Hoje, ter um centro de serviços é um negócio lucrativo. Para que ele prospere, é necessário organizá-lo de forma adequada. O papel principal nesta atividade pertence ao gestor. É importante escolher um modelo de negócios bem-sucedido, elaborar um plano, escolher uma estratégia, encontrar capital, recursos, contratar funcionários qualificados, etc. O proprietário do serviço sempre terá muito trabalho, especialmente na fase de criação da empresa.

Uma vez que o tempo é o recurso mais valioso, todo empreendedor deve aprender a distribuí-lo de forma eficaz. Neste material, abordaremos os principais problemas enfrentados pelos gestores de centros de serviços e quais ferramentas podem ajudar significativamente a economizar tempo.

Principais problemas dos gestores de centros de serviços

Na organização e desenvolvimento de um centro de serviços, cada gestor enfrenta uma variedade de problemas, tanto típicos quanto individuais. Entre os principais, podemos destacar:

• falta de tempo de trabalho;
• falta de controle de alguns processos;
• insuficiente sistematização das informações;
• poucos clientes e pedidos.

À primeira vista, esses problemas parecem não estar interligados. No entanto, há uma solução excelente para esses problemas: utilizar o software de gerenciamento de centros de serviços Gincore.

Vantagens do Gincore

O software Gincore já é utilizado por proprietários de centros de serviços em todo o mundo. Ele possui as seguintes vantagens:

• interface simples;
• funcionalidade completa;
• todas as formas de registro;
• integração com o Google Analytics;
• adequado para pedidos de conserto e vendas;
• conexão de telefonia;
• contabilidade;
• construtor de modelos de documentos;
• suporte ao cliente 24 horas;
• acesso remoto;
• versão de teste gratuita de duas semanas.

Essa lista poderia continuar por muito mais tempo, mas é melhor se registrar e comprovar na prática a eficácia do Gincore. O software é adequado para centros de serviços que atendem a qualquer tipo de tecnologia, desde smartphones e câmeras até geladeiras e aquecedores de água.

Em muitos centros de serviços, há não apenas um setor de reparos, mas também de vendas. O sistema possui seções para comércio em lojas físicas e online. Além disso, a logística é organizada de forma eficiente, acelerando o processamento de pedidos.

Como o Gincore ajuda os gestores de centros de serviços

Se os gestores de centros de serviços têm problemas para controlar todos os processos de trabalho, a implementação do Gincore resolve imediatamente essa questão. O software possui todos os tipos de controle e registro:

• pedidos;
• trabalho de todos os funcionários;
• registro de clientes;
• controle de estoque;
• realização de inventários;
• registro contábil e financeiro.

Na prática, é possível controlar todas as áreas de trabalho do centro de serviços e todas as tarefas, mesmo que o proprietário do negócio esteja muito longe do escritório. Basta que ele acesse o programa através de um tablet ou laptop e verifique qualquer informação. Além disso, o usuário com o papel de «Gestor» define diferentes níveis de acesso para os demais funcionários, portanto, os colaboradores não poderão visualizar informações confidenciais. O empreendedor poderá checar relatórios, transações, o registro de atrasos dos subordinados, prazos e status dos pedidos, ouvir as chamadas telefônicas dos operadores com os clientes e analisar a estatística. Com base nessas informações, é possível identificar problemas no centro de serviços, perceber erros de seus colaboradores e tomar medidas para melhorar a qualidade do serviço.

Agora, o gestor não precisa gastar muito tempo na verificação, apenas precisa estudar alguns módulos do programa para obter todas as informações sobre o trabalho de seus subordinados.

Sistematização das informações

No funcionamento de qualquer empresa, sempre há uma grande quantidade de informações. No centro de serviços, isso inclui a base de dados de clientes, pedidos, produtos, contatos de fornecedores, courier, etc. Manter o registro de todos os dados em um caderno, Word, Excel é coisa do passado, não é confiável e é inconveniente. Para que as informações sejam completas e todos os pedidos sejam cumpridos a tempo, é melhor utilizar o programa Gincore.

Neste caso, o gestor deve acostumar cada funcionário de seu centro de serviços a registrar todos os dados no programa. É possível registrar funcionários de várias funções: operadores, gerentes, engenheiros, administradores de atendimento. Esses são os principais trabalhadores do centro de serviços. Cada subordinado terá seu próprio horário de trabalho, responsabilidades e tarefas. O gestor poderá controlar todas as ações e operações de seus subordinados. Graças a isso, as informações sobre todo o trabalho estarão completas e organizadas.

Aumento do crescimento da empresa

Se o centro de serviços tiver poucos pedidos, o Gincore pode ajudar a corrigir isso:

• a automação de processos acelera o tempo de trabalho, que é liberado para processar novos pedidos;
• trabalhar com canais de publicidade e análise permite melhorar os indicadores de promoção de serviços e atrair mais clientes;
• uma busca rápida por informações permite que os gerentes atendam um maior número de clientes;
• o controle de pedidos e produtos ajudará a evitar perdas;
• as compras são automaticamente formadas apenas para os tipos de produtos relevantes, economizando recursos.

No software Gincore, há ferramentas que economizam recursos, o que consequentemente contribui para o desenvolvimento da empresa e a atração de clientes. Tudo isso ajudará a melhorar a qualidade do serviço e fortalecer a reputação do centro de serviços. Ao usar o software Gincore, você não apenas economizará tempo, resolverá os principais problemas de seu negócio, mas também aumentará os lucros sem despesas adicionais já nas primeiras semanas de uso do programa.

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