Você é o proprietário de um negócio. Todos os dias, você precisa lidar com documentos, pedidos, clientes, lançar campanhas publicitárias, controlar subordinados, fazer contabilidade e resolver centenas de tarefas. Nesse caso, é difícil imaginar a vida sem um programa para automatizar todos os processos.

No mercado de produtos de TI, existem muitos programas, mas eles geralmente são desenvolvidos apenas para tarefas específicas. Ao estudar o ranking de programas de gestão de armazém, você encontrará apenas algumas soluções profissionais. Neste artigo, você descobrirá qual programa é o mais adequado para o seu negócio.

Em quais áreas os programas de gestão são utilizados

Você pode ser o proprietário de uma grande empresa ou de uma pequena firma, mas em qualquer etapa, não pode abrir mão de um software para organização e controle dos processos de trabalho. Mesmo que você esteja apenas começando sua atividade empreendedora, é melhor adquirir um programa de gestão logo de início. Ele é adequado para qualquer setor:

• Oficinas de reparação;
• Lojas online e físicas;
• Empresas de logística;
• Centros de serviço;
• Setor de serviços.

Quais tarefas o programa de gestão resolve

Ao escolher um software para sua empresa, elabore uma lista de requisitos, tarefas e funções que você precisa. Os softwares modernos lidam com a gestão de várias áreas:

• Produtos (em estoque e na loja);
• Pedidos de reparo;
• Vendas;
• Gestão de clientes/compradores;
• Controle do trabalho dos funcionários;
• Contabilidade.

Os desenvolvedores criam programas com interfaces amigáveis, para que qualquer pessoa possa dominá-los e utilizá-los constantemente, inserindo novos dados. Normalmente, as listas de produtos e pedidos podem ser classificadas por filtros, facilitando a busca por itens necessários e a elaboração de relatórios. Muitos softwares possuem ferramentas para controlar o trabalho dos gerentes, a jornada de trabalho e o cumprimento de tarefas.

Se o programa for destinado ao atendimento ao cliente, ao conectar-se a um provedor de VoIP, é possível configurar chamadas recebidas/efetuadas. Isso simplifica o trabalho dos gerentes: eles podem atender os clientes e inserir dados sobre seus pedidos rapidamente, enviar mensagens por e-mail, verificar informações, tudo sem sair do sistema.

No departamento de contabilidade, são exibidos todos os dados financeiros da empresa. Quando todas as informações estão organizadas, em qualquer momento é possível preparar relatórios para revisar os indicadores de despesas e receitas.

Além das tarefas mencionadas, alguns programas possuem ferramentas para lançamento e análise de campanhas publicitárias. Conectando-se, por exemplo, ao Google Analytics, é possível obter dados sobre canais, aperfeiçoar a publicidade e aumentar a eficácia, atraindo assim um maior número de clientes.

Com quais problemas o programa de gestão ajuda a lidar

Em cada setor, existem particularidades e problemas que surgem por razões específicas. No entanto, também existem erros comuns nos negócios que podem ser evitados ao utilizar um programa de gestão. Você pode conhecer algumas experiências de empreendedores:

• Os dados dos clientes e seus pedidos estavam armazenados em uma planilha no computador. Quando o PC foi infectado por um vírus, a planilha foi destruída. Os programadores não conseguiram restaurá-la completamente, e muitos clientes ligaram para a empresa insatisfeitos, perguntando por que ainda não haviam recebido seus pedidos. Ao migrar para um programa de gestão, o acesso aos dados dos pedidos e contatos dos clientes pode ser feito remotamente. Mesmo que o equipamento quebre, é possível acessar o programa a partir de outro dispositivo e continuar o trabalho sem perdas.
• As informações sobre os pedidos foram anotadas em um caderno. O gerente não ligou para alguns clientes a tempo e atrasou a entrega dos produtos. Como resultado, os clientes cancelaram os pedidos, a confiança diminuiu e o número de compradores reduziu. Com a transição para o programa de gestão, todos os pedidos ficam sob controle, o sistema lembra os prazos, e os gerentes conseguem processar os pedidos, o que, posteriormente, contribui para o aumento de clientes e vendas.
• Problemas com pagamentos, relatórios e pagamento de impostos. Como os relatórios eram elaborados em diferentes programas, surgiram erros na contabilidade, o que resultou em perdas financeiras. Ao migrar para um programa de gestão profissional, toda a contabilidade foi organizada. Depois disso, todos os erros foram corrigidos, aumentando o controle financeiro.

Essas são apenas algumas histórias de como os programas de gestão ajudaram empresas na Rússia e em outros países a resolverem problemas e a elevar o nível de suas operações.

O melhor programa de gestão

Atualmente, praticamente todos os ramos de negócios precisam de contabilidade, pois, em qualquer atividade, é necessária a sistematização de informações, algoritmos de trabalho e resultados. Mesmo que você esteja acostumado a usar documentos eletrônicos, apresentações ou anotações manuais, vale a pena considerar a migração de todos os dados para um programa de gestão universal. Isso facilitará muitas tarefas e liberará seu tempo de trabalho.

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