a maior parte das compras que fazem não são realmente necessárias.

Analise suas despesas usando a Lei de Pareto. Para isso, faça uma lista geral de gastos, identifique os principais itens, destaque aqueles que podem ser excluídos ou significativamente reduzidos. Quando você tiver dinheiro sobrando, reserve-o para investimentos e grandes compras. Claro que, de vez em quando, é bom se presentear com algo pequeno, mas gastos impulsivos não devem se tornar um hábito. Reserve uma quantia modesta para essas pequenas despesas, mas não ultrapasse esse limite.

Uso da Lei de Pareto no planejamento do tempo

Problemas com gestão do tempo ocorrem tanto para funcionários de escritório quanto para aqueles que trabalham remotamente. Às vezes, os colaboradores se distraem com questões pessoais, e outras vezes, há burocracia interna nas empresas.

Para aumentar a eficiência do trabalho, identifique 20% das tarefas importantes e concentre seus esforços em realizá-las. Inicie o trabalho pelas tarefas mais difíceis. O tempo restante deve ser dedicado a atividades secundárias.

Esse mesmo princípio pode ser aplicado no planejamento do tempo pessoal. É importante definir em que horas do dia você tem maior produtividade: algumas pessoas têm melhor desempenho pela manhã, outras à tarde, e outras à noite ou até mesmo de madrugada. Realize a maior parte de suas tarefas durante os momentos de maior atividade. Assim, você conseguirá cumprir suas metas de forma eficiente, construindo um regime de trabalho e descanso que seja mais confortável para você.

Regra “80/20” no autoaperfeiçoamento

Algumas pessoas se envolvem em várias atividades ao mesmo tempo, mas não alcançam sucesso em nenhuma delas. Se você se identificou com essa situação, concentre seus esforços em apenas 2-3 áreas que permitirão que você obtenha bons resultados. Se você se dedicar ao autoaperfeiçoamento em apenas uma direção, seus sucessos serão ainda maiores. Ao escolher uma área de atuação, analise suas aptidões, pontos fortes e fracos.

Por exemplo, se houver tarefas nas quais você não se sai bem e há a possibilidade de delegá-las a um profissional, confie essa tarefa a ele. Utilize o tempo livre para o seu desenvolvimento.

Ao escolher um novo curso educacional, estude-o, compare com produtos semelhantes, leia depoimentos de ex-alunos, verifique o conteúdo do curso. Em algumas plataformas, há aulas introdutórias e um modo de teste. Aproveite essa oportunidade para entender se o curso é adequado para você, se a informação é interessante, se a apresentação do material é boa, e se você consegue seguir as tarefas do programa. Isso pode ajudá-lo a economizar dinheiro e tempo gastos com educação. Afinal, você não conseguirá ler todos os livros e participar de todos os treinamentos para desenvolvimento.

Desvantagens da Lei de Pareto

A Lei de Pareto ajuda a aumentar a eficiência nos negócios, melhora a produtividade e permite o uso adequado do tempo e a definição de prioridades. No entanto, não é universal. É necessário analisar sua área de atuação e entender como aplicar corretamente o princípio “80/20”.

Algumas pessoas entendem mal o princípio de distribuição de recursos. Assim, se 20% dos produtos geram lucro, isso não significa que 80% da produção é supérflua. Ao menos, essa parte do produto torna seu sortimento mais rico e permite que os clientes façam escolhas. Eles nem sempre comprarão produtos desses 20%. No geral, 80% dos produtos ajudam a vender os 20% mais procurados.

A Lei de Pareto não pode ser aplicada em campos onde é difícil determinar quais esforços são necessários para alcançar os objetivos. Por exemplo, na medicina, é preciso fazer o máximo de esforços possível para salvar vidas e a saúde das pessoas.

A principal desvantagem do princípio “80 sobre 20” é que ele não pode garantir um equilíbrio a longo prazo. Assim, se você remover todos os produtos aparentemente desnecessários do sortimento, a demanda por algumas posições populares também diminuirá. Não é possível cortar 80% dos produtos desnecessários e deixar apenas 20%, esperando garantir 100% de sucesso nas vendas. Isso ocorre porque, ao reduzir o sortimento, você limita as opções dos consumidores.

Para alcançar o sucesso, concentre 80% da sua atenção em áreas eficazes e produtos procurados (20%), dedicando ao mesmo tempo um pouco de tempo aos produtos menos populares. Eles ajudarão a aumentar as vendas dos produtos mais populares.

Benefícios do princípio “80/20”

A Lei de Pareto demonstra a dependência do seu sucesso em qualquer empreendimento dos esforços dedicados e da correta definição de prioridades. A aplicação dessa lei é relevante tanto no trabalho, quanto na vida cotidiana e na educação.

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